Gebruiksvoorwaarden internetdiensten laten opstellen: kosten en proces

Gebruiksvoorwaarden internetdiensten laten opstellen kost bij een jurist doorgaans enkele honderden tot ruim duizend euro, afhankelijk van de complexiteit van uw dienst, en is niet in elke situatie nodig: bij een eenvoudige, gratis tool zonder betaalde abonnementen kunt u vaak volstaan met een zelf opgestelde tekst op basis van een heldere checklist. Zodra u een betaald abonnement aanbiedt, persoonsgegevens van klanten van uw gebruikers verwerkt of een SLA toezegt, wordt juridische betrokkenheid wel waardevol. Hieronder leest u wanneer u het zelf kunt doen, wat het kost om het te laten opstellen en hoe het traject bij een jurist verloopt.

Het korte antwoord

• Niet altijd nodig: bij een eenvoudige, gratis dienst zonder betaalde abonnementen kunt u vaak zelf starten.
• Wel nodig: bij een betaald abonnement, verwerking van persoonsgegevens van klanten of een toegezegde SLA.
• Kosten: doorgaans enkele honderden tot ruim duizend euro, afhankelijk van complexiteit en maatwerk.
• Proces: intake over uw dienst, een concept, een controleronde en een definitieve versie.
• Doorlooptijd: meestal enkele dagen tot twee weken, afhankelijk van de reactiesnelheid.

Gebruiksvoorwaarden internetdiensten laten opstellen: wanneer nodig, wanneer niet

Bij een gratis of zeer eenvoudige online dienst zonder betaalde abonnementen, zonder verwerking van persoonsgegevens van derden en met beperkte belangen bij een geschil, kunt u vaak zelf een tekst opstellen op basis van een goede checklist. De risico’s zijn dan overzichtelijk en de kosten van juridische hulp wegen niet altijd op tegen het belang van het document.

Zodra uw dienst een betaald abonnement kent, u gegevens van klanten van uw gebruikers verwerkt, u een concrete SLA toezegt of uw dienst zich richt op een groter aantal gebruikers, verandert dat beeld. Dan bepaalt de precieze formulering van beschikbaarheid, aansprakelijkheid, prijswijziging en databeleid hoe groot uw risico is bij een geschil, en is het laten opstellen of controleren door een jurist het overwegen waard.

Wat kost het om gebruiksvoorwaarden internetdiensten te laten opstellen?

De kosten hangen af van een aantal factoren:

• Complexiteit van de dienst: een eenvoudig platform met één abonnementsvorm kost minder dan een dienst met meerdere pakketten en integraties.
• Verwerking van persoonsgegevens: heeft u ook een verwerkersovereenkomst nodig op grond van artikel 28 AVG, dan komt daar een aparte post bij.
• Mate van maatwerk: een tekst die volledig is toegesneden op uw dienst kost meer dan een aanpassing van een bestaand model.
• Onderhandelingsruimte: als grote zakelijke klanten eigen eisen stellen aan de voorwaarden, vraagt dat extra afstemming.

Vraag bij een offerte altijd naar een vaste prijs voor het opstellen, zodat u niet wordt verrast door uren die oplopen tijdens de afstemming.

Hoe verloopt het traject bij een jurist?

Een gebruikelijk traject bestaat uit de volgende stappen:

1. Intake: u bespreekt uw dienst, de abonnementsvormen, de beoogde uptime en de manier waarop u met data omgaat.
2. Concept: de jurist stelt een eerste versie op met de kernonderwerpen zoals beschikbaarheid, accounts, fair use, looptijd en beëindiging.
3. Controleronde: u geeft feedback en de tekst wordt afgestemd op uw praktijk, bijvoorbeeld op de daadwerkelijke opzegprocedure in uw platform.
4. Aansluiting met AVG-documenten: waar nodig wordt de tekst afgestemd op een aparte verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG.
5. Oplevering: u ontvangt de definitieve tekst, klaar om te tonen bij registratie met een controleerbaar akkoord.

Zorg dat u de voorwaarden zo publiceert dat aan de eisen van terhandstelling wordt voldaan. Artikel 6:234 BW vraagt om een redelijke mogelijkheid tot kennisname voordat de gebruiker akkoord gaat, en artikel 6:233 BW maakt een onredelijk bezwarend beding vernietigbaar, ook als de gebruiker formeel heeft geaccepteerd.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een praktijkvoorbeeld. Een ondernemer met een online boekingsplatform voor kleine dienstverleners had de gebruiksvoorwaarden zelf overgenomen van een vergelijkbare buitenlandse dienst. Toen een zakelijke klant een geschil kreeg over de opzegtermijn, bleek de tekst uit te gaan van Amerikaans recht en ontbrak een bepaling over dataportabiliteit die aansloot op de Nederlandse situatie. Na het laten opstellen van een eigen tekst met een concrete opzegtermijn, een Nederlandse aansprakelijkheidsbeperking en een duidelijke exporttermijn voor data, was de volgende opzegging binnen een dag afgehandeld zonder discussie.

Eerlijke aanbeveling

Heeft u een kleine, gratis dienst zonder betaalde abonnementen en zonder verwerking van gegevens van derden, dan hoeft u het niet per se te laten opstellen. Een zelf geschreven tekst op basis van een goede checklist met de kernonderwerpen is dan vaak voldoende, zolang u die tekst tijdig en controleerbaar aan de gebruiker voorlegt.

Biedt u een betaald abonnement aan, verwerkt u persoonsgegevens van klanten van uw gebruikers of zegt u een SLA toe, dan is het laten opstellen of controleren door een jurist de moeite waard. De kosten daarvan zijn doorgaans beperkt in verhouding tot het risico van een onduidelijke prijswijzigingsclausule, een ontbrekende dataregeling of een aansprakelijkheidsbeperking die niet standhoudt bij een geschil.

Meer weten of hulp nodig? Bekijk onze pagina over gebruiksvoorwaarden internetdