Juridisch document op maat

Algemene Voorwaarden voor een Administratiekantoor opstellen

Laten opstellen, aanpassen of controleren door onze juristen en/of advocaten vanaf 99,-
MKB Juristen

Schrijf dit document niet zelf — doe-het-zelf draait dikwijls uit op dure problemen.
Laat een jurist meekijken en voorkom misverstanden, missers en moeilijkheden.

  • Echt Juridisch Maatwerk
  • Vaste tarieven
  • Achteraf betalen na concept
  • Gratis aanpassingsronde
  • Binnen 5 werkdagen opgeleverd
  • Spoedlevering mogelijk
  • Beschikbaar in Nederlands en Engels

Hoe werkt het?
In onze dienstverlening zit een gratis adviesgesprek, een conceptdocument, een aanpassingsronde en een finaal document. Wij factureren na het versturen van het conceptdocument.

Sinds 2001Ervaring met juridische dienstverlening voor ondernemers.
Advocaten en juristenDirect contact met een specialist die praktisch meedenkt.
Vaste tarievenWaar mogelijk vooraf duidelijkheid over kosten.
Binnen 4 uurWij reageren snel op uw aanvraag.
  • Wij werkten o.a. voor:
  • MKBjuristen.nl partner
  • MKBjuristen.nl partner
  • MKBjuristen.nl partner
  • MKBjuristen.nl partner

Wij werkten o.a. voor:

Een verkeerd document geeft vaak schijnzekerheid.
U denkt dat het geregeld is, maar ontdekt pas bij een conflict of claim of het document echt werkt.

1

Gratis intake

Wij bespreken uw onderneming, het doel van het document en de belangrijkste risico’s.

2

Opstellen of controleren

Wij stellen een document op maat op of controleren uw bestaande document juridisch.

3

Definitieve versie

U ontvangt een definitieve versie met uitleg over correct gebruik.

mr. Jaime Boogaers
mr. Jaime Boogaers
Ondernemingsrecht
Advocaat, 16 jaar ervaring

“Bij een administratiekantoor moet duidelijk zijn welke informatie de klant tijdig moet aanleveren en waar de verantwoordelijkheid van het kantoor eindigt. Veel risico’s ontstaan door onvolledige stukken, te late aanlevering of verwachtingen over fiscaal advies.”

  • Voor administratiekantoren, boekhouders en salarisadministrateurs
  • Aandacht voor aanlevering, aangiften, termijnen en boetes
  • Privacy, geheimhouding, bewaarplicht en aansprakelijkheid geregeld
  • Praktisch bruikbaar bij offertes, maandabonnementen en opdrachtbevestigingen

Kies voor Juridisch Maatwerk

Kies of u het document wilt laten opstellen, controleren of aanpassen. De prijzen en mogelijkheden verschillen per document.

Vanaf 99,-
Maatwerk
vanaf 99,- per document

Heeft u al een document, maar weet u niet of het nog klopt? Wij controleren inhoud, risico’s en praktische bruikbaarheid.

vanaf 199,- per document

Is uw document verouderd, gekopieerd, gegenereerd met AI of niet meer passend? Wij controleren en passen het document aan.

Over ons

Onze expertise bij algemene voorwaarden voor administratiekantoren

Onze advocaten en bedrijfsjuristen helpen administratiekantoren, boekhouders, salarisadministrateurs en financieel dienstverleners met algemene voorwaarden, opdrachtbevestigingen, verwerkersovereenkomsten en privacydocumenten. Wij kijken naar aanlevering, aangiften, termijnen, salarisadministratie, privacy, geheimhouding, betaling, beëindiging en aansprakelijkheid.

Maatwerk voor uw administratiekantoor

Een boekhouder, salarisadministrateur, fiscaal dienstverlener of online administratiekantoor heeft niet dezelfde voorwaarden nodig. Daarom stemmen wij de voorwaarden af op uw diensten, software, klanten, prijsmodel en risico’s.

Onze feiten

  • Actief sinds 2001
  • Advocaten en bedrijfsjuristen
  • Ervaring met dienstverlening, privacy en aansprakelijkheid
  • Aandacht voor aanlevering, aangiften, termijnen en boetes
  • Vaste tarieven vooraf waar mogelijk
  • Maatwerk
  • Over ons
vanaf 99,- per document

Heeft u al een document, maar weet u niet of het nog klopt? Wij controleren inhoud, risico’s en praktische bruikbaarheid.

