7 juridische tips om ervoor te zorgen dat klanten sneller betalen

Wil je klanten sneller laten betalen? Leg betalingstermijnen schriftelijk vast, herinner direct na het verstrijken ervan en bouw juridische prikkels in je algemene voorwaarden in: eigendomsvoorbehoud, een boetebeding en wettelijke handelsrente. Een korte betalingstermijn die je actief bewaakt, gecombineerd met sterke voorwaarden, is veruit het effectiefste middel tegen wanbetaling. In Nederland wordt een fors deel van de zakelijke facturen te laat betaald, met directe gevolgen voor je liquiditeit. Hieronder lees je zeven concrete, juridisch onderbouwde manieren om je werkkapitaal te beschermen.

Waarom betalen klanten te laat?

Late betalingen zijn zelden kwade opzet. Vaak gaat het om vergetelheid, een onduidelijke factuur, een ontbrekende of te ruime betalingstermijn, of simpelweg een klant die jouw factuur onderaan de stapel legt omdat er geen consequenties aan vasthangen. Een aanzienlijk deel van de Nederlandse zakelijke facturen wordt te laat voldaan, en dat raakt vooral het mkb: jij financiert ondertussen het werk voor, terwijl je eigen kosten en belastingen gewoon doorlopen.

De rode draad in onderstaande tips: maak je afspraken expliciet, bewaak ze actief en zorg dat te laat betalen de klant geld kost. Zo verschuift de prikkel van uitstellen naar tijdig betalen.

1. Maak duidelijke afspraken over de betalingstermijn

Wil je dat klanten tijdig betalen, geef dan altijd een uiterste betalingstermijn aan. Doe dit niet alleen in je algemene voorwaarden, maar noteer de betalingstermijn ook duidelijk op de factuur, de offerte en de opdrachtbevestiging. Een termijn van dertig dagen geldt als gangbaar, maar veertien of zelfs acht dagen komt steeds vaker voor.

Belangrijk om te weten: bij een overeenkomst tussen ondernemers geldt een wettelijke regeling voor de betalingstermijn. Spreek je niets af, dan geldt doorgaans een termijn van dertig dagen. Een langere termijn afspreken kan, maar in beginsel tot een wettelijk maximum van zestig dagen. Een nog langere termijn is alleen toegestaan als die aantoonbaar niet nadelig of kennelijk onbillijk is voor de schuldeiser. Houd je betalingstermijnen dus liever kort dan lang.

Let bovendien op een aanvullende regel die geldt wanneer een groot bedrijf moet betalen aan een mkb-onderneming of zzp’er: in die situatie is een betalingstermijn van langer dan dertig dagen niet toegestaan. Spreek je toch iets langers af, dan wordt de termijn van rechtswege teruggebracht en kun je over de te laat betaalde periode wettelijke handelsrente vorderen. Twijfel je of jouw voorwaarden hier juridisch waterdicht in zijn? Onze juristen voor ondernemingsrecht kijken graag met je mee.

Welke betalingstermijn mag je afspreken? Een overzicht

• Geen termijn afgesproken (B2B): dan geldt in beginsel een wettelijke termijn van dertig dagen.
• Standaard B2B: een termijn tot zestig dagen mag je vrij afspreken.
• Langer dan zestig dagen (B2B): alleen toegestaan als dit aantoonbaar niet nadelig of onbillijk is voor de schuldeiser.
• Groot bedrijf betaalt aan mkb of zzp’er: maximaal dertig dagen; een langere afspraak wordt van rechtswege ingekort.

2. Stem de betalingstermijn af op de klant

Hoewel je algemene voorwaarden een standaard betalingstermijn bevatten, mag je daar in individuele afspraken van afwijken. Dat maakt de betalingstermijn een instrument voor je debiteurenbeheer.

Klanten met een slechte betaalhistorie of een beperkte kredietwaardigheid laat je sneller betalen, bijvoorbeeld vooruit of in termijnen. Zo kun je eerder ingrijpen en voorkom je dat je lang wacht op een klant die uiteindelijk toch niet betaalt. Toets de kredietwaardigheid van nieuwe, grotere afnemers vooraf, dat is goedkoper dan achteraf incasseren. Een praktisch voorbeeld: lever je voor het eerst aan een nieuwe afnemer een grote order, spreek dan een aanbetaling of betaling in termijnen af, zodat je nooit het volledige bedrag tegelijk voorfinanciert.

