Juridisch document op maat

Algemene Voorwaarden voor een Administratiekantoor

Algemene voorwaarden voor een administratiekantoor laten opstellen, aanpassen of controleren door onze juristen en/of advocaten vanaf 99,-
MKB Juristen

Stel algemene voorwaarden voor uw administratiekantoor goed op en voorkom onnodige problemen in de toekomst. Bij administratieve dienstverlening ontstaan discussies vaak over te late of onvolledige aanlevering, aangiftetermijnen, fiscale boetes, rente, salarisadministratie, adviesgrenzen, bewaarplicht, privacy, geheimhouding en aansprakelijkheid.

  • Echt Juridisch Maatwerk
  • Vaste tarieven
  • Achteraf betalen na concept
  • Gratis aanpassingsronde
  • Binnen 5 werkdagen opgeleverd
  • Spoedlevering mogelijk
  • Beschikbaar in Nederlands en Engels

Hoe werkt het?
In onze dienstverlening zit een gratis adviesgesprek, een conceptdocument, een aanpassingsronde en een finaal document. Wij factureren na het versturen van het conceptdocument.

Sinds 2001Ervaring met juridische dienstverlening voor ondernemers.
Advocaten en juristenDirect contact met een specialist die praktisch meedenkt.
Vaste tarievenWaar mogelijk vooraf duidelijkheid over kosten.
Binnen 4 uurWij reageren snel op uw aanvraag.
  • Wij werkten o.a. voor:
  • MKBjuristen.nl partner
  • MKBjuristen.nl partner
  • MKBjuristen.nl partner
  • MKBjuristen.nl partner

Wij werkten o.a. voor:

Een verkeerd document geeft vaak schijnzekerheid.
U denkt dat het geregeld is, maar ontdekt pas bij een conflict of claim of het document echt werkt.

1

Gratis intake

Wij bespreken uw onderneming, het doel van het document en de belangrijkste risico’s.

2

Opstellen of controleren

Wij stellen een document op maat op of controleren uw bestaande document juridisch.

3

Definitieve versie

U ontvangt een definitieve versie met uitleg over correct gebruik.

mr. Jaime Boogaers
mr. Jaime Boogaers
Ondernemingsrecht
Advocaat, 16 jaar ervaring

“Bij een administratiekantoor moet duidelijk zijn welke informatie de klant tijdig moet aanleveren en waar de verantwoordelijkheid van het kantoor eindigt. Veel risico’s ontstaan door onvolledige stukken, te late aanlevering of verwachtingen over fiscaal advies.”

  • Voor administratiekantoren, boekhouders en salarisadministrateurs
  • Aandacht voor aanlevering, aangiften, termijnen en boetes
  • Privacy, geheimhouding, bewaarplicht en aansprakelijkheid geregeld
  • Praktisch bruikbaar bij offertes, maandabonnementen en opdrachtbevestigingen

Kies voor Juridisch Maatwerk

Kies of u het document wilt laten opstellen, controleren of aanpassen. De prijzen en mogelijkheden verschillen per document.

Vanaf 99,-
Maatwerk
vanaf 99,- per document

Heeft u al een document, maar weet u niet of het nog klopt? Wij controleren inhoud, risico’s en praktische bruikbaarheid.

vanaf 199,- per document

Is uw document verouderd, gekopieerd, gegenereerd met AI of niet meer passend? Wij controleren en passen het document aan.

Over ons

Onze expertise bij algemene voorwaarden voor administratiekantoren

Onze advocaten en bedrijfsjuristen helpen administratiekantoren, boekhouders, salarisadministrateurs en financieel dienstverleners met algemene voorwaarden, opdrachtbevestigingen, verwerkersovereenkomsten en privacydocumenten. Wij kijken naar aanlevering, aangiften, termijnen, salarisadministratie, privacy, geheimhouding, betaling, beëindiging en aansprakelijkheid.

Maatwerk voor uw administratiekantoor

Een boekhouder, salarisadministrateur, fiscaal dienstverlener of online administratiekantoor heeft niet dezelfde voorwaarden nodig. Daarom stemmen wij de voorwaarden af op uw diensten, software, klanten, prijsmodel en risico’s.

Onze feiten

  • Actief sinds 2001
  • Advocaten en bedrijfsjuristen
  • Ervaring met dienstverlening, privacy en aansprakelijkheid
  • Aandacht voor aanlevering, aangiften, termijnen en boetes
  • Vaste tarieven vooraf waar mogelijk
  • Maatwerk
  • Over ons
vanaf 99,- per document

Heeft u al een document, maar weet u niet of het nog klopt? Wij controleren inhoud, risico’s en praktische bruikbaarheid.

