MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Een geheimhoudingsverklaring opstellen doe je door één partij, de ontvanger van de informatie, te laten verklaren dat hij vertrouwelijke gegevens geheim houdt en alleen gebruikt voor het afgesproken doel. Omdat het een eenzijdige verklaring is en geen wederzijdse overeenkomst, tekent alleen de ontvanger. De verstrekker deelt de informatie en neemt zelf geen geheimhoudingsplicht op zich. Een goede verklaring is kort, maar bevat een sluitende definitie van de informatie, het toegestane gebruik, een looptijd en een gevolg bij schending. Hieronder loop je de onderdelen langs die erin horen.
Het korte antwoord
- Definieer welke informatie vertrouwelijk is en wat er juist buiten valt.
- Beperk het gebruik tot het benoemde doel en verbied delen met derden.
- Leg de looptijd vast, ook voor de periode na de samenwerking.
- Neem een boetebeding op zodat je bij een lek geen schade hoeft te bewijzen.
- Laat alleen de ontvanger tekenen; dat is het verschil met een geheimhoudingsovereenkomst.
Geheimhoudingsverklaring opstellen: begin bij de juiste vorm
Voor je begint met een geheimhoudingsverklaring opstellen, controleer je of een eenzijdige verklaring inderdaad past. Gaat de informatie maar één kant op, dan is de verklaring de zuivere keuze: de plicht ligt bij de ontvanger, waar het risico zit. Delen beide partijen gevoelige informatie, dan heb je een wederzijdse geheimhoudingsovereenkomst nodig. Kies je de verkeerde vorm, dan neem je ofwel onnodig verplichtingen op je, ofwel laat je een risico onbedekt.
De verklaring hoeft niet lang te zijn. Een half A4 met scherpe formuleringen werkt beter dan pagina’s aan standaardtekst waar de kern in verdwijnt.
Definitie van de vertrouwelijke informatie
Dit is het hart van de verklaring. Te ruim en de afspraak wordt onhandhaafbaar, te smal en er valt te veel buiten. Omschrijf concreet wat vertrouwelijk is en benoem de uitzonderingen.
- Wat valt eronder: bijvoorbeeld cijfers, klantgegevens, broncode, receptuur, prijsafspraken en werkwijzen die de verstrekker deelt.
- Wat valt erbuiten: informatie die al openbaar is, die de ontvanger al rechtmatig kende, of die hij zelfstandig ontwikkelt zonder gebruik van de verstrekte gegevens.
- Vorm maakt niet uit: mondeling, op papier of digitaal, alles valt onder de definitie.
Gebruik en verbod op delen
Leg vast dat de ontvanger de informatie uitsluitend gebruikt voor het benoemde doel, bijvoorbeeld de opdracht waarvoor hij is ingeschakeld. Elk ander gebruik is verboden. Regel daarnaast het delen met derden:
- Geen delen met buitenstaanders zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
- Eigen medewerkers of onderaannemers mogen de informatie alleen zien als zij dezelfde geheimhouding op zich nemen.
- Teruggeven of vernietigen van gegevens en kopieën na afloop van de opdracht.
Looptijd en boetebeding
Bepaal hoelang de plicht geldt. Meestal loopt geheimhouding door na het einde van de samenwerking, vaak twee tot vijf jaar. Voor echte bedrijfsgeheimen mag de looptijd langer zijn, zolang de informatie vertrouwelijk blijft.
Een boetebeding is bijna altijd verstandig. Schade door een lek is lastig te becijferen, dus spreek een vast bedrag af dat verschuldigd is bij schending. De grondslag is artikel 6:91 BW. Houd het bedrag proportioneel, want een onredelijk hoge boete kan de rechter matigen op grond van artikel 6:94 BW. Combineer eventueel een boete per overtreding met een bedrag per dag dat de schending voortduurt.
