Mediationovereenkomst opstellen: dit hoort erin

Een mediationovereenkomst opstellen doe je door de spelregels van het mediationtraject vast te leggen: de vrijwilligheid, de vertrouwelijkheid en geheimhouding, de onpartijdige rol van de mediator, en de afspraken over kosten en beeindiging. Werk je met een MfN-registermediator, dan verklaar je het MfN-mediationreglement van toepassing. De overeenkomst regelt het proces; de uitkomst leg je later apart vast in een vaststellingsovereenkomst (art. 7:900 BW). Een goede mediationovereenkomst zorgt dat partijen veilig en open kunnen praten.

Het korte antwoord

• Leg de vrijwilligheid vast: elke partij mag op elk moment stoppen.
• Neem een duidelijke geheimhoudings- en vertrouwelijkheidsbepaling op.
• Beschrijf de onpartijdige en onafhankelijke rol van de mediator.
• Verklaar bij een MfN-registermediator het MfN-mediationreglement van toepassing.
• Regel de kosten, de verdeling daarvan en de beeindiging van het traject.
• Bepaal dat de uitkomst wordt vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst (art. 7:900 BW).

Mediationovereenkomst opstellen: de kernonderdelen

De kern van een mediationovereenkomst zijn de drie beginselen die mediation zijn waarde geven. Ten eerste de vrijwilligheid: leg vast dat deelname vrijwillig is en dat elke partij, en ook de mediator, de mediation op elk moment kan beeindigen. Ten tweede de vertrouwelijkheid: bepaal dat alles wat wordt besproken geheim blijft en niet in een latere procedure mag worden gebruikt. Ten derde de onpartijdigheid: beschrijf dat de mediator neutraal is, geen kant kiest en geen bindend oordeel geeft.

Naast deze beginselen horen praktische afspraken in de overeenkomst. Denk aan de aanwijzing van de mediator, de omschrijving van het geschil op hoofdlijnen, de wijze waarop bijeenkomsten plaatsvinden en de inspanningsverplichting van partijen om actief mee te werken. De overeenkomst is geen dwangmiddel, maar legt wel vast dat partijen zich serieus inspannen om samen tot een oplossing te komen.

Vertrouwelijkheid en het MfN-reglement

De geheimhoudingsbepaling verdient bijzondere aandacht, want zonder vertrouwelijkheid durven partijen zich niet open op te stellen. Leg vast dat alles wat in de mediation aan de orde komt vertrouwelijk is, dat documenten uit het traject niet als bewijs mogen dienen, en dat partijen elkaar en de mediator niet als getuige oproepen over de inhoud. Neem daarbij de uitzonderingen op, bijvoorbeeld voor de uiteindelijke vaststellingsovereenkomst of voor informatie die al openbaar was.

Werk je met een MfN-registermediator, dan verklaar je het MfN-mediationreglement van toepassing. Dat reglement regelt onder meer de onafhankelijkheid van de mediator, de geheimhouding en de gang van zaken tijdens het traject. Door het reglement van toepassing te verklaren, sluit je aan bij een beproefd kader en hoef je niet elk detail zelf te bedenken. De mediationovereenkomst en het reglement vullen elkaar dan aan.

Kosten, duur en beeindiging

Regel in de overeenkomst wie de kosten van de mediator draagt en hoe die worden verdeeld. Meestal delen partijen de kosten, maar een andere verdeling kan worden afgesproken. Leg ook het uurtarief of de vaste prijs vast en hoe wordt gefactureerd. Duidelijke afspraken over geld voorkomen dat een discussie daarover het traject vertroebelt.

Beschrijf verder hoe en wanneer de mediation eindigt. Dat kan doordat partijen overeenstemming bereiken, doordat een partij zich terugtrekt of doordat de mediator concludeert dat voortzetting geen zin heeft. Bepaal wat er in die gevallen gebeurt met de gemaakte kosten en met de vertrouwelijkheid, die ook na afloop blijft gelden. Zo weten partijen vooraf waar zij aan toe zijn als het traject stopt.

Van mediationovereenkomst naar vaststellingsovereenkomst

De mediationovereenkomst regelt alleen het proces. De inhoudelijke oplossing hoort thuis in een aparte vaststellingsovereenkomst op grond van artikel 7:900 BW. Neem in de mediationovereenkomst op dat een bereikte oplossing in zo’n vaststellingsovereenkomst wordt vastgelegd en dat afspraken pas bindend zijn zodra die is ondertekend. Zo voorkom je dat een tussentijdse gedachte al als vaste afspraak wordt gezien.

Een familiebedrijf met twee broers als aandeelhouders komt in conflict over de opvolging. Zij stellen een mediationovereenkomst op waarin de vrijwilligheid, de geheimhouding en het MfN-reglement zijn geregeld, en waarin staat dat de uitkomst in een vaststellingsovereenkomst wordt vastgelegd. Na een aantal sessies bereiken zij een opvolgingsregeling. Doordat vooraf helder was dat pas de ondertekende vaststellingsovereenkomst bond, ontstond geen misverstand over losse voorstellen die onderweg waren geopperd.

Eerlijke aanbeveling

Je hoeft de mediationovereenkomst niet altijd zelf te laten opstellen. Een MfN-registermediator brengt vrijwel altijd een beproefde overeenkomst mee die de vrijwilligheid, de vertrouwelijkheid en zijn eigen rol goed regelt. Voor een overzichtelijk geschil kun je daarmee prima starten. Wees wel alert op de uitkomst. De vaststellingsovereenkomst waarmee jullie het geschil afsluiten kan grote financiele of langlopende gevolgen hebben, en de mediator is onpartijdig. Laat dat sluitstuk daarom door je eigen jurist controleren voordat je tekent, zeker als er bedragen, aandelen of langlopende verplichtingen mee gemoeid zijn.

Verder lezen? Bekijk de mediationovereenkomst op onze contractenpagina, lees eerst wat is een mediationovereenkomst en bekijk wat het kost om een mediationovereenkomst laten opstellen te doen.

Veelgestelde vragen