  • Onze jurist is 0.5 à 1.5 uur bezig met de controle
  • Telefonische intake met een jurist
  • Controle op inhoud, risico’s en praktische bruikbaarheid
  • Aandacht voor aansprakelijkheid, betaling en beëindiging
  • Concrete verbeterpunten en juridisch advies
  • Binnen 3 werkdagen opgeleverd, spoedlevering mogelijk
vanaf 199,- per document

Is uw document verouderd, gekopieerd, gegenereerd met AI of niet meer passend? Wij controleren en passen het document aan.

  • Onze jurist is 1.5 à 2.5 uur bezig met controleren en aanpassen
  • Telefonische intake met een jurist
  • Controle van het bestaande document
  • Aanpassing aan uw onderneming en werkwijze
  • Geschikt bij nieuwe diensten, klanten of risico’s
  • Binnen 5 werkdagen opgeleverd, spoedlevering mogelijk

Over ons

Onze expertise bij algemene voorwaarden voor administratiekantoren

Onze advocaten en bedrijfsjuristen helpen administratiekantoren, boekhouders, salarisadministrateurs en financieel dienstverleners met algemene voorwaarden, opdrachtbevestigingen, verwerkersovereenkomsten en privacydocumenten. Wij kijken naar aanlevering, aangiften, termijnen, salarisadministratie, privacy, geheimhouding, betaling, beëindiging en aansprakelijkheid.

Maatwerk voor uw administratiekantoor

Een boekhouder, salarisadministrateur, fiscaal dienstverlener of online administratiekantoor heeft niet dezelfde voorwaarden nodig. Daarom stemmen wij de voorwaarden af op uw diensten, software, klanten, prijsmodel en risico’s.

Onze feiten

  • Actief sinds 2001
  • Advocaten en bedrijfsjuristen
  • Ervaring met dienstverlening, privacy en aansprakelijkheid
  • Aandacht voor aanlevering, aangiften, termijnen en boetes
  • Vaste tarieven vooraf waar mogelijk

Reviews (21)

Maysa

Een zeer soepele onboarding als nieuwe klant. Gedurende het proces werden we constant goed op de hoogte gehouden van de voortgang. Onze zakenpartners waren onder de indruk van de professionaliteit van de contracten.

Danique

Wij kregen snel inzicht in de belangrijkste risico’s. De jurist maakte een goede vertaalslag van onze situatie naar het document. De dienstverlening was professioneel en persoonlijk.

Maarten

Professionele aanpak zonder onnodig ingewikkelde taal. De discussie over bepaalde concurrentiebedingen werd zeer professioneel begeleid. Het eindresultaat sluit 100% aan op onze hoge standaarden.

Tijn

De snelheid van handelen heeft ons positief verrast. De communicatie verliep altijd via één vast aanspreekpunt, wat verwarring voorkwam. Het document werd feilloos geaccepteerd door onze investeerders.

Wessel

Het was direct een constructief en doelgericht gesprek. De tussentijdse evaluatie zorgde ervoor dat we precies op één lijn bleven. Het is duidelijk dat ze hart hebben voor het ondernemerschap.

Lucas

De heldere uitleg tijdens de start van het project was cruciaal voor ons. Het telefonisch overleg over de laatste details gaf net dat beetje extra vertrouwen. Deze documenten gaan ons in de toekomst ongetwijfeld veel hoofdpijn besparen.

Rens

Het inplannen van de afspraak ging erg soepel en snel. Er werd snel gereageerd op aanvullende vragen. Onze zakenpartners waren onder de indruk van de professionaliteit van de contracten.

Guus

De laagdrempeligheid van dit kantoor is echt een grote pré. Fijn dat complexe juridische theorieën met simpele praktijkvoorbeelden werden uitgelegd. Alles werd netjes en op tijd geleverd.

Mirjam

Het contact voelde deskundig en laagdrempelig. De feedback die we kregen op ons eigen concept was ontzettend scherp en nuttig. Een betrouwbare partner die streeft naar perfectie in hun documenten.

Floor

We hadden direct vertrouwen in de expertise van het team. Ze wisten in een kort tijdsbestek een uiterst complexe joint-venture overeenkomst te smeden. De kwaliteit voldeed volledig aan onze verwachting.

Edwin

Het was direct duidelijk welke stappen we moesten doorlopen. De controle op ons Engelstalige contract was ontzettend gedetailleerd en accuraat. Het is duidelijk dat ze hart hebben voor het ondernemerschap.