  • Onze jurist is 0.5 à 1.5 uur bezig met de controle
  • Telefonische intake met een jurist
  • Controle op inhoud, risico’s en praktische bruikbaarheid
  • Aandacht voor aansprakelijkheid, betaling en beëindiging
  • Concrete verbeterpunten en juridisch advies
  • Binnen 3 werkdagen opgeleverd, spoedlevering mogelijk
vanaf 199,- per document

Is uw document verouderd, gekopieerd, gegenereerd met AI of niet meer passend? Wij controleren en passen het document aan.

  • Onze jurist is 1.5 à 2.5 uur bezig met controleren en aanpassen
  • Telefonische intake met een jurist
  • Controle van het bestaande document
  • Aanpassing aan uw onderneming en werkwijze
  • Geschikt bij nieuwe diensten, klanten of risico’s
  • Binnen 5 werkdagen opgeleverd, spoedlevering mogelijk

Over ons

Onze expertise bij algemene voorwaarden voor administratiekantoren

Onze advocaten en bedrijfsjuristen helpen administratiekantoren, boekhouders, salarisadministrateurs en financieel dienstverleners met algemene voorwaarden, opdrachtbevestigingen, verwerkersovereenkomsten en privacydocumenten. Wij kijken naar aanlevering, aangiften, termijnen, salarisadministratie, privacy, geheimhouding, betaling, beëindiging en aansprakelijkheid.

Maatwerk voor uw administratiekantoor

Een boekhouder, salarisadministrateur, fiscaal dienstverlener of online administratiekantoor heeft niet dezelfde voorwaarden nodig. Daarom stemmen wij de voorwaarden af op uw diensten, software, klanten, prijsmodel en risico’s.

Onze feiten

  • Actief sinds 2001
  • Advocaten en bedrijfsjuristen
  • Ervaring met dienstverlening, privacy en aansprakelijkheid
  • Aandacht voor aanlevering, aangiften, termijnen en boetes
  • Vaste tarieven vooraf waar mogelijk

Reviews (19)

Jeffrey

De aanpak was professioneel en persoonlijk. Het concept werd voorzien van handige opmerkingen in de kantlijn ter verduidelijking. De dienstverlening was professioneel en persoonlijk.

Raymond

Onze opdracht werd met veel enthousiasme en professionaliteit aangenomen. De opzet van de samenwerkingsovereenkomst was logisch en zeer goed gestructureerd. De kwaliteit voldeed volledig aan onze verwachting.

Martijn

De eerste kennismaking gaf ons meteen vertrouwen. De uitleg over beperking van aansprakelijkheid was een echte eye-opener voor ons MT. Het eindresultaat sluit 100% aan op onze hoge standaarden.

Latifa

De professionaliteit druipt er vanaf het eerste moment van af. Er werd rekening gehouden met onze branche. De dienstverlening was professioneel en persoonlijk.

Rayane

Ik ben ontzettend blij met de snelle en adequate eerste reactie. Fijn dat complexe juridische theorieën met simpele praktijkvoorbeelden werden uitgelegd. Deze documenten gaan ons in de toekomst ongetwijfeld veel hoofdpijn besparen.

Chaimae

Zeer duidelijke en professionele begeleiding. De jurist toonde een grote betrokkenheid bij het veiligstellen van onze belangen. Het is duidelijk dat ze hart hebben voor het ondernemerschap.

Patricia

Er werd zorgvuldig gevraagd naar onze onderneming. De belangrijkste aandachtspunten zijn goed verwerkt. Onze zakenpartners waren onder de indruk van de professionaliteit van de contracten.

Stefan

De communicatie was vriendelijk en deskundig. De jurist behield altijd het overzicht, zelfs toen de wensenlijst tussentijds veranderde. De dienstverlening was professioneel en persoonlijk.

Lieke

Het adviesgesprek gaf direct veel duidelijkheid. De jurist had aan een half woord genoeg om de juiste context te creëren. Een partij die waarmaakt wat ze belooft op de website.

Jeroen

Fijne communicatie en een zorgvuldig opgesteld document. Wij kregen een duidelijke uitleg over de risico’s. Een fantastische prijs-kwaliteitverhouding voor dit niveau van expertise.

Ahmed

Het is prettig als een partij direct begrijpt wat de kern van het probleem is. Het was fijn dat we direct konden inbellen als er iets onduidelijk was in het concept. Onze klanten reageren positief op de heldere algemene voorwaarden.

Selma

De overzichtelijke start gaf ons veel vertrouwen voor het verdere verloop. De juridische jargon werd waar mogelijk vermeden of in begrijpelijke taal uitgelegd. Deze documenten gaan ons in de toekomst ongetwijfeld veel hoofdpijn besparen.