Ondertekening en bewijs
Laat de ontvanger dateren en ondertekenen voordat je de informatie deelt, niet erna. Bewaar het getekende exemplaar. Dat is niet alleen bewijs van de afspraak, maar ook een redelijke geheimhoudingsmaatregel in de zin van de Wet bescherming bedrijfsgeheimen. Zonder zo’n maatregel biedt die wet geen bescherming.
Praktijkvoorbeeld
Een productiebedrijf laat een externe engineer een machine verbeteren. De engineer krijgt tekeningen en instellingen te zien die het bedrijf jaren heeft ontwikkeld. Het bedrijf stelt een geheimhoudingsverklaring op met een strakke definitie van de technische informatie, een verbod om die met andere opdrachtgevers te delen, een looptijd van vijf jaar en een boete van 10.000 euro per overtreding. De engineer tekent voor aanvang. Gaat hij later voor een concurrent aan een vergelijkbare machine werken, dan heeft het bedrijf een concrete grondslag om op te treden.
Eerlijke aanbeveling
Je hebt geen jurist nodig om een eenvoudige verklaring op te stellen. Bij één ontvanger, een overzichtelijke hoeveelheid informatie en een reëel boetebedrag kom je met een goed sjabloon een heel eind, zolang de definitie klopt en de looptijd realistisch is. Schakel wel hulp in als de informatie echt waardevol is: broncode, receptuur, een octrooieerbaar idee of grote hoeveelheden persoonsgegevens. Dan verdient het zich terug om de definitie en het boetebeding scherp te laten formuleren, zodat de verklaring standhoudt als het misgaat. Twijfel je over de vorm, laat dan kort toetsen of een verklaring of juist een wederzijdse overeenkomst past.
Lees eerst wat een geheimhoudingsverklaring precies is en wat een geheimhoudingsverklaring laten opstellen kost, of laat direct een geheimhoudingsverklaring op maat maken.
Veelgestelde vragen
Beschrijf welke informatie vertrouwelijk is, beperk het gebruik tot het afgesproken doel, verbied delen met derden, leg een looptijd vast en neem een boetebeding op. Laat alleen de ontvanger tekenen, voordat je de informatie deelt. Een half A4 met scherpe formuleringen is vaak genoeg.
De definitie van de vertrouwelijke informatie. Te ruim maakt de afspraak onhandhaafbaar, te smal laat te veel buiten schot. Benoem concreet wat eronder valt en welke uitzonderingen gelden, zoals informatie die al openbaar is of die de ontvanger al kende.
Dat is verstandig. Schade door een lek is moeilijk te bewijzen, terwijl bij een boetebeding een vast bedrag verschuldigd is zonder bewijs van schade. De grondslag is artikel 6:91 BW. Houd het bedrag proportioneel, want de rechter kan een te hoge boete matigen op grond van artikel 6:94 BW.
Nee. Bij een geheimhoudingsverklaring tekent alleen de ontvanger, want alleen die neemt een verplichting op zich. Dat is het verschil met een geheimhoudingsovereenkomst, waarbij beide partijen tekenen omdat ze allebei informatie delen.
Meestal loopt de plicht door na de samenwerking, vaak twee tot vijf jaar. Voor echte bedrijfsgeheimen mag de looptijd langer of onbeperkt zijn, zolang de informatie vertrouwelijk blijft. Stem de duur af op hoelang de gegevens waardevol zijn.
Voordat je de informatie deelt, niet erna. Bewaar het gedateerde en ondertekende exemplaar. Dat dient als bewijs en telt als redelijke geheimhoudingsmaatregel onder de Wet bescherming bedrijfsgeheimen, die anders geen bescherming biedt.
Voor eenvoudige situaties met beperkte informatie werkt een goed sjabloon prima, zolang je de definitie, de looptijd en het boetebedrag aanpast aan jouw situatie. Bij echt waardevolle informatie is maatwerk verstandig, zodat de verklaring standhoudt als het misgaat.