Pieter

Zeer duidelijke en professionele begeleiding. Het contact was laagdrempelig en professioneel. De kwaliteit voldeed volledig aan onze verwachting.

Tarik

De jurist stelde direct de juiste, kritische vragen. Het document bevatte handige invulvelden voor toekomstig gebruik, wat het erg herbruikbaar maakt. Alles werd netjes en op tijd geleverd.

Najat

Praktisch advies waar wij direct iets mee konden. Fijn dat er geen uurtje-factuurtje werd gerekend voor een simpele extra vraag. De dienstverlening was professioneel en persoonlijk.

Cas

De start van het traject gaf direct een professionele indruk. Elke aanpassing die we wilden, werd naadloos en juridisch correct ingepast. De dienstverlening was professioneel en persoonlijk.

Sandra

We kregen snel een helder beeld van de mogelijkheden. Het einddocument zag er professioneel uit. Het eindresultaat sluit 100% aan op onze hoge standaarden.

Yassine

De bereikbaarheid van het kantoor is uitstekend. We stelden de pragmatische insteek tijdens het oplossen van de bottlenecks erg op prijs. De dienstverlening was professioneel en persoonlijk.

Paul

Meteen bij de intake was duidelijk dat we met specialisten te maken hadden. De uitleg bij de bepalingen was erg nuttig. De dienstverlening was professioneel en persoonlijk.

Richard

Vooraf werd goed geluisterd naar de specifieke behoeften van ons bedrijf. Ondanks de strakke deadline werd er niet ingeleverd op zorgvuldigheid en kwaliteit. Deze documenten gaan ons in de toekomst ongetwijfeld veel hoofdpijn besparen.

Joris

Wij hadden snel juridisch maatwerk nodig en zijn goed geholpen. De scherpte in de onderhandelingen met de jurist van onze tegenpartij was indrukwekkend. De kwaliteit voldeed volledig aan onze verwachting.

Sara

De intake was niet alleen informatief, maar we leerden direct al veel. We kregen een uitstekende uitleg over de gevolgen van het toepasselijk recht in onze internationale contracten. De dienstverlening was professioneel en persoonlijk.

Maak kennis met ons kantoor

Onze ContractCheck, even simpel uitgelegd wat er allemaal mis kan gaan.

Waarom MKB Juristen?

Sinds 2001 zijn wij actief als no-nonsense juridisch kantoor voor ondernemers. Wij komen snel tot de kern: met een grondige beoordeling, duidelijke antwoorden en een document dat praktisch werkt.

  • Landelijke dekking
  • Eerste adviesgesprek gratis en vrijblijvend
  • Vaste tarieven waar mogelijk
  • Betaalbaar juridisch advies van advocaten en juristen
  • Altijd binnen 4 uur reactie

Bekijk eerst hoe wij werken

Een juridisch document vraagt om vertrouwen. U ziet direct wie wij zijn, hoe wij ondernemers helpen en waarom wij niet met standaardtemplates werken.

  • U ziet onze werkwijze voordat u een aanvraag doet
  • U krijgt sneller gevoel bij het kantoor en de mensen
  • De video ondersteunt de keuze voor juridisch maatwerk
  • Daarna kunt u direct een offerte of intake aanvragen

Wat u van ons mag verwachten

Wij vertalen uw situatie naar een juridisch document dat u ook echt kunt gebruiken. U krijgt geen losse template, maar een document dat aansluit op uw onderneming, afspraken en risico's.

  • Een duidelijke route: intake, concept, aanpassingsronde en definitieve versie
  • Praktische uitleg over hoe u het document gebruikt
  • Juridische aandacht voor aansprakelijkheid, betaling en beëindiging
  • Waar mogelijk vooraf duidelijkheid over prijs en oplevertermijn
Twijfelt u of u het document moet laten opstellen, controleren of aanpassen?
In het eerste gesprek bepalen wij samen welke route verstandig is. U weet daarna waar u aan toe bent.

Waarom maatwerk?

Een juridisch document werkt alleen goed als het aansluit op uw onderneming, afspraken, risico’s en branche. Daarom werken wij niet met een standaardgenerator, maar met juristen die uw situatie beoordelen.

  • Opgesteld voor uw onderneming
  • Telefonisch overleg inbegrepen
  • Geen standaard template
  • Controle door juridische specialisten

Wat krijgt u?

U krijgt een juridisch document dat praktisch bruikbaar is en past bij de afspraken die u wilt maken.

