Dertig dagen is geen maand: let op met betalingsherinneringen

Nee, “dertig dagen” en “een maand” zijn juridisch niet hetzelfde. Schrijft de wet of je eigen voorwaarden een termijn van “een maand” voor, dan dek je dat niet af met “30 dagen”: de gemiddelde maand is langer (ongeveer 30,4 dagen). Reken je een dag te kort in een betalingsherinnering of aanmaning, dan kan die herinnering ongeldig zijn en mag je de gekoppelde gevolgen (zoals incassokosten of een contractuele sanctie) mogelijk niet inroepen. Neem termijnen daarom exact over zoals de wet of je contract ze omschrijft.

Een maand of 30 dagen? Het korte antwoord

Wanneer wet of contract spreekt van “een maand”, reken je niet met 30 dagen maar met een echte kalendermaand. Een maand geteld vanaf bijvoorbeeld 15 januari loopt tot en met 15 februari, ongeacht hoeveel dagen die maand telt. Omdat de meeste maanden langer zijn dan 30 dagen, valt “30 dagen” structureel korter uit. Voor je eigen geheugen:

• “Een maand” = een volledige kalendermaand, gemiddeld ongeveer 30,4 dagen, en in de praktijk vrijwel altijd langer dan 30 dagen.
• “30 dagen” = exact dertig dagen, en dus meestal te kort om een termijn van “een maand” af te dekken.
• “Een week” = niet zomaar zeven losse dagen; een week loopt doorgaans van maandag tot en met zondag.

Waarom een betalingsherinnering juridisch nauw luistert

Iedere ondernemer kan een betalingsherinnering opstellen. Toch is zo’n brief juridisch minder onschuldig dan hij lijkt. Een herinnering of aanmaning is vaak de opstap naar verdere stappen: het intreden van verzuim, het in rekening brengen van rente en incassokosten, of het inroepen van een contractueel of wettelijk gevolg. Klopt de termijn in de brief niet, dan kan die hele opbouw onderuitgaan.

Daarbij mag je herinnering niet botsen met wat je zelf in je aankoop- of leveringsvoorwaarden hebt afgesproken, en kunnen wettelijke bepalingen je vrijheid beperken. Een verkeerd geformuleerde termijn is dan geen detail, maar een inhoudelijke fout. Dat ondervond ook de Nationale-Nederlanden Levensverzekering Maatschappij.

De zaak: “dertig dagen” kostte de verzekeraar tienduizenden euro’s

In deze zaak stuurde de verzekeraar herinneringsbrieven omdat een cliënt zijn vervolgpremie niet betaalde. In de laatste brief kreeg de cliënt een termijn van “dertig dagen” om alsnog te betalen. Toen die termijn verstreek, maakte de verzekeraar de levensverzekering premievrij. Het financiële klachteninstituut Kifid moest beoordelen of de verzekeraar dat zo wel mocht doen.

Wat ging er mis?

Artikel 7:980 BW legt verzekeraars een zogenoemde waarschuwingsplicht op. De verzekeringnemer moet bij niet-betaling een termijn van ten minste één maand krijgen om alsnog te betalen. Pas als die termijn ongebruikt verloopt, mag de verzekeraar de polis premievrij maken. Die waarschuwing is een preconditie: is er niet correct aan voldaan, dan mag de verzekeraar het gevolg niet inroepen.

De herinneringsbrief sprak echter niet van “één maand”, maar van “dertig dagen”. Omdat het om een wettelijke minimumtermijn gaat die de geldigheid van de waarschuwing raakt, moest worden beoordeeld of één maand gelijk is aan dertig dagen. Volgens het oordeel van Kifid is een maand gemiddeld langer dan dertig dagen — uitgaande van een gemiddelde maandlengte van ongeveer 30,4 dagen. Dat het feitelijk premievrij maken pas later plaatsvond, deed niet ter zake: was de preconditie niet vervuld, dan mocht de verzekeraar niet ingrijpen.

Een subtiel verschil met een fors gevolg: de verzekeraar moest de consument een aanzienlijk bedrag vergoeden. Het laat zien dat één verkeerd woord in een termijn een complete sanctie onderuit kan halen.

Wat dit betekent voor jouw herinneringen en aanmaningen

De les is breder dan verzekeringen alleen. Bij elke herinnering, aanmaning of ingebrekestelling moet je de termijn nauwkeurig en juist formuleren. Haal daarvoor zowel de toepasselijke wet als de clausules uit je eigen algemene (leverings)voorwaarden erbij.

Hetzelfde geldt voor het inroepen van je eigen voorwaarden. Spreken jouw voorwaarden van “één maand”? Dan staat dat niet automatisch gelijk aan “dertig dagen”. Moet een opdrachtnemer “volgende week” een stuk aanleveren? Dan is “volgende week” niet zomaar zeven dagen. Let ook scherp op het verschil tussen “tot” en “tot en met”: daar zit een hele dag — en soms een hele zaak — tussen.