3. Stuur direct een betalingsherinnering

Een betalingstermijn opleggen is niet genoeg, je moet hem ook actief bewaken. Zodra de termijn verstrijkt, stuur je meteen een vriendelijke herinnering. Vaak gaat het om een vergetelheid en is daarmee de kous af. Tegelijk geef je het signaal dat jouw administratie op orde is.

Stuur bij de herinnering altijd een kopie van de factuur mee, zodat de klant niet hoeft te zoeken, want van uitstel komt afstel. Blijft betaling uit, stuur dan een aanmaning met een laatste betaaltermijn. Let op: bij consumenten is voor het in rekening brengen van incassokosten een correcte aanmaning met een betaaltermijn van veertien dagen wettelijk verplicht. Lees meer over een gestructureerde aanpak op onze pagina over incasso.

4. Dek je in tegen wanbetaling met je voorwaarden

Je algemene voorwaarden zijn je krachtigste instrument tegen wanbetaling. Een paar veelgebruikte clausules:

• Eigendomsvoorbehoud: de eigendom van geleverde zaken gaat pas over zodra de klant volledig heeft betaald. Betaalt de klant niet, dan kun je de geleverde zaak in beginsel terugvorderen.
• Opschorting van nieuwe leveringen: je levert pas verder als alle openstaande facturen zijn voldaan.
• Beëindigingsgrond bij betalingsproblemen: bij een dreigend kredietwaardigheidsprobleem of (uitstel van) betaling kun je de overeenkomst beëindigen of opschorten.

Met dit soort clausules treed je bij wanbetaling actief op en beperk je je schade. Voorwaarde is wel dat de voorwaarden correct van toepassing zijn verklaard en tijdig ter hand zijn gesteld, anders kan de klant ze vernietigen. Zorg dus dat je klant je algemene voorwaarden aantoonbaar voor of bij het sluiten van de overeenkomst heeft ontvangen.

5. Voorzie een boetebeding in je overeenkomst

In je overeenkomsten en voorwaarden kun je een boetebeding opnemen: een vooraf vastgestelde vergoeding die verschuldigd is zodra de betalingstermijn is verstreken. Dat kan een vast bedrag zijn of een percentage van het openstaande factuurbedrag.

Let op twee dingen. Ten eerste: een boetebeding treedt in beginsel in de plaats van de wettelijke (handels)rente. Neem daarom in je voorwaarden op dat je het recht behoudt om in plaats daarvan de wettelijke (handels)rente te vorderen, zodat je per geval het gunstigste regime kiest. Ten tweede: een boete mag niet buitensporig zijn. Een rechter kan een onredelijk hoog boetebeding matigen, en tegenover consumenten gelden strengere regels. Houd de boete dus realistisch en in verhouding tot de schade.

6. Maak gebruik van de wettelijke handelsrente

Betaalt een zakelijke klant te laat, dan heb je doorgaans recht op de wettelijke handelsrente: een verhoogd rentetarief dat speciaal geldt voor handelstransacties tussen ondernemers. Dit tarief ligt aanzienlijk hoger dan de gewone wettelijke rente en wordt halfjaarlijks door de overheid vastgesteld. Het percentage verandert dus regelmatig, dus controleer altijd het actuele tarief (bijvoorbeeld via de Rijksoverheid) voordat je het berekent.

Daarnaast mag je bij zakelijke wanbetaling in beginsel ook een vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. Voor vorderingen op consumenten is de hoogte van die incassokosten wettelijk genormeerd via een staffel met een wettelijk minimum. Tussen ondernemers mag je daar contractueel van afwijken, mits je dat netjes in je voorwaarden vastlegt. Geef in je voorwaarden concreet aan dat rente en incassokosten verschuldigd zijn bij te late betaling, zo zet je de klant extra onder druk om op tijd te betalen.

7. Beloon snelle betalers

Je hoeft niet alleen met boetes en rente te zwaaien. Soms werkt een beloning beter. Geef bijvoorbeeld een betalingstermijn van dertig dagen, maar bied een kleine korting aan klanten die binnen acht dagen betalen.

Een korting van een of twee procent is heel gebruikelijk. Daarmee verleid je klanten om de factuur meteen te betalen in plaats van hem onderin de stapel te leggen. Reken wel even uit of de korting opweegt tegen het liquiditeitsvoordeel, voor de meeste ondernemers is sneller geld op de rekening die paar procent ruimschoots waard.