  • Conceptdocument of juridische controle
  • Eén aanpassingsronde
  • Duidelijke uitleg waar nodig
  • Vaste prijs waar mogelijk

De oprichters van MKB Juristen

Onze organisatie bestaat uit meerdere kleine teams die werken binnen verschillende rechtsgebieden. Elk rechtsgebied heeft eigen senior bedrijfsjuristen en/of advocaten.

Denian Wielhouwer

Bedrijfsjurist ondernemingsrecht & bedrijfskundige

Denian Wielhouwer

Annelore Hendriks

Bedrijfsjurist ondernemingsrecht, bestuursrecht

Annelore Hendriks

Ilja van Driel

Advocaat ondernemingsrecht, arbeidsrecht

Ilja van Driel

Jaime Boogaers

Advocaat ondernemingsrecht, ICT & privacyrecht, energierecht

Jaime Boogaers
Maatwerkkeuzes

Welke keuzes bepalen de inhoud?

De volgende keuzes bepalen hoe uitgebreid en op welke punten uw voorwaarden zijn toegesneden op uw kantoor.

Keuze of vraag Waarom dit juridisch uitmaakt
Welke diensten levert u? Boekhouding, aangiften, salaris en advies vragen elk om eigen afspraken over termijnen, verantwoordelijkheid en aanlevering.
Werkt u op abonnement of per opdracht? Een vast maandbedrag vraagt om afspraken over meerwerk; losse opdrachten om duidelijke offertes en facturatie.
Geeft u fiscaal of bedrijfsmatig advies? Adviseren vergroot uw aansprakelijkheidsrisico; baken de reikwijdte van uw advies uitdrukkelijk af.
Verwerkt u persoonsgegevens van werknemers? Salarisadministratie maakt u verwerker onder de AVG; dan is een aparte verwerkersovereenkomst nodig.
Wilt u vooraf betaald worden? De keuze voor voorschot of nacalculatie bepaalt uw betalings-, opschortings- en incassobepalingen.
Clausules en bepalingen

Welke onderdelen horen in een algemene voorwaarden voor een administratiekantoor?

Onderstaande onderdelen vormen de kern van bruikbare voorwaarden voor een administratiekantoor. Per onderdeel ziet u wanneer het van belang is en waarom u het opneemt.

Bepaling Relevant bij Juridisch aandachtspunt
Omschrijving dienstverlening Bij elke opdracht Bakent af welke werkzaamheden (boekhouding, aangiften, salaris, advies) wel en niet onder de opdracht vallen.
Aanleververplichtingen klant Bij periodieke administratie Verplicht de klant tot tijdige, volledige en juiste aanlevering van stukken en gegevens.
Termijnen en deadlines Bij aangiften en loonadministratie Koppelt uw verwerkingstermijn aan tijdige aanlevering en voorkomt verantwoordelijkheid voor klantvertraging.
Aansprakelijkheidsbeperking Bij elke opdracht Beperkt uw aansprakelijkheid, sluit boetes en rente door late aanlevering uit en stelt een maximum.
Betaling en facturatie Bij elke opdracht Regelt betaaltermijn, voorschotten, rente en kosten bij te late betaling en opschorting van werk.
Geheimhouding en privacy Bij verwerking persoonsgegevens Legt vertrouwelijkheid vast en verwijst naar een aparte verwerkersovereenkomst onder de AVG.
Bewaarplicht en dossier Na afloop opdracht Regelt wie welke stukken bewaart, voor hoe lang en de wettelijke fiscale bewaartermijn van zeven jaar.
Duur en opzegging Bij doorlopende opdrachten Regelt looptijd, opzegtermijn, eindafrekening en overdracht van het dossier bij beëindiging.
Gebruik in de praktijk

Hoe gebruikt u dit document correct?

Voorwaarden werken alleen als ze op het juiste moment van toepassing worden verklaard en aantoonbaar bij de klant terecht zijn gekomen.

Situatie Wat moet u doen? Aandachtspunt
Voor of bij het sluiten van de opdracht Verklaar de voorwaarden van toepassing en stel ze vooraf ter hand Voorwaarden gelden alleen als de klant er redelijkerwijs kennis van kon nemen.
In offerte en opdrachtbevestiging Verwijs uitdrukkelijk naar de voorwaarden en voeg ze bij Voorkomt discussie of de voorwaarden wel onderdeel van de afspraak zijn.
Bij wijziging van de dienstverlening Pas de afspraken aan en laat de klant opnieuw akkoord geven Houdt de voorwaarden actueel en afdwingbaar bij nieuwe werkzaamheden.
Bij conflict of wanbetaling Beroep u op de betreffende bepaling en leg dit schriftelijk vast Een schriftelijk spoor versterkt uw positie bij incasso of geschil.
Veelgemaakte fouten

Veelgemaakte fouten

Deze fouten komen bij administratiekantoren regelmatig voor en zijn eenvoudig te voorkomen.