Hajar

De scherpe vragen van de jurist zetten ons direct aan het denken. Het concept werd sneller opgeleverd dan in de offerte was beloofd. Een fantastische prijs-kwaliteitverhouding voor dit niveau van expertise.

Maha

De intake was persoonlijk en concreet. De vaste prijs vooraf gaf vertrouwen. Het eindresultaat sluit 100% aan op onze hoge standaarden.

Nordin

We hadden een conflictueuze situatie, maar de rustige start haalde de kou uit de lucht. Het continu meedenken vanuit het perspectief van de ondernemer was een verademing. Deze documenten gaan ons in de toekomst ongetwijfeld veel hoofdpijn besparen.

Mohamed

We liepen tegen een complex contractueel probleem aan, maar werden vlot geholpen. We waardeerden de eerlijkheid toen bleek dat een bepaalde wens van ons juridisch onhaalbaar was. Het document werd feilloos geaccepteerd door onze investeerders.

Henk

Het viel me op hoe klantgericht de eerste benadering was. Het was erg prettig dat we de concepten digitaal en snel konden doornemen. Onze zakenpartners waren onder de indruk van de professionaliteit van de contracten.

Rachid

We kregen direct een vast contactpersoon toegewezen, wat erg fijn werkte. De uitleg bij de bepalingen was erg nuttig. Alles werd netjes en op tijd geleverd.

Mehdi

Vlotte communicatie en direct een helder voorstel in de mailbox. De controle op ons Engelstalige contract was ontzettend gedetailleerd en accuraat. Een betrouwbare partner die streeft naar perfectie in hun documenten.

Waarom MKB Juristen?

Sinds 2001 zijn wij actief als no-nonsense juridisch kantoor voor ondernemers. Wij komen snel tot de kern: met een grondige beoordeling, duidelijke antwoorden en een document dat praktisch werkt.

  • Landelijke dekking
  • Eerste adviesgesprek gratis en vrijblijvend
  • Vaste tarieven waar mogelijk
  • Betaalbaar juridisch advies van advocaten en juristen
  • Altijd binnen 4 uur reactie

Maak kennis met ons kantoor

In deze korte video krijgt u een beeld van onze werkwijze, onze mensen en de manier waarop wij ondernemers juridisch ondersteunen.

Twijfelt u of u het document moet laten opstellen, controleren of aanpassen?
In het eerste gesprek bepalen wij samen welke route verstandig is. U weet daarna waar u aan toe bent.

Waarom maatwerk?

Een juridisch document werkt alleen goed als het aansluit op uw onderneming, afspraken, risico’s en branche. Daarom werken wij niet met een standaardgenerator, maar met juristen die uw situatie beoordelen.

  • Opgesteld voor uw onderneming
  • Telefonisch overleg inbegrepen
  • Geen standaard template
  • Controle door juridische specialisten

Wat krijgt u?

U krijgt een juridisch document dat praktisch bruikbaar is en past bij de afspraken die u wilt maken.

  • Conceptdocument of juridische controle
  • Eén aanpassingsronde
  • Duidelijke uitleg waar nodig
  • Vaste prijs waar mogelijk

De oprichters van MKB Juristen

Onze organisatie bestaat uit meerdere kleine teams die werken binnen verschillende rechtsgebieden. Elk rechtsgebied heeft eigen senior bedrijfsjuristen en/of advocaten.

Denian Wielhouwer

Bedrijfsjurist ondernemingsrecht & bedrijfskundige

Denian Wielhouwer

Annelore Hendriks

Bedrijfsjurist ondernemingsrecht, bestuursrecht

Annelore Hendriks

Ilja van Driel

Advocaat ondernemingsrecht, arbeidsrecht

Ilja van Driel

Jaime Boogaers

Advocaat ondernemingsrecht, ICT & privacyrecht, energierecht

Jaime Boogaers
Maatwerkkeuzes

Welke keuzes bepalen algemene voorwaarden voor een administratiekantoor?

Algemene voorwaarden voor een administratiekantoor moeten aansluiten op het soort administratieve dienstverlening. Boekhouding, jaarrekening, btw-aangifte, inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, salarisadministratie en financieel advies hebben ieder eigen risico’s.

