Wat te doen met overuren? Niet eenvoudig!

Overuren in Nederland zijn niet vrij te regelen: de hoofdregel is dat structureel overwerk moet worden vergoed of gecompenseerd, tenzij u in de arbeidsovereenkomst of cao geldige afwijkende afspraken heeft gemaakt. Als werkgever moet u bovendien de gewerkte uren en rusttijden bijhouden. Doet u dat niet, dan komt u bij een geschil over overuren al snel in een lastige bewijspositie terecht. Hieronder leest u welke regels gelden, welke risico’s u loopt en hoe u overurenclaims voorkomt.

Wat zijn overuren precies?

Van overuren (of overwerk) is sprake wanneer een werknemer meer uren werkt dan de in de arbeidsovereenkomst afgesproken arbeidsduur. Het gaat dus om uren bovenop het overeengekomen rooster. Belangrijk is het onderscheid met de vraag of die uren ook vergoed of gecompenseerd moeten worden: dat hangt af van de arbeidsovereenkomst, een eventuele cao en de wettelijke kaders.

De aanleiding voor veel vragen over dit onderwerp was een uitspraak van het Europese Hof van Justitie, waarin werd geoordeeld dat lidstaten werkgevers moeten verplichten een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem op te zetten om de dagelijkse arbeidstijd van werknemers te registreren. Doel daarvan is te kunnen controleren of de regels rond maximale arbeidstijd en minimale rusttijd worden nageleefd. In Nederland verplicht de Arbeidstijdenwet werkgevers al om arbeids- en rusttijden bij te houden.

Wie moet bewijzen dat er overuren zijn gemaakt?

In beginsel ligt de bewijslast bij de werknemer die de overuren claimt: hij moet aannemelijk maken dat hij de extra uren daadwerkelijk heeft gewerkt. Als werkgever mag u dat bewijs proberen te weerleggen. In de praktijk wordt die positie voor werkgevers echter steeds lastiger.

Het Gerechtshof ‘s-Hertogenbosch oordeelde op 28 mei 2019 dat, wanneer een werkgever zelf geen deugdelijke urenregistratie bijhoudt, een gedetailleerde urenstaat van de werknemer als uitgangspunt kan dienen. De werkgever moet dan maar bewijzen dat er minder is overgewerkt. Deze lijn sluit aan bij de Europese rechtspraak over arbeidstijdregistratie. De praktische conclusie is duidelijk: een sluitend systeem voor urenregistratie beschermt juist u als werkgever.

Waarom urenregistratie u beschermt

Zonder eigen registratie staat u met lege handen tegenover de administratie van een werknemer. Met een betrouwbare registratie kunt u claims onderbouwd weerleggen, voorkomt u onverwachte loonvorderingen achteraf en voldoet u meteen aan uw verplichtingen onder de Arbeidstijdenwet. Het is dus geen administratieve last, maar een vorm van risicobeheersing.

Wanneer komen overuren voor rekening van de werkgever?

De werknemer moet niet alleen aantonen dat hij heeft overgewerkt, maar ook dat die overuren voor rekening van de werkgever komen. Het is namelijk niet de bedoeling dat een werkgever moet opdraaien voor de eenzijdige, vrijwillige keuze van een werknemer om langer door te werken zonder dat daar opdracht of noodzaak voor was.

Toch kan de werkgever ook op grond van redelijkheid en billijkheid gehouden zijn de overuren te vergoeden. Daarvoor is een vorm van instemming nodig, die ook stilzwijgend kan zijn. De rechter kijkt naar de praktische omstandigheden. Bij leidinggevende of hogere kaderfuncties ligt stilzwijgende instemming met overwerk eerder voor de hand, net als in sectoren waar overwerk gebruikelijk is. Wie als werkgever overuren ziet ontstaan en niet ingrijpt, kan dus geacht worden ermee in te stemmen.

De cruciale rol van de arbeidsovereenkomst

Bovenstaande regels gelden alleen voor zover partijen niets anders hebben afgesproken. Daarmee komen de bepalingen van de arbeidsovereenkomst centraal te staan. In een goede arbeidsovereenkomst worden steeds vaker heldere afspraken over overwerk vastgelegd.

Zo kunt u opnemen dat het werk gedurende het jaar fluctueert en dat overuren niet per dag maar op jaarbasis worden bekeken. Dat maakt flexibele arbeidstijden mogelijk en helpt overurenclaims te voorkomen. Ook kunt u praktische afspraken maken over de vergoeding van overuren: u kunt bepalen dat overwerk binnen het salaris is inbegrepen, dat het apart wordt vergoed, of een specifiek overwerktarief afspreken. Let wel: niet elke afspraak is rechtsgeldig. Lees ook waarom het belang van een goede arbeidsovereenkomst verder reikt dan alleen de overurenregeling.