Fout Gevolg Betere aanpak
Voorwaarden niet vooraf ter hand stellen De voorwaarden zijn vernietigbaar en u staat met lege handen Stel de voorwaarden voor of bij het sluiten van de opdracht ter beschikking.
Aansprakelijkheid niet beperken Een fiscale boete of schade komt volledig voor uw rekening Neem een duidelijke aansprakelijkheidsbeperking met maximum op.
Geen afspraken over aanlevering U bent verantwoordelijk voor vertraging die de klant veroorzaakt Leg aanleverplichten en gevolgen van te late aanlevering vast.
Algemene modelvoorwaarden van internet De tekst sluit niet aan op uw diensten en mist cruciale bepalingen Laat voorwaarden op maat opstellen voor administratieve dienstverlening.
Privacy en verwerking vergeten Geen geldige grondslag voor verwerking van persoonsgegevens Sluit een verwerkersovereenkomst en regel geheimhouding apart.
Risicoprofiel

Welke situatie heeft u en waar let u op?

Afhankelijk van uw situatie liggen de aandachtspunten elders. Herken uw situatie en weet waar u op moet letten.

Risicoprofiel Voorbeeld Focus in het document
Startend administratiekantoor U bouwt uw klantenbestand op met losse en doorlopende opdrachten Leg basisafspraken, betaling en aansprakelijkheid direct goed vast.
Kantoor met salarisadministratie U verwerkt loon- en persoonsgegevens van werknemers van klanten Regel een verwerkersovereenkomst en duidelijke mutatie- en aanlevertermijnen.
Kantoor dat fiscaal adviseert U geeft advies dat verder gaat dan verwerken van cijfers Baken de reikwijdte van uw advies af en beperk uw aansprakelijkheid.
Beëindiging van een samenwerking Een klant stapt over naar een ander kantoor Regel opzegtermijn, eindafrekening, dossieroverdracht en bewaarplicht.
Aanvullende documenten

Wanneer is dit document niet genoeg?

Soms heeft u naast algemene voorwaarden een aanvullend document nodig. In deze situaties verwijzen wij u graag verder.

Situatie Aanvullend document Waarom
U verwerkt persoonsgegevens voor uw klanten Verwerkersovereenkomst Bij salaris- en administratieverwerking verplicht de AVG een aparte verwerkersovereenkomst.
U wisselt vertrouwelijke bedrijfsinformatie uit Geheimhoudingsovereenkomst Voor specifieke vertrouwelijkheid buiten de gewone dienstverlening om.
Een klant betaalt uw factuur niet Incasso Algemene voorwaarden regelen betaling, maar inning van een openstaande vordering vraagt om incasso.
Uitleg over dit document

Algemene Voorwaarden voor een Administratiekantoor opstellen, waarom?

Niet iedere ondernemer weet precies wat algemene voorwaarden voor een administratiekantoor zijn, wanneer u ze nodig heeft en welke risico’s ze moeten afdekken. Daarom leggen wij hieronder uit wat dit document inhoudt, waar u op moet letten en waarom juridisch maatwerk belangrijk is.

