Algemene Voorwaarden voor Evenementen opstellen

Wie evenementen organiseert, werkt met krappe planningen, dure locaties, vele leveranciers en een opdrachtgever die op een vaste datum een vlekkeloze uitvoering verwacht. Juist die combinatie maakt heldere algemene voorwaarden onmisbaar. Zonder vastgelegde spelregels draait u bij een afgelaste beursdag, een afgezegde spreker of een storm die het festivalterrein onbruikbaar maakt al snel zelf op voor de schade. Goede voorwaarden bepalen vooraf wie welk risico draagt, wanneer betaald moet worden en wat er gebeurt als het evenement niet door kan gaan.

Algemene voorwaarden zijn de standaardbepalingen die u op al uw opdrachten van toepassing verklaart, zodat u niet bij elke offerte opnieuw over annulering, aansprakelijkheid en betaling hoeft te onderhandelen. Voor de evenementenbranche zijn die bepalingen extra belangrijk, omdat een groot deel van de kosten al gemaakt is voordat het evenement plaatsvindt en omdat veel factoren buiten uw invloedssfeer liggen.

Algemene voorwaarden gelden niet automatisch. Op grond van artikel 6:233 BW en artikel 6:234 BW moet u uw wederpartij een redelijke mogelijkheid bieden om van de voorwaarden kennis te nemen voordat of bij het sluiten van de overeenkomst. Dit wordt de terhandstelling genoemd. Doet u dat niet, dan kan de opdrachtgever de bepalingen achteraf vernietigen, juist op het moment dat u zich op uw annuleringsregeling of aansprakelijkheidsbeperking wilt beroepen.

In de praktijk is het onvoldoende om de voorwaarden alleen op uw website te plaatsen of ze pas op de factuur te vermelden. Verwijs in uw offerte of opdrachtbevestiging uitdrukkelijk naar de voorwaarden en stuur ze als bijlage mee, bijvoorbeeld als pdf. Laat de opdrachtgever bij voorkeur akkoord geven op de offerte inclusief voorwaarden, zodat u kunt aantonen dat de terhandstelling heeft plaatsgevonden. Definieer in de voorwaarden ook duidelijk wat onder een opdracht, een evenement en een opdrachtgever wordt verstaan.

Bij evenementen worden grote kosten al ruim voor de uitvoering gemaakt: locatiehuur, cateringgaranties, techniek, artiesten en personeel zijn vaak maanden vooraf vastgelegd. Een annuleringsregeling met een staffel is daarom het hart van uw voorwaarden. Gebruikelijk is dat het percentage dat de opdrachtgever verschuldigd is oploopt naarmate de annulering dichter bij de evenementdatum plaatsvindt, bijvoorbeeld van een deel van de opdrachtsom enkele maanden vooraf tot het volledige bedrag binnen de laatste weken.

Eis dat annulering schriftelijk gebeurt en regel apart wat er gebeurt bij uitstel naar een nieuwe datum. Maak daarbij onderscheid tussen kosten die u al onomkeerbaar bij derden bent aangegaan en uw eigen werkzaamheden. Een staffel die aansluit bij de werkelijk gemaakte en te maken kosten houdt beter stand dan een willekeurig hoog boetebedrag, dat door een rechter kan worden gematigd.

Geen enkele branche is zo afhankelijk van externe factoren als de evenementensector. Extreem weer, een ingetrokken evenementenvergunning, een uitvallende artiest, een stroomstoring of een landelijke maatregel kunnen een evenement op het laatste moment onmogelijk maken. Een ruime maar concrete overmachtsclausule is daarom essentieel. Benoem de voor uw branche typische situaties uitdrukkelijk, zodat u zich er met succes op kunt beroepen.

Regel in de overmachtsbepaling wat de gevolgen zijn: het recht om de uitvoering op te schorten, het evenement te verplaatsen of de overeenkomst te ontbinden, en hoe in dat geval met reeds gemaakte kosten en aanbetalingen wordt omgegaan. Houd er rekening mee dat overmacht niet betekent dat alle reeds geleverde prestaties en gemaakte kosten zomaar voor uw rekening komen; leg vast dat de opdrachtgever de tot het overmachtsmoment gemaakte kosten vergoedt.

Op een evenement kan veel misgaan: letsel van bezoekers, schade aan de locatie, een mislukte livestream of gevolgschade doordat een productlancering niet doorging. U kunt uw aansprakelijkheid niet volledig uitsluiten, maar wel verantwoord beperken. Gebruikelijk en houdbaar is een beperking tot directe schade, met uitsluiting van indirecte schade en gevolgschade zoals gederfde omzet, en een maximum dat aansluit bij het bedrag dat uw aansprakelijkheidsverzekering uitkeert of bij de hoogte van de opdrachtsom.

Let op dat een beroep op een aansprakelijkheidsbeperking naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid kan worden doorbroken bij opzet of bewuste roekeloosheid van uzelf of uw leidinggevenden. Leg daarnaast vast dat de opdrachtgever verantwoordelijk is voor de veiligheid van de locatie, het gedrag van zijn gasten, de benodigde vergunningen en de muziekrechten (zoals Buma/Stemra), en vrijwaar uzelf voor aanspraken van derden die daaruit voortvloeien.

Een evenementenorganisator is sterk afhankelijk van derden: cateraars, beveiliging, techniekleveranciers en artiesten. Regel in uw voorwaarden dat u gerechtigd bent derden in te schakelen en beperk uw aansprakelijkheid voor fouten van die toeleveranciers. Maak ook helder wie verantwoordelijk is voor het tijdig aanvragen van vergunningen en het naleven van vergunningsvoorwaarden, want het ontbreken daarvan kan een evenement onmogelijk maken.

Leg verder vast aan wie het intellectueel eigendom toekomt van concepten, draaiboeken en ontwerpen die u maakt, en onder welke voorwaarden de opdrachtgever deze mag gebruiken. Neem desgewenst een bepaling op over beeldopnamen tijdens het evenement voor uw eigen promotie. Tot slot horen duidelijke betalingsafspraken in uw voorwaarden thuis: een aanbetaling vooraf is in deze branche gebruikelijk en beschermt u tegen het risico dat u kosten maakt die u achteraf niet vergoed krijgt.

Het deponeren van uw algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel of de rechtbank is niet verplicht, maar kan praktisch zijn. Het levert bewijs op van de inhoud van uw voorwaarden op een bepaald moment en stelt derden in staat de voorwaarden op te vragen. Deponeren vervangt echter nooit de terhandstelling: u blijft verplicht uw opdrachtgever bij iedere overeenkomst daadwerkelijk de mogelijkheid te geven de voorwaarden in te zien. Werkt u met regelmatig terugkerende opdrachtgevers, dan kunt u afspreken dat de voorwaarden ook op toekomstige opdrachten van toepassing zijn.

Standaardvoorwaarden van internet sluiten zelden aan op uw concrete werkwijze, uw annuleringsstaffel en de risico's van uw type evenementen. Daardoor lopen ze het risico bij een geschil onderuit te gaan, juist wanneer u ze het hardst nodig heeft. MKB Juristen stelt uw algemene voorwaarden voor evenementen op maat op, juridisch waterdicht en afgestemd op uw branche, met een heldere annuleringsregeling, een sluitende overmachtsclausule en een verantwoorde aansprakelijkheidsbeperking. U weet vooraf wat u betaalt dankzij een vaste prijs vooraf, zonder verrassingen achteraf. Neem contact op en zorg dat u stevig staat als een evenement onverwacht anders loopt.