Let op: u kunt overuren niet volledig vrij regelen

Hoewel u in de arbeidsovereenkomst veel kunt vastleggen, is uw juridische bewegingsvrijheid beperkt. Vaak gelden er namelijk cao-bepalingen die het overwerk regelen, en daarvan kunt u meestal niet zomaar afwijken. Controleer dus altijd eerst of een cao van toepassing is en wat die over overwerk en eventuele toeslagen voorschrijft.

Daarnaast speelt het wettelijk minimumloon een rol. Sinds over- en meerwerk onder de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag vallen, mag een werknemer over alle gewerkte uren samen, inclusief overuren, per betalingsperiode niet onder het minimumloon uitkomen. Komt het loon door onbetaalde overuren onder die grens, dan moet u in beginsel uitbetalen. Compensatie in tijd (tijd-voor-tijd) is voor minimumloonverdieners aan strikte voorwaarden gebonden, die mede in een cao geregeld kunnen zijn. Omdat deze regels regelmatig wijzigen, is het verstandig de actuele bedragen en voorwaarden te laten toetsen.

Praktijkvoorbeeld: de slager zonder urenregistratie

Hoe groot het risico van ontbrekende registratie is, blijkt uit een praktijkvoorbeeld. Een werknemer claimde meer dan duizend overuren en hield die nauwkeurig bij in een agenda. De werkgever had zelf geen urenregistratie en stelde slechts dat er minder was overgewerkt, zonder dat te kunnen onderbouwen. De rechter nam de administratie van de werknemer als uitgangspunt en kende een fors bedrag toe. De les: zonder eigen registratie verliest u de discussie over overuren vaak al voordat die goed begint.

Vervolgstappen bij een overurenkwestie

• Controleer of op uw onderneming een cao van toepassing is en wat die over overwerk bepaalt.
• Zet een objectief en betrouwbaar systeem voor urenregistratie op en houd dit consequent bij.
• Leg in de arbeidsovereenkomst duidelijke afspraken vast over overwerk en de vergoeding daarvan.
• Grijp tijdig in als u structureel overwerk ziet ontstaan, zodat geen stilzwijgende instemming wordt aangenomen.
• Laat bestaande contracten en regelingen periodiek juridisch toetsen op actualiteit.

Veelgestelde vragen over overuren

Moet ik als werkgever overuren altijd uitbetalen?

Niet altijd. Of overuren vergoed of gecompenseerd moeten worden, hangt af van de arbeidsovereenkomst en een eventuele cao. Wel geldt dat een werknemer over alle gewerkte uren samen niet onder het wettelijk minimumloon mag uitkomen; daalt het loon daardoor onder die grens, dan moet u in beginsel uitbetalen.

Is urenregistratie in Nederland verplicht?

De Arbeidstijdenwet verplicht werkgevers om arbeids- en rusttijden bij te houden, en Europese rechtspraak benadrukt de noodzaak van een objectief en betrouwbaar registratiesysteem. Ook zonder een specifiek voorgeschreven systeem is een deugdelijke registratie dus sterk aan te raden, mede vanwege uw bewijspositie bij geschillen.

Wie moet bewijzen dat er overuren zijn gewerkt?

In beginsel de werknemer die de overuren claimt. Houdt u als werkgever echter geen urenregistratie bij, dan kan een gedetailleerde urenstaat van de werknemer als uitgangspunt dienen en verschuift de bewijslast feitelijk naar u.

Kan ik in de arbeidsovereenkomst afspreken dat overwerk niet wordt vergoed?

Dat kan onder voorwaarden, maar uw vrijheid is beperkt. Een toepasselijke cao kan dwingende regels stellen en het minimumloon vormt een ondergrens. Laat een dergelijke clausule daarom altijd juridisch toetsen voordat u erop vertrouwt.

Tellen overuren mee voor het minimumloon?

Ja. Over- en meerwerk vallen onder de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag. Per betalingsperiode mag het totaal van alle gewerkte uren, inclusief overuren, niet onder het minimumloon liggen.

Overurenregeling juridisch goed vastleggen?

Overuren lijken een detail, maar een onduidelijke regeling kan leiden tot stevige loonvorderingen achteraf. Een waterdichte overurenregeling vraagt om maatwerk waarbij de arbeidsovereenkomst, de cao en de wettelijke grenzen op elkaar aansluiten. De specialisten van MKB Juristen helpen u graag bij het opstellen of controleren van uw arbeidsovereenkomsten en bij vragen over arbeidsrecht. Heeft u een lopend conflict of een vraag over uw situatie? Bekijk onze mogelijkheden voor rechtshulp of plan een vrijblijvende intake in, zodat u niet met vragen blijft zitten.