Wat zijn algemene voorwaarden voor een administratiekantoor?
Algemene voorwaarden voor een administratiekantoor zijn de standaardbedingen die een boekhouder, administrateur of boekhoudkantoor hanteert bij alle opdrachten van zijn cliënten: het voeren van de administratie, het opstellen van jaarrekeningen, het verzorgen van btw-aangiften, de salarisadministratie, de loonadministratie en financieel advies. Zij regelen de rechten en verplichtingen die niet uitputtend in de individuele opdrachtbevestiging staan: de aansprakelijkheid bij fouten in de administratie of aangifte, de informatieplicht van de cliënt, de bewaartermijnen van stukken, de vertrouwelijkheid van financiële gegevens, de opzeggingsregeling en de reactietijd bij wettelijke deadlines. Administratiekantoren opereren in een bijzonder aansprakelijkheidslandschap: fouten kunnen leiden tot belastingcorrecties, boetes, rente en bestuurdersaansprakelijkheid voor cliënten — schades die de jaaromzet van het administratiekantoor ver overtreffen als zij niet contractueel zijn begrensd. Onze juristen stellen voor administratiekantoren algemene voorwaarden op die de aansprakelijkheid bij aangiftefouten en administratieve tekortkomingen correct begrenzen, de informatieplicht van de cliënt als aansprakelijkheidsschild vestigen, de bewaartermijnen correct vastleggen en de opzeggingsregeling uw praktijkcontinuïteit beschermen.
Hoe begrenst u de aansprakelijkheid bij fouten in de administratie of aangifte?
De aansprakelijkheid bij fouten is voor administratiekantoren existentieel. Een fout in de btw-aangifte leidt tot een naheffing plus een verzuimboete bij de cliënt; een fout in de jaarrekening leidt in het ergste geval tot bestuurdersaansprakelijkheid of een schadeclaim van een financier die op de jaarrekening heeft vertrouwd. Als die schades volledig voor rekening van het administratiekantoor komen, is geen enkele omvang van praktijk daartegen bestand. Uw AV moeten de aansprakelijkheid op vier niveaus begrenzen. Ten eerste beperking tot directe schade: gevolgschade — reputatieschade van de cliënt, gederfde financiering, belastingboetes die voortvloeien uit de fout — is bij zakelijke cliënten uitdrukkelijk uitgesloten. Ten tweede een maximumbedrag: de aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag van de jaarlijkse opdrachtsom voor de betreffende dienst of tot het bedrag van de uitkering onder de beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Ten derde een meldingstermijn: fouten moeten binnen een redelijke termijn na ontdekking worden gemeld — een cliënt die een fout pas meldt nadat de belastingdienst een boekenonderzoek heeft afgerond en de administrateur geen herstelkans meer heeft gehad, verliest zijn aanspraken gedeeltelijk of volledig. Ten vierde de eigen schuld van de cliënt: als de fout is veroorzaakt door onjuiste, onvolledige of te late aanlevering van gegevens door de cliënt, vervalt of vermindert de aansprakelijkheid van het administratiekantoor naar rato van de bijdrage van de cliënt aan het ontstaan van de schade. Onze juristen formuleren een aansprakelijkheidsstructuur die aansluit bij uw beroepsaansprakelijkheidsverzekering.
Hoe legt u de informatieplicht van de cliënt als aansprakelijkheidsschild vast?
De meest effectieve bescherming van een administratiekantoor is niet de aansprakelijkheidsbeperking zelf, maar de informatieplicht van de cliënt die de grondslag voor die beperking legt. Een administratiekantoor kan alleen correct werken met de informatie die de cliënt aanlevert — als die informatie onjuist, onvolledig of te laat is, is de kwaliteit van de administratie en de aangifte per definitie beperkt. Uw AV moeten de informatieplicht van de cliënt uitdrukkelijk en concreet vastleggen. De cliënt is verplicht alle voor de opdracht relevante informatie tijdig, volledig en correct aan te leveren. De cliënt is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de door hem verstrekte gegevens. Als de cliënt onjuiste of onvolledige informatie aanlevert en daardoor een fout in de administratie of aangifte ontstaat, is de aansprakelijkheid van het administratiekantoor uitgesloten voor zover de fout aan de onjuiste of onvolledige informatie is toe te rekenen. Uw AV moeten ook een aanlevertermijn vastleggen: stukken die te laat worden aangeleverd voor een wettelijke deadline zijn voor risico van de cliënt. De belastingboete die volgt uit een te late aangifte als gevolg van te late aanlevering door de cliënt, is voor rekening van de cliënt. Onze juristen formuleren een informatieplichtbepaling die het administratiekantoor beschermt bij de meest voorkomende aansprakelijkheidssituaties.
Hoe regelt u de bewaartermijnen voor administratieve stukken?
