Fraude, Compliance en integriteit

Wat we doen

Zaken die te maken hebben met compliance, integriteitsschendingen, intimidatie, pestgedrag, discriminatie, fraude en diefstal brengen in een organisatie vaak veel onrust teweeg. Of je werkgever bent of als je zelf een dergelijke schending wordt verweten, je zult voor vaak lastige vragen en keuzes komen te staan. De ervaren specialisten van onze praktijkgroep staan klaar. Wij hebben veel ervaring met deze zaken, zowel in het bedrijfsleven als in de publieke en semi-publieke sector. Wij overzien het hele speelveld en adviseren bij de complexe afweging van belangen en strategieën die in soort kwesties vaak aan de orde is. Dat doen wij zo nodig in nauwe samenwerking met andere disciplines zoals forensisch onderzoek, strafrecht en communicatie-adviseurs. Is het nodig, dan kunnen wij ook bijstand verlenen in (klacht)procedures en gerechtelijke procedures. Ook kunnen wij zorgen voor bemiddeling met behulp van mediation. Natuurlijk is voorkomen beter dan genezen. Dus staan we je ook op het gebied van preventie met raad en daad bij.

• Compliance (risico-inventarisatie en preventiebeleid)
• (Vermoedens van) fraude of diefstal
• (Vermoedens van) integriteitsschendingen, intimidatie, pestgedrag, discriminatie
• Arbeidsrechtelijke sancties en geschillenbeslechting in het kader van compliance en integriteitskwesties
• Mediations
• Klachtprocedures
• Gerechtelijke procedures

Vragen op het gebied van fraude en integriteit? Neem dan contact op.

Fraude, compliance en integriteit binnen het arbeidsrecht

Fraude- en integriteitskwesties raken altijd de arbeidsrelatie. Een vermoeden van fraude, diefstal, machtsmisbruik, belangenverstrengeling, onjuist declaratiegedrag of grensoverschrijdend gedrag dwingt de werkgever tot handelen, terwijl voor de betrokken werknemer veel op het spel staat. Deze pagina valt onder onze hoofdexpertise Arbeidsrecht en benadert het onderwerp dan ook vanuit de arbeidsverhouding: onderzoek, sancties, ontslag, bescherming van melders en de privacyregels die daarbij gelden. Bij MKB Juristen werken advocaten en bedrijfsjuristen in gemengde teams samen, zodat we zowel het internationale concern als de bakker op de hoek op het juiste niveau bijstaan.

Integriteitsonderzoek en feitenonderzoek: zorgvuldig de feiten vaststellen

Voordat een werkgever maatregelen neemt, moeten de feiten boven tafel komen via een onafhankelijk en zorgvuldig integriteitsonderzoek (feitenonderzoek). De kwaliteit van dat onderzoek is doorslaggevend: een rechter toetst later of het gedegen, objectief en proportioneel is uitgevoerd. Wij bewaken daarbij de essentiële waarborgen:

• hoor en wederhoor: de betrokken werknemer krijgt de gelegenheid om op de bevindingen te reageren;
• een heldere onderzoeksopdracht en afbakening, zodat het onderzoek niet uitdijt tot een fishing expedition;
• vertrouwelijkheid en een correcte bejegening van alle betrokkenen;
• rechtmatige bewijsgaring, ook waar gebruik wordt gemaakt van forensisch onderzoek of e-mail- en systeemgegevens.

Overhaast handelen onder interne druk is onverstandig: het ondergraaft de bewijspositie en vergroot het risico op procedurele fouten. Tegelijk mag een werkgever niet te lang stilzitten als hij ontslag op staande voet overweegt.

Arbeidsrechtelijke sancties: van waarschuwing tot ontslag op staande voet

Afhankelijk van de ernst van de schending en de omstandigheden van het geval staan verschillende maatregelen open: een formele waarschuwing, een berisping, schorsing of non-actiefstelling, overplaatsing, of beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Bij een ernstig verwijt komt ontslag in beeld. Een ontslag op staande voet vereist op grond van artikel 7:677 en artikel 7:678 van het Burgerlijk Wetboek een dringende reden — denk aan diefstal, verduistering of fraude — die zó zwaar is dat van de werkgever niet langer gevergd kan worden de arbeidsovereenkomst voort te zetten. Daarnaast geldt het strenge vereiste van onverwijldheid: de opzegging moet vrijwel direct volgen nadat de werkgever met de dringende reden bekend is geworden, waarbij een voortvarend onderzoek en het inwinnen van juridisch advies wel zijn toegestaan. Is ontslag op staande voet te ingrijpend of te risicovol, dan kan ontbinding via de kantonrechter (artikel 7:669 BW, op grond van verwijtbaar handelen, de e-grond) een passender route zijn. Wij wegen die routes scherp tegen elkaar af; zie ook onze pagina over Ontslagrecht.

