Eindeloos wachten op geld. Het blijkt voor veel Nederlandse ondernemingen een pijnlijke realiteit te zijn. Ongeveer één derde van de waarde van de Nederlandse zakelijke facturen zou te laat worden betaald. Dat heeft soms ingrijpende gevolgen voor ondernemingen die op hun beurt in betalingsmoeilijkheden komen. Daarom zorg je er maar beter voor dat klanten wél tijdig betalen. Dit kan je op verschillende manieren doen. Dat bewijzen ook onderstaande 7 juridische tips.
# 1. Maak duidelijke afspraken over de betalingstermijn
Wil je dat klanten tijdig betalen? Geef dan steeds een uiterste betalingstermijn aan. Doe dit niet alleen in jouw algemene voorwaarden, maar noteer de betalingstermijn ook duidelijk op de factuur, de offerte en de opdrachtbevestiging. Een betalingstermijn van dertig dagen wordt als acceptabel aanzien, maar ook 14 of zelfs 8 dagen komt steeds vaker voor.
# 2. Pas de betalingstermijn aan in functie van de klant
Hoewel de algemene voorwaarden een betalingstermijn kunnen bevatten, is het mogelijk om er alsnog van af te wijken. In de algemene voorwaarden zal dan worden aangegeven dat de partijen zo’n afwijking accepteren.
Dergelijke afwijkingen zijn een interessant instrument om de betalingstermijn aan te passen in functie van jouw debiteurenbeheer. Klanten met een slechte betaalhistorie of een beperkte kredietwaardigheid moeten vervolgens sneller betalen. Dit zorgt ervoor dat je indien nodig sneller kan ingrijpen en de klant dus sneller tot betalen kan dwingen. Zo hoef je niet te wachten op een klant die toch niet gaat betalen.
# 3. Stuur meteen een betalingsherinnering bij het verstrijken van de betalingstermijn
Je moet niet alleen een betalingstermijn opleggen, maar je dient de betalingstermijn ook actief te bewaken. Zo weet de klant dat je graag jouw administratie op orde hebt. Van zodra de betalingstermijn is verstreken, stuur je daarom een vriendelijke herinnering. Mogelijks is het louter het gevolg van een vergetelheid. En daarmee is de kous af.
Stuur overigens gelijktijdig met de betalingsherinnering steeds een kopie van de factuur opdat de klant niet hoeft te zoeken, want van uitstel komt afstel…
# 4. Dek jezelf in tegen wanbetaling
Jouw voorwaarden vormen samen het meest manmoedig middel om je in te dekken tegen wanbetaling. Zo kan je bijvoorbeeld de eigendomsoverdracht uitstellen tot het moment van betaling, waardoor je de geleverde zaak eenvoudig terug kan vorderen. Of je kan aanhalen dat nieuwe leveringen worden uitgesteld tot voldoening van alle facturen. En misschien kan je aan een eventueel kredietwaardigheidsprobleem wel een beëindigingsgrond koppelen. Via dergelijke clausules treed je bij wanbetaling actief op. Hierdoor beperk je jouw schade.
# 5. Voorzie een contractuele boete
In jouw overeenkomsten en voorwaarden kan je ook een boetebeding opnemen. Het boetebeding legt een forfaitaire boete op eenmaal de betalingstermijn is verstreken. Toch kan het boetebeding ook worden afgestemd op het openstaande bedrag. Zo leg je bijvoorbeeld een boete op van 1% van het factuurbedrag per dag dat de klant te laat is.
Let wel op, want zo’n boetebeding zal de wettelijke (handels)rente vervangen. Gelukkig kan je in de algemene voorwaarden opnemen dat je het recht behoudt om toch de wettelijke (handels)rente in plaats van het boetebeding te vorderen. Zo kies je zelf welk regime voor jou het voordeligst is.
# 6. Vorder de wettelijke rente op de contractuele boete
Hier blijkt er soms verwarring te ontstaan omdat je moet kiezen tussen de wettelijke rente en de contractuele boete. Echter kan je wel gewoon de wettelijke rente over de contractuele boete toepassen.
Indien de klant met andere woorden ook de boete laattijdig zou betalen, mag je hierop wel gewoon de wettelijke rente vorderen. Maak dan ook gebruik van dit recht en geef in jouw voorwaarden concreet aan dat de wettelijke rente van toepassing is op laattijdig betaalde boetes. Zo zet je de klant extra onder druk om toch maar tijdig tot betalen over te gaan.
# 7. Beloon snelle betalers
Je hoeft natuurlijk niet alleen repressief met boetes en de wettelijke rente te zwaaien. Soms is het voldoende om beloningen toe te kennen aan klanten die wél snel betalen. Zo kan je bijvoorbeeld wel een betalingstermijn toekennen van 30 dagen, maar klanten die binnen een termijn van 8 dagen betalen op een mooie korting laten rekenen.
Een beperkte korting van één of twee procent is heel gebruikelijk. Met zo’n beperkte korting zorg je er echter voor dat klanten bij ontvangst van de factuur meteen tot betalen overgaan en de factuur niet ergens onderin de stapel komt te liggen. En zo zorg je ervoor dat klanten sneller betalen.
Goede voorwaarden zijn cruciaal
Soms kan een vriendelijk telefoontje wonderen verrichten, maar vaak blijken jouw (verkoop)voorwaarden toch het krachtigste instrument te zijn om de klant tijdig te laten betalen.
Contractuele boetes, een eigendomsvoorbehoud en een strikt debiteurenbeheer zijn zowel proactief als curatief de beste instrumenten die je hebt. Daarom schenken wij van MKB Juristen uitgebreid aandacht aan jouw rechtspositie. Dit doen we niet alleen tijdens het opstellen van algemene voorwaarden, maar je vindt onze zienswijze ook terug in alle andere overeenkomsten die we voor jou maken.
Wil ook jij klanten sneller laten betalen en kan je daarvoor extra juridische slagkracht gebruiken? Leg dan even jouw bestaande overeenkomsten voor aan één van onze juristen.
Of laat ze gewoon meteen door ons opstellen. Dan ben je net zo veilig.