Administratiekantoren bewaren doorgaans administratieve stukken van cliënten: bonnen, facturen, bankafschriften, loonstroken en jaarrekeningen. De wettelijke bewaarplicht van artikel 52 AWR verplicht de ondernemer zeven jaar zijn administratie te bewaren; voor onroerend goed geldt een bewaarplicht van tien jaar. Uw AV moeten helder vastleggen wie verantwoordelijk is voor de bewaring van de originele stukken: de cliënt of het administratiekantoor? Doorgaans bewaart het administratiekantoor digitale kopieën ter uitvoering van de opdracht maar blijven de originele stukken de verantwoordelijkheid van de cliënt. Bij het einde van de opdracht moeten alle stukken die het administratiekantoor voor de cliënt bewaart, worden overgedragen aan de cliënt of aan het opvolgende kantoor binnen een overeengekomen termijn. Uw AV moeten ook het retentierecht vastleggen: het administratiekantoor heeft het recht stukken van de cliënt onder zich te houden totdat de cliënt zijn openstaande facturen heeft voldaan. Het retentierecht is wettelijk verankerd in artikel 3:290 BW maar moet uitdrukkelijk in uw AV zijn opgenomen om als verweer te kunnen worden gevoerd bij een overdrachtsgeschil. Onze juristen zorgen voor een bewaartermijnen- en retentiestructuur die praktisch werkbaar en juridisch correct is.
Hoe regelt u de opzegging en de overgang naar een ander kantoor?
De opzeggingsregeling beschermt de praktijkcontinuïteit van het administratiekantoor bij het vertrek van een cliënt. Uw AV moeten een opzegtermijn vastleggen die aansluit bij de complexiteit van de werkzaamheden en de belastingcyclus: een opzegtermijn van twee tot drie maanden is voor de meeste administratieve opdrachten redelijk, zodat het kantoor lopende aangiften en jaarberekeningen kan afronden. Bijzonder aandachtspunt: opzegging kort vóór een wettelijke deadline — btw-aangifte, loonaangifte, jaarrekening-deponeertermijn — mag er niet toe leiden dat de cliënt de opzegging gebruikt als excuus voor een te late aangifte. Uw AV moeten bepalen dat de cliënt bij opzegging verplicht is het administratiekantoor in staat te stellen lopende werkzaamheden ordentelijk af te ronden. De overdrachtsplicht bij wisseling van administrateur: het administratiekantoor levert bij het einde van de opdracht het dossier van de cliënt over in een gestructureerd en leesbaar formaat, na betaling van alle openstaande facturen. Het administratiekantoor is niet verplicht het dossier over te dragen aan een opvolgende administrateur die niet door de cliënt is gemachtigd. Onze juristen stellen een opzeggings- en overgangsregeling op die uw praktijk beschermt bij een vertrekkende cliënt.
Hoe integreert u de AVG-verplichtingen voor financiële persoonsgegevens?
Administratiekantoren verwerken structureel persoonsgegevens van de medewerkers van hun cliënten — voor de salarisadministratie en loonadministratie — en soms ook van de cliënten zelf als zij eenmanszaken of natuurlijke personen zijn. Op grond van de AVG treedt het administratiekantoor op als verwerker voor de loongegevens van de medewerkers van de cliënt: de cliënt is verwerkingsverantwoordelijke, het administratiekantoor verwerkt in opdracht. Een verwerkersovereenkomst is verplicht op grond van artikel 28 AVG. Uw AV kunnen de verwerkersovereenkomst als integraal onderdeel opnemen of als verplichte bijlage verwijzen. De bijzonder gevoelige categorie van financiële persoonsgegevens — salarisgegevens, BSN-nummers, bankgegevens — vereist passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Uw AV moeten de beveiligingsstandaard vastleggen en de meldplicht bij een datalek regelen: bij een beveiligingsincident waarbij salarisgegevens van medewerkers van de cliënt zijn betrokken, informeert het administratiekantoor de cliënt onmiddellijk zodat deze zijn meldplicht aan de Autoriteit Persoonsgegevens kan nakomen. Onze juristen integreren de AVG-verplichtingen volledig in uw contractstructuur.
Hoe werkt het bij MKBjuristen?
Na een korte intake over uw dienstenpakket, uw cliëntenportefeuille en uw specifieke risico's stellen onze juristen algemene voorwaarden voor uw administratiekantoor op die de aansprakelijkheid bij aangiftefouten correct begrenzen, de informatieplicht van de cliënt als aansprakelijkheidsschild vestigen, de bewaartermijnen en het retentierecht correct vastleggen, de opzeggingsregeling uw praktijkcontinuïteit beschermen en de AVG-verplichtingen voor salarisgegevens correct integreren. Heeft u al algemene voorwaarden? Dan controleren wij die op volledigheid, aansluiting bij de actuele beroepsregelgeving en juridische houdbaarheid.
Twijfelt u of uw document juridisch klopt? Wij beoordelen graag welke route verstandig is: opstellen, controleren of aanpassen.
Vraag offerte aan