Veelgemaakte fouten in een betalingsherinnering

• Termijn afronden op “30 dagen” terwijl de wet of je contract “een maand” eist.
• Onduidelijke startdatum: niet vermelden vanaf wanneer de termijn loopt (verzend- of ontvangstdatum).
• “Tot” versus “tot en met”: een dubbelzinnige einddatum waardoor de laatste dag onzeker is.
• Strijd met je eigen voorwaarden: een termijn of gevolg noemen dat afwijkt van je algemene voorwaarden.
• Geen of een te late ingebrekestelling voordat je rente en incassokosten in rekening brengt.

Hoe je een termijn juridisch waterdicht formuleert

1. Neem de termijn over zoals de wet of je contract die letterlijk omschrijft (“een maand” blijft “een maand”).
2. Benoem een concrete einddatum én geef aan vanaf welk moment de termijn loopt.
3. Gebruik “tot en met” als je de laatste dag wilt meetellen, en wees daar consequent in.
4. Controleer dat de brief aansluit op je algemene voorwaarden en op eerdere correspondentie.
5. Bewaar bewijs van verzending, zodat je later kunt aantonen wanneer de termijn aanving.

Geen standaardbrief van internet, maar maatwerk

Een juridisch document dat je zomaar van internet plukt, is zelden afgestemd op jouw situatie of je eigen voorwaarden. Eén verkeerd woord — “dertig dagen” in plaats van “een maand” — kan, zoals deze zaak laat zien, verregaande gevolgen hebben. Een correcte herinnering of ingebrekestelling die past bij jouw contract houdt je juist hoog en droog.

Veelgestelde vragen over betalingsherinneringen en termijnen

Is een maand hetzelfde als 30 dagen?

Juridisch meestal niet. Omdat de meeste maanden langer dan dertig dagen zijn, dekt “30 dagen” een wettelijke of contractuele termijn van “een maand” niet automatisch af. Schrijft de wet of je contract “een maand” voor, neem dan ook letterlijk “een maand” op.

Wat gebeurt er als de termijn in mijn herinnering te kort is?

Dan kan de herinnering ongeldig zijn. Is een correcte termijn een voorwaarde voor een bepaald gevolg — zoals verzuim, incassokosten of het inroepen van een contractuele sanctie — dan mag je dat gevolg mogelijk niet inroepen totdat je alsnog correct hebt herinnerd.

Moet ik eerst herinneren voordat ik incassokosten kan vragen?

In veel gevallen moet je de debiteur eerst formeel in gebreke stellen en een redelijke termijn gunnen voordat verzuim intreedt en je rente en incassokosten kunt vorderen. Bij consumenten gelden bovendien aanvullende regels. Laat de juiste volgorde en termijn afstemmen op jouw situatie en voorwaarden.

Welke termijn moet ik een consument geven in een aanmaning?

Voor consumenten geldt dat je doorgaans eerst een laatste, kosteloze aanmaning moet sturen met een betaaltermijn voordat je buitengerechtelijke incassokosten in rekening mag brengen. Die termijn gaat lopen vanaf het moment dat de consument de aanmaning ontvangt. Formuleer de termijn ondubbelzinnig en houd rekening met de tijd die de post onderweg is, zodat de consument de volle termijn houdt.

Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering, een aanmaning en een ingebrekestelling?

Een betalingsherinnering is een vriendelijke geheugensteun. Een aanmaning is dwingender en koppelt vaak een laatste termijn en gevolgen aan niet-betalen. Een ingebrekestelling stelt de debiteur formeel in verzuim en is doorgaans nodig voordat je verdere rechten kunt inroepen. De juiste term en termijn hangen af van je contract en de wet.

Wat betekent “tot en met” in een termijn precies?

“Tot en met” telt de genoemde laatste dag mee; “tot” sluit die dag uit. Het verschil van die ene dag kan bepalen of een termijn op tijd is benut. Wees daarom consequent en ondubbelzinnig in je formulering.

Je herinneringen en voorwaarden juridisch laten kloppen?

Twijfel je of jouw betalingsherinneringen, aanmaningen en algemene voorwaarden de juiste termijnen hanteren? De juristen van MKB Juristen kijken je documenten na en stellen ze waar nodig op maat op, zodat je niet over een enkel woordje struikelt.

• Hulp bij onbetaalde facturen en het traject van herinnering tot incasso? Bekijk onze pagina over incasso.
• Vragen over je contracten en voorwaarden? Lees meer over contractenrecht of regel je rechtshulp.

Liever direct sparren met een jurist? Plan een gratis intakegesprek in en kies voor zekerheid.