Keuze of vraag Waarom dit juridisch uitmaakt
Welke diensten levert u precies? Boekhouding, aangiften, salarisadministratie, jaarrekening en advies moeten duidelijk worden afgebakend.
Werkt u met maandabonnementen of losse opdrachten? Looptijd, opzegging, meerwerk, prijswijzigingen en inbegrepen werkzaamheden moeten daarop aansluiten.
Wie levert informatie aan? De klant moet verantwoordelijk blijven voor tijdige, juiste en volledige aanlevering van stukken.
Doet u fiscale aangiften? Aangiftetermijnen, akkoord van klant, boetes, belastingrente en afhankelijkheid van klantinformatie moeten worden geregeld.
Verzorgt u salarisadministratie? Mutaties, loonstroken, werknemersgegevens, cao-informatie en deadlines vragen specifieke afspraken.
Geeft u fiscaal of financieel advies? Maak onderscheid tussen administratieve verwerking, signalering en expliciet advies.
Gebruikt u boekhoudsoftware of klantportalen? Toegang, dataverwerking, storingen en verantwoordelijkheid voor inloggegevens moeten worden geregeld.
Is Wwft of cliëntonderzoek relevant? Afhankelijk van diensten kan klantidentificatie, informatieplicht en beëindiging bij onvoldoende medewerking nodig zijn.
Clausules en bepalingen

Welke bepalingen horen in algemene voorwaarden voor een administratiekantoor?

Goede voorwaarden voor een administratiekantoor maken duidelijk welke werkzaamheden worden uitgevoerd, wat de klant moet aanleveren en welke risico’s niet onbeperkt bij het administratiekantoor liggen.

Bepaling Relevant bij Juridisch aandachtspunt
Omschrijving dienstverlening Boekhouding, aangiften, salaris of advies Leg vast wat wel en niet onder de opdracht valt.
Aanlevering door klant Facturen, bankmutaties, loonmutaties en fiscale gegevens Regel tijdigheid, volledigheid, juistheid en gevolgen van te late aanlevering.
Aangiften en termijnen Btw, IB, VPB of loonheffingen Leg akkoordprocedure, indiening, deadlines, boetes en rente vast.
Salarisadministratie Werknemers, mutaties en loonstroken Regel mutatiedeadlines, cao-informatie, uren, vergoedingen en verantwoordelijkheid klant.
Abonnement en meerwerk Maandpakket of vaste prijs Bepaal wat is inbegrepen en wanneer extra kosten ontstaan.
Boekhoudsoftware en portalen Online administratie en toegang Regel toegang, storingen, inloggegevens, koppelingen en derde leveranciers.
Controle en signalering Administratieve verwerking Maak duidelijk of het kantoor controleert, signaleert of alleen verwerkt op basis van gegevens.
Privacy en geheimhouding Financiële en persoonsgegevens Bescherm klantgegevens en leg verwerking zorgvuldig vast.
Bewaren en archiveren Administratie en dossiers Regel bewaartermijnen, export, retour en vernietiging van documenten.
Aansprakelijkheid Fouten, boetes, rente en gevolgschade Beperk aansprakelijkheid passend bij vergoeding, verzekering en klantverantwoordelijkheid.
Betaling en opschorting Abonnementen, facturen en achterstand Regel betalingstermijn, incasso, opschorting en gevolgen voor werkzaamheden.
Beëindiging opdracht Overstap of einde samenwerking Regel eindafrekening, dossieroverdracht, lopende termijnen en toegang tot administratie.
Gebruik in de praktijk

Hoe gebruikt u algemene voorwaarden als administratiekantoor correct?

Algemene voorwaarden voor een administratiekantoor moeten vóór of bij de opdracht worden verstrekt. Koppel ze aan offerte, opdrachtbevestiging, abonnement, dienstverleningsovereenkomst en eventueel het klantportaal.

Situatie Wat moet u doen? Aandachtspunt
Bij offerte Beschrijf diensten, pakket, prijs en toepasselijke voorwaarden. Zo weet de klant wat is inbegrepen.
Bij maandabonnement Leg looptijd, opzegging, prijswijziging en meerwerk vast. Abonnementen leiden vaak tot scope-discussie.
Bij aanlevering Communiceer deadlines en vereiste stukken duidelijk. Te late aanlevering is een kernrisico.
Bij aangiften Laat klant akkoord geven op aangiften waar nodig. De klant blijft verantwoordelijk voor gegevens.
Bij salarisadministratie Werk met vaste mutatiedeadlines. Salarisfouten ontstaan vaak door late wijzigingen.
Bij privacy Gebruik privacybeleid en verwerkersafspraken waar nodig. Administratie bevat gevoelige financiële en persoonsgegevens.
Bij betalingsachterstand Leg opschorting zorgvuldig vast. Stoppen met werkzaamheden kan fiscale gevolgen hebben.
Bij beëindiging Regel dossieroverdracht en export tijdig. Dit voorkomt discussie bij overstap.
Veelgemaakte fouten

Welke fouten gaan vaak mis bij algemene voorwaarden voor administratiekantoren?

Bij administratiekantoren ontstaan geschillen vaak doordat de klant te laat of onvolledig aanlevert, maar het kantoor toch verantwoordelijk wordt gehouden voor termijnen, boetes of fiscale gevolgen.

Fout Gevolg Betere aanpak
Geen aanleverplicht van klant opnemen Onvolledige stukken leiden tot fouten of te late aangiften. Maak klant verantwoordelijk voor juiste en tijdige informatie.
Aangifte-akkoord niet regelen Onduidelijk wie aangifte heeft goedgekeurd. Gebruik akkoordprocedure waar passend.
Boetes en belastingrente niet afbakenen Klant legt fiscale gevolgen bij administratiekantoor. Regel verantwoordelijkheid bij te late of onjuiste aanlevering.
Abonnement te vaag omschrijven Klant verwacht onbeperkt advies of extra werk. Beschrijf inbegrepen werkzaamheden en meerwerk.
Salarismutaties niet deadline-gebonden maken Loonstroken worden fout of te laat. Leg mutatietermijnen vast.
Privacy en geheimhouding vergeten Financiële en personeelsgegevens zijn gevoelig. Regel beveiliging en vertrouwelijkheid.
Aansprakelijkheid niet beperken Kleine maandfee kan tot grote claim leiden. Beperk aansprakelijkheid passend bij opdracht en verzekering.
Dossieroverdracht niet regelen Einde samenwerking leidt tot discussie. Leg export, overdracht en kosten vast.
Risicoprofiel

Welk type administratiekantoor heeft welke voorwaarden nodig?

Een boekhouder met maandabonnementen heeft andere voorwaarden nodig dan een administratiekantoor met salarisadministratie, fiscale aangiften of financieel advies.

Risicoprofiel Voorbeeld Focus in het document
Boekhoudkantoor Verwerking van administratie Aanlevering, bankkoppelingen, facturen, rapportages en betaling.
Administratiekantoor met aangiften Btw, IB, VPB en loonheffingen Termijnen, akkoord, klantinformatie, boetes en belastingrente.
Salarisadministrateur Loonstroken en werknemersmutaties Deadlines, cao-informatie, uren, vergoedingen en persoonsgegevens.
Financieel adviseur Rapportages, liquiditeit en prognoses Aannames, adviesgebruik, aansprakelijkheid en klantbeslissingen.
Online administratiekantoor Portaal en boekhoudsoftware Toegang, storingen, data, koppelingen en support.
Administratie voor zzp’ers Kleine ondernemers Pakketafspraken, aangiften, bonnetjes, bankmutaties en adviesgrenzen.
Administratie voor BV’s Vennootschappen Jaarrekening, VPB, loonadministratie, dividend en bestuurdersinformatie.
Administratie met Wwft-risico Fiscale of financiële dienstverlening Cliëntonderzoek, informatieplicht, ongebruikelijke transacties en beëindiging.
Aanvullende documenten

Wanneer zijn algemene voorwaarden voor een administratiekantoor niet genoeg?

Algemene voorwaarden regelen standaardafspraken. Afhankelijk van uw diensten zijn aanvullende documenten nodig, zoals een opdrachtbevestiging, verwerkersovereenkomst, privacy statement of specifieke adviesovereenkomst.

Situatie Aanvullend document Waarom
U start met een nieuwe klant Opdrachtbevestiging Leg dienstenpakket, prijs, startdatum, aanlevering en deadlines vast.
U verwerkt persoonsgegevens namens klant Verwerkersovereenkomst Nodig bij verwerking van werknemers- of klantgegevens in opdracht.
U verwerkt eigen klantgegevens Privacy statement Leg uit welke gegevens u verwerkt en waarom.
U geeft fiscaal of financieel advies Adviesovereenkomst Leg scope, aannames, informatie klant en aansprakelijkheid vast.
U verzorgt salarisadministratie Salarisadministratie-afspraken Regel mutatiedeadlines, cao-informatie, loonrun en akkoord.
U werkt met boekhoudsoftware Software- of portaalvoorwaarden Regel toegang, storingen, data-export en verantwoordelijkheden.
U deelt vertrouwelijke informatie Geheimhoudingsovereenkomst Bescherm financiële cijfers, personeelsgegevens en bedrijfsinformatie.
U werkt langdurig met zakelijke klanten Dienstverleningsovereenkomst Leg looptijd, opzegging, pakketten, meerwerk en betaling vast.
Uitleg over dit document

Algemene Voorwaarden voor een Administratiekantoor opstellen, waarom?

Niet iedere ondernemer weet precies wat algemene voorwaarden voor een administratiekantoor zijn, wanneer u ze nodig heeft en welke risico’s ze moeten afdekken. Daarom leggen wij hieronder uit wat dit document inhoudt, waar u op moet letten en waarom juridisch maatwerk belangrijk is.