Waarom geen standaarddocument gebruiken?

Een standaarddocument lijkt vaak een snelle oplossing, maar sluit meestal niet volledig aan op uw onderneming, afspraken, risico’s en manier van werken. Onze juristen stellen documenten op die passen bij uw situatie.

Standaarddocument
MKB Juristen
Niet afgestemd op uw onderneming
Op maat voor uw onderneming, branche en werkwijze
Geen controle op uw specifieke situatie
Intake met een jurist en beoordeling van uw risico’s
Mogelijk verouderd of onvolledig
Controle op actuele en praktische bepalingen
Geen persoonlijke toelichting
Uitleg over het gebruik van het document

Een standaarddocument lijkt goedkoop, totdat het niet goed past bij uw situatie. Daarom zorgen wij voor juridisch maatwerk dat aansluit op uw onderneming.

Maatwerk per administratieve dienst

Niet ieder administratiekantoor loopt dezelfde risico’s. Daarom maken wij voorwaarden niet generiek, maar afgestemd op boekhouding, aangiften, salarisadministratie, advies, software en klanttype.

Boekhouding & administratie

Aandacht voor aanlevering, bankkoppelingen, facturen, rapportages en pakketgrenzen.

Fiscale aangiften

Aandacht voor termijnen, akkoord, klantinformatie, boetes, rente en indiening.

Salarisadministratie

Aandacht voor mutaties, cao-informatie, loonstroken, persoonsgegevens en deadlines.

Online administratie

Aandacht voor portalen, toegang, softwarestoringen, data-export en support.

Financiële rapportages

Aandacht voor aannames, actualiteit, gebruik van rapporten en aansprakelijkheid.

Wwft-gevoelige diensten

Aandacht voor cliëntonderzoek, informatieplicht, medewerking en beëindiging.


Algemene voorwaarden voor administratiekantoren moeten klantverantwoordelijkheid concreet maken. Daarom kijken wij naar aanlevering, aangiften, deadlines, privacy, geheimhouding, betaling en aansprakelijkheid.

Veelgemaakte fouten bij algemene voorwaarden administratiekantoor

Bij administratiekantoren gaat het vaak mis doordat niet duidelijk is welke gegevens de klant moet aanleveren en wanneer het kantoor daarop mag vertrouwen.

  • Geen duidelijke aanleverplicht voor klanten opnemen
  • Aangifte-akkoord, deadlines en klantcontrole niet regelen
  • Fiscale boetes en belastingrente niet afbakenen
  • Abonnementen en meerwerk te vaag omschrijven
  • Salarisadministratie zonder mutatiedeadlines uitvoeren
  • Privacy en geheimhouding van financiële gegevens vergeten
  • Aansprakelijkheid niet beperken bij kleine maandvergoedingen
  • Dossieroverdracht en data-export niet regelen

Stel algemene voorwaarden voor uw administratiekantoor goed op en voorkom onnodige problemen in de toekomst. Goede voorwaarden voorkomen discussie over aanlevering, aangiften, deadlines, boetes, privacy en aansprakelijkheid.

Zijn algemene voorwaarden verplicht voor een administratiekantoor?

Nee, maar ze zijn sterk aan te raden omdat zij afspraken vastleggen over aanlevering, aangiften, termijnen, betaling, privacy en aansprakelijkheid.

Wie is verantwoordelijk voor juiste administratiegegevens?

De klant moet juiste en volledige informatie aanleveren. Leg die verplichting duidelijk vast.

Kan ik aansprakelijkheid voor fiscale boetes beperken?

Vaak kan aansprakelijkheid worden beperkt wanneer boetes ontstaan door te late of onjuiste informatie van de klant.

Heb ik een verwerkersovereenkomst nodig?

Vaak wel bij verwerking van persoonsgegevens namens klanten, bijvoorbeeld bij salarisadministratie.

Kan MKB Juristen bestaande voorwaarden voor mijn administratiekantoor controleren?

Ja. Wij controleren onder meer aanlevering, aangiften, salarisadministratie, privacy, betaling, beëindiging en aansprakelijkheid.

Neem contact met ons op

Annelore Hendriks

Meer weten over onze dienstverlening?
Neem dan contact op met onze specialisten.

Nieuwsbrief voor ondernemers

Ontvang praktische juridische tips in uw mailbox

Schrijf u direct in

Vul uw e-mailadres in en ontvang onze nieuwsbrief.

Geen spam. Alleen juridische tips.
Door u in te schrijven gaat u akkoord met onze privacyverklaring.
MKB Juristen bij KVK Bron: KVK 2019
Gratis adviesgesprek