Stappenplan: van factuur tot betaling

Wil je je debiteurenbeheer strak organiseren, dan helpt een vaste werkwijze. Doorloop bij elke opdracht deze stappen:

1. Verklaar je algemene voorwaarden vooraf van toepassing en stel ze aantoonbaar ter hand.
2. Vermeld een korte betalingstermijn duidelijk op offerte, opdrachtbevestiging én factuur.
3. Factureer direct na levering en stuur een nette, complete factuur.
4. Stuur meteen na het verstrijken van de termijn een herinnering, met kopie van de factuur.
5. Blijft betaling uit? Stuur een aanmaning met een laatste termijn (bij consumenten: veertien dagen).
6. Nog steeds niets ontvangen? Start een incassotraject en vorder rente en kosten.

Goede voorwaarden zijn cruciaal

Een vriendelijk telefoontje doet soms wonderen, maar je (verkoop)voorwaarden zijn vaak het krachtigste instrument om klanten op tijd te laten betalen. Een betalingstermijn die je bewaakt, een eigendomsvoorbehoud, een boetebeding en een strikt debiteurenbeheer zijn zowel proactief als curatief je beste gereedschap.

Daarom besteden wij bij MKB Juristen veel aandacht aan je rechtspositie, niet alleen bij het opstellen van algemene voorwaarden, maar in alle overeenkomsten die we voor je maken. Blijft een klant ondanks alles in gebreke, dan helpen we je met het traject van aanmaning tot incasso. Loop je tegen een breder juridisch vraagstuk aan, dan staat onze rechtshulp voor ondernemers voor je klaar.

Veelgestelde vragen over klanten sneller laten betalen

Wat is een redelijke betalingstermijn voor een factuur?

Dertig dagen geldt als gangbaar, maar veertien of acht dagen mag ook en levert sneller geld op. Tussen ondernemers geldt in beginsel een wettelijk maximum van zestig dagen; een langere termijn kun je alleen onder strikte voorwaarden afspreken. Moet een groot bedrijf betalen aan een mkb’er of zzp’er, dan geldt zelfs een maximum van dertig dagen. Houd je termijn liever kort en bewaak hem actief.

Mag ik incassokosten en rente in rekening brengen bij een late betaling?

Ja. Bij zakelijke klanten kun je doorgaans de wettelijke handelsrente en een vergoeding voor incassokosten vorderen. Bij consumenten is de hoogte van de incassokosten wettelijk genormeerd en is een correcte aanmaning met een betaaltermijn van veertien dagen verplicht voordat je kosten in rekening brengt.

Wat is het verschil tussen een boetebeding en de wettelijke handelsrente?

Een boetebeding is een vooraf afgesproken bedrag of percentage dat de klant bij te late betaling verschuldigd is. De wettelijke handelsrente is een wettelijk rentetarief voor handelstransacties. Een boetebeding vervangt in beginsel die rente, neem daarom in je voorwaarden op dat je mag kiezen welk regime je toepast.

Wat is een eigendomsvoorbehoud en waarom helpt het?

Met een eigendomsvoorbehoud blijft een geleverde zaak juridisch van jou totdat de klant volledig heeft betaald. Betaalt de klant niet, dan kun je de zaak in beginsel terugvorderen. Het is een sterke prikkel om op tijd te betalen en beperkt je schade bij wanbetaling.

Hoe hoog is de wettelijke handelsrente?

De wettelijke handelsrente wordt halfjaarlijks door de overheid vastgesteld en ligt structureel hoger dan de gewone wettelijke rente. Omdat het percentage elk half jaar kan wijzigen, controleer je het actuele tarief altijd via een betrouwbare bron, zoals de Rijksoverheid, voordat je de rente berekent.

Wat kan ik doen als een klant ook na herinneringen niet betaalt?

Stuur eerst een aanmaning met een laatste betaaltermijn. Helpt dat niet, dan kun je een incassotraject starten en de openstaande vordering, eventueel met rente en kosten, opeisen. Onze juristen begeleiden je daarbij via onze incasso-aanpak.

Klanten sneller laten betalen? Wij helpen je op weg

Wil jij je betaaltermijnen verkorten en je rechtspositie versterken? Laat je bestaande algemene voorwaarden en overeenkomsten controleren, of laat ze direct door ons opstellen met sterke betalings- en incassoclausules. Heb je nu al een openstaande vordering, bekijk dan onze incasso-oplossingen of onze bredere rechtshulp voor ondernemers.

Plan een intake in en bespreek met een van onze juristen hoe je klanten structureel sneller laat betalen.