Klokkenluiders: melden van misstanden en het benadelingsverbod

Fraude en integriteitsschendingen komen vaak aan het licht door een interne melding. De Wet bescherming klokkenluiders verplicht werkgevers met 50 of meer werknemers tot een interne meldregeling en beschermt melders die te goeder trouw een vermoeden van een misstand melden. Het gaat daarbij niet om bewijs, maar om een op feiten gebaseerd, voldoende concreet en serieus vermoeden dat raakt aan het maatschappelijk belang. Een werkgever mag een melder niet benadelen — bijvoorbeeld door ontslag, overplaatsing of het onthouden van promotie — gedurende en na de behandeling van de melding (het benadelingsverbod, mede verankerd in artikel 7:658c van het Burgerlijk Wetboek). Lastig is dat een melder soms tegelijkertijd geheimhoudings- of privacyregels overtreedt, bijvoorbeeld door bewijs veilig te stellen. Een disproportionele reactie zoals ontslag op staande voet kan dan toch onrechtmatig zijn. Wij beoordelen vooraf of iemand klokkenluidersbescherming geniet, zodat een sanctie geen boemerang wordt.

Privacy en bewijsvergaring: de grenzen van onderzoek

Bij fraudeonderzoek verzamelt een werkgever al snel persoonsgegevens: e-mails, logbestanden, camerabeelden of bankafschriften. Dat moet binnen de kaders van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en het arbeidsrecht. Heimelijk onderzoek, zoals het uitlezen van een zakelijke e-mailbox of cameratoezicht, is alleen toegestaan onder strikte voorwaarden van noodzaak, proportionaliteit en subsidiariteit, en vaak pas na een gerechtvaardigd vermoeden. Onrechtmatig verkregen bewijs hoeft een rechter niet altijd buiten beschouwing te laten, maar het verzwakt de positie van de werkgever en kan tot aansprakelijkheid leiden. Wij stemmen de onderzoeksmethode daarom af op wat juridisch houdbaar is; zie ook Privacy in het arbeidsrecht.

Compliance en preventie: voorkomen is beter dan genezen

De beste integriteitszaak is de zaak die niet ontstaat. Wij helpen organisaties — van de kleine onderneming tot het beursgenoteerde concern — met het opzetten van een werkbaar compliance- en integriteitsbeleid: een gedragscode, een vertrouwenspersoon, een meldregeling die voldoet aan de Wet bescherming klokkenluiders, heldere afspraken over geheimhouding en bedrijfsmiddelen, en een sanctiebeleid dat in de praktijk standhoudt. Goede contractuele verankering — bijvoorbeeld in arbeidscontracten — voorkomt dat een werkgever bij een schending met lege handen staat. Voor de (semi-)publieke sector gelden bovendien aanvullende integriteitsnormen; ook daar zijn wij thuis, zie onze pagina over de (semi-)publieke sector.

Veelgestelde vragen over fraude, compliance en integriteit

Mag ik als werkgever direct iemand ontslaan bij een vermoeden van fraude?
Niet zomaar. Ontslag op staande voet vereist een dringende reden (artikel 7:677 en 7:678 BW) én onverwijld handelen. Een vermoeden is nog geen vastgesteld feit; eerst is meestal een voortvarend integriteitsonderzoek nodig. Een te snel of een te traag genomen besluit kan het ontslag onderuithalen.

Wat als de werknemer zegt dat hij klokkenluider is?
Dan moet u eerst beoordelen of er sprake is van een melding van een vermoeden van een misstand in de zin van de Wet bescherming klokkenluiders. Is dat zo, dan geldt een benadelingsverbod en mag u de werknemer niet benadelen vanwege de melding. Een sanctie kan dan onrechtmatig zijn, ook als de werknemer daarbij een regel heeft overtreden.

Welk bewijs mag ik gebruiken?
Bewijs moet rechtmatig zijn verkregen binnen de AVG en de eisen van noodzaak, proportionaliteit en subsidiariteit. Heimelijk onderzoek mag alleen onder strikte voorwaarden. Onrechtmatig bewijs verzwakt uw positie en kan tot aansprakelijkheid leiden.

Helpen jullie ook de werknemer die beschuldigd wordt?
Ja. Wij staan zowel werkgevers als werknemers bij. Wordt u een integriteitsschending verweten, dan bewaken wij dat het onderzoek zorgvuldig verloopt, dat hoor en wederhoor plaatsvindt en dat een eventuele sanctie proportioneel is.

Advies bij fraude, compliance en integriteit nodig?

Speelt er een vermoeden van fraude of een integriteitskwestie, of wilt u uw compliancebeleid op orde brengen? Onze advocaten en bedrijfsjuristen denken mee over onderzoek, sancties, melders en preventie — vanuit het bredere kader van het arbeidsrecht. Neem gerust contact op voor een eerste afweging van uw zaak.