Wat zijn algemene voorwaarden voor een administratiekantoor?
Algemene voorwaarden voor een administratiekantoor zijn de standaardbedingen die een boekhouder, administrateur of boekhoudkantoor hanteert bij alle opdrachten van zijn cliënten: het voeren van de administratie, het opstellen van jaarrekeningen, het verzorgen van btw-aangiften, de salarisadministratie, de loonadministratie en financieel advies. Zij regelen de rechten en verplichtingen die niet uitputtend in de individuele opdrachtbevestiging staan: de aansprakelijkheid bij fouten in de administratie of aangifte, de informatieplicht van de cliënt, de bewaartermijnen van stukken, de vertrouwelijkheid van financiële gegevens, de opzeggingsregeling en de reactietijd bij wettelijke deadlines. Administratiekantoren opereren in een bijzonder aansprakelijkheidslandschap: fouten kunnen leiden tot belastingcorrecties, boetes, rente en bestuurdersaansprakelijkheid voor cliënten — schades die de jaaromzet van het administratiekantoor ver overtreffen als zij niet contractueel zijn begrensd. Onze juristen stellen voor administratiekantoren algemene voorwaarden op die de aansprakelijkheid bij aangiftefouten en administratieve tekortkomingen correct begrenzen, de informatieplicht van de cliënt als aansprakelijkheidsschild vestigen, de bewaartermijnen correct vastleggen en de opzeggingsregeling uw praktijkcontinuïteit beschermen.
Hoe begrenst u de aansprakelijkheid bij fouten in de administratie of aangifte?
De aansprakelijkheid bij fouten is voor administratiekantoren existentieel. Een fout in de btw-aangifte leidt tot een naheffing plus een verzuimboete bij de cliënt; een fout in de jaarrekening leidt in het ergste geval tot bestuurdersaansprakelijkheid of een schadeclaim van een financier die op de jaarrekening heeft vertrouwd. Als die schades volledig voor rekening van het administratiekantoor komen, is geen enkele omvang van praktijk daartegen bestand. Uw AV moeten de aansprakelijkheid op vier niveaus begrenzen. Ten eerste beperking tot directe schade: gevolgschade — reputatieschade van de cliënt, gederfde financiering, belastingboetes die voortvloeien uit de fout — is bij zakelijke cliënten uitdrukkelijk uitgesloten. Ten tweede een maximumbedrag: de aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag van de jaarlijkse opdrachtsom voor de betreffende dienst of tot het bedrag van de uitkering onder de beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Ten derde een meldingstermijn: fouten moeten binnen een redelijke termijn na ontdekking worden gemeld — een cliënt die een fout pas meldt nadat de belastingdienst een boekenonderzoek heeft afgerond en de administrateur geen herstelkans meer heeft gehad, verliest zijn aanspraken gedeeltelijk of volledig. Ten vierde de eigen schuld van de cliënt: als de fout is veroorzaakt door onjuiste, onvolledige of te late aanlevering van gegevens door de cliënt, vervalt of vermindert de aansprakelijkheid van het administratiekantoor naar rato van de bijdrage van de cliënt aan het ontstaan van de schade. Onze juristen formuleren een aansprakelijkheidsstructuur die aansluit bij uw beroepsaansprakelijkheidsverzekering.
Hoe legt u de informatieplicht van de cliënt als aansprakelijkheidsschild vast?
De meest effectieve bescherming van een administratiekantoor is niet de aansprakelijkheidsbeperking zelf, maar de informatieplicht van de cliënt die de grondslag voor die beperking legt. Een administratiekantoor kan alleen correct werken met de informatie die de cliënt aanlevert — als die informatie onjuist, onvolledig of te laat is, is de kwaliteit van de administratie en de aangifte per definitie beperkt. Uw AV moeten de informatieplicht van de cliënt uitdrukkelijk en concreet vastleggen. De cliënt is verplicht alle voor de opdracht relevante informatie tijdig, volledig en correct aan te leveren. De cliënt is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de door hem verstrekte gegevens. Als de cliënt onjuiste of onvolledige informatie aanlevert en daardoor een fout in de administratie of aangifte ontstaat, is de aansprakelijkheid van het administratiekantoor uitgesloten voor zover de fout aan de onjuiste of onvolledige informatie is toe te rekenen. Uw AV moeten ook een aanlevertermijn vastleggen: stukken die te laat worden aangeleverd voor een wettelijke deadline zijn voor risico van de cliënt. De belastingboete die volgt uit een te late aangifte als gevolg van te late aanlevering door de cliënt, is voor rekening van de cliënt. Onze juristen formuleren een informatieplichtbepaling die het administratiekantoor beschermt bij de meest voorkomende aansprakelijkheidssituaties.
Hoe regelt u de bewaartermijnen voor administratieve stukken?
Administratiekantoren bewaren doorgaans administratieve stukken van cliënten: bonnen, facturen, bankafschriften, loonstroken en jaarrekeningen. De wettelijke bewaarplicht van artikel 52 AWR verplicht de ondernemer zeven jaar zijn administratie te bewaren; voor onroerend goed geldt een bewaarplicht van tien jaar. Uw AV moeten helder vastleggen wie verantwoordelijk is voor de bewaring van de originele stukken: de cliënt of het administratiekantoor? Doorgaans bewaart het administratiekantoor digitale kopieën ter uitvoering van de opdracht maar blijven de originele stukken de verantwoordelijkheid van de cliënt. Bij het einde van de opdracht moeten alle stukken die het administratiekantoor voor de cliënt bewaart, worden overgedragen aan de cliënt of aan het opvolgende kantoor binnen een overeengekomen termijn. Uw AV moeten ook het retentierecht vastleggen: het administratiekantoor heeft het recht stukken van de cliënt onder zich te houden totdat de cliënt zijn openstaande facturen heeft voldaan. Het retentierecht is wettelijk verankerd in artikel 3:290 BW maar moet uitdrukkelijk in uw AV zijn opgenomen om als verweer te kunnen worden gevoerd bij een overdrachtsgeschil. Onze juristen zorgen voor een bewaartermijnen- en retentiestructuur die praktisch werkbaar en juridisch correct is.
Hoe regelt u de opzegging en de overgang naar een ander kantoor?
De opzeggingsregeling beschermt de praktijkcontinuïteit van het administratiekantoor bij het vertrek van een cliënt. Uw AV moeten een opzegtermijn vastleggen die aansluit bij de complexiteit van de werkzaamheden en de belastingcyclus: een opzegtermijn van twee tot drie maanden is voor de meeste administratieve opdrachten redelijk, zodat het kantoor lopende aangiften en jaarberekeningen kan afronden. Bijzonder aandachtspunt: opzegging kort vóór een wettelijke deadline — btw-aangifte, loonaangifte, jaarrekening-deponeertermijn — mag er niet toe leiden dat de cliënt de opzegging gebruikt als excuus voor een te late aangifte. Uw AV moeten bepalen dat de cliënt bij opzegging verplicht is het administratiekantoor in staat te stellen lopende werkzaamheden ordentelijk af te ronden. De overdrachtsplicht bij wisseling van administrateur: het administratiekantoor levert bij het einde van de opdracht het dossier van de cliënt over in een gestructureerd en leesbaar formaat, na betaling van alle openstaande facturen. Het administratiekantoor is niet verplicht het dossier over te dragen aan een opvolgende administrateur die niet door de cliënt is gemachtigd. Onze juristen stellen een opzeggings- en overgangsregeling op die uw praktijk beschermt bij een vertrekkende cliënt.
Hoe integreert u de AVG-verplichtingen voor financiële persoonsgegevens?
Administratiekantoren verwerken structureel persoonsgegevens van de medewerkers van hun cliënten — voor de salarisadministratie en loonadministratie — en soms ook van de cliënten zelf als zij eenmanszaken of natuurlijke personen zijn. Op grond van de AVG treedt het administratiekantoor op als verwerker voor de loongegevens van de medewerkers van de cliënt: de cliënt is verwerkingsverantwoordelijke, het administratiekantoor verwerkt in opdracht. Een verwerkersovereenkomst is verplicht op grond van artikel 28 AVG. Uw AV kunnen de verwerkersovereenkomst als integraal onderdeel opnemen of als verplichte bijlage verwijzen. De bijzonder gevoelige categorie van financiële persoonsgegevens — salarisgegevens, BSN-nummers, bankgegevens — vereist passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Uw AV moeten de beveiligingsstandaard vastleggen en de meldplicht bij een datalek regelen: bij een beveiligingsincident waarbij salarisgegevens van medewerkers van de cliënt zijn betrokken, informeert het administratiekantoor de cliënt onmiddellijk zodat deze zijn meldplicht aan de Autoriteit Persoonsgegevens kan nakomen. Onze juristen integreren de AVG-verplichtingen volledig in uw contractstructuur.
Hoe werkt het bij MKBjuristen?
Na een korte intake over uw dienstenpakket, uw cliëntenportefeuille en uw specifieke risico's stellen onze juristen algemene voorwaarden voor uw administratiekantoor op die de aansprakelijkheid bij aangiftefouten correct begrenzen, de informatieplicht van de cliënt als aansprakelijkheidsschild vestigen, de bewaartermijnen en het retentierecht correct vastleggen, de opzeggingsregeling uw praktijkcontinuïteit beschermen en de AVG-verplichtingen voor salarisgegevens correct integreren. Heeft u al algemene voorwaarden? Dan controleren wij die op volledigheid, aansluiting bij de actuele beroepsregelgeving en juridische houdbaarheid.
Twijfelt u of uw document juridisch klopt? Wij beoordelen graag welke route verstandig is: opstellen, controleren of aanpassen.
Vraag offerte aan

Waarom geen standaarddocument gebruiken?

Een standaarddocument lijkt vaak een snelle oplossing, maar sluit meestal niet volledig aan op uw onderneming, afspraken, risico’s en manier van werken. Onze juristen stellen documenten op die passen bij uw situatie.

Standaarddocument
MKB Juristen
Niet afgestemd op uw onderneming
Op maat voor uw onderneming, branche en werkwijze
Geen controle op uw specifieke situatie
Intake met een jurist en beoordeling van uw risico’s
Mogelijk verouderd of onvolledig
Controle op actuele en praktische bepalingen
Geen persoonlijke toelichting
Uitleg over het gebruik van het document

Een standaarddocument lijkt goedkoop, totdat het niet goed past bij uw situatie. Daarom zorgen wij voor juridisch maatwerk dat aansluit op uw onderneming.

Maatwerk per administratieve dienst

Niet ieder administratiekantoor loopt dezelfde risico’s. Daarom maken wij voorwaarden niet generiek, maar afgestemd op boekhouding, aangiften, salarisadministratie, advies, software en klanttype.

Boekhouding & administratie

Aandacht voor aanlevering, bankkoppelingen, facturen, rapportages en pakketgrenzen.

Fiscale aangiften

Aandacht voor termijnen, akkoord, klantinformatie, boetes, rente en indiening.

Salarisadministratie

Aandacht voor mutaties, cao-informatie, loonstroken, persoonsgegevens en deadlines.

Online administratie

Aandacht voor portalen, toegang, softwarestoringen, data-export en support.

Financiële rapportages

Aandacht voor aannames, actualiteit, gebruik van rapporten en aansprakelijkheid.

Wwft-gevoelige diensten

Aandacht voor cliëntonderzoek, informatieplicht, medewerking en beëindiging.


Algemene voorwaarden voor administratiekantoren moeten klantverantwoordelijkheid concreet maken. Daarom kijken wij naar aanlevering, aangiften, deadlines, privacy, geheimhouding, betaling en aansprakelijkheid.

Veelgemaakte fouten bij algemene voorwaarden administratiekantoor

Bij administratiekantoren gaat het vaak mis doordat niet duidelijk is welke gegevens de klant moet aanleveren en wanneer het kantoor daarop mag vertrouwen.

  • Geen duidelijke aanleverplicht voor klanten opnemen
  • Aangifte-akkoord, deadlines en klantcontrole niet regelen
  • Fiscale boetes en belastingrente niet afbakenen
  • Abonnementen en meerwerk te vaag omschrijven
  • Salarisadministratie zonder mutatiedeadlines uitvoeren
  • Privacy en geheimhouding van financiële gegevens vergeten
  • Aansprakelijkheid niet beperken bij kleine maandvergoedingen
  • Dossieroverdracht en data-export niet regelen

Stel algemene voorwaarden voor uw administratiekantoor goed op en voorkom onnodige problemen in de toekomst. Goede voorwaarden voorkomen discussie over aanlevering, aangiften, deadlines, boetes, privacy en aansprakelijkheid.

Zijn algemene voorwaarden verplicht voor een administratiekantoor?

Nee, maar ze zijn sterk aan te raden omdat zij afspraken vastleggen over aanlevering, aangiften, termijnen, betaling, privacy en aansprakelijkheid.

Wie is verantwoordelijk voor juiste administratiegegevens?

De klant moet juiste en volledige informatie aanleveren. Leg die verplichting duidelijk vast.

Kan ik aansprakelijkheid voor fiscale boetes beperken?

Vaak kan aansprakelijkheid worden beperkt wanneer boetes ontstaan door te late of onjuiste informatie van de klant.

Heb ik een verwerkersovereenkomst nodig?

Vaak wel bij verwerking van persoonsgegevens namens klanten, bijvoorbeeld bij salarisadministratie.

Kan MKB Juristen bestaande voorwaarden voor mijn administratiekantoor controleren?

Ja. Wij controleren onder meer aanlevering, aangiften, salarisadministratie, privacy, betaling, beëindiging en aansprakelijkheid.

Neem contact met ons op

Annelore Hendriks

Meer weten over onze dienstverlening?
Neem dan contact op met onze specialisten.

Nieuwsbrief voor ondernemers

Ontvang praktische juridische tips in uw mailbox

Schrijf u direct in

Vul uw e-mailadres in en ontvang onze nieuwsbrief.

Geen spam. Alleen juridische tips.
Door u in te schrijven gaat u akkoord met onze privacyverklaring.
MKB Juristen bij KVK Bron: KVK 2019
Gratis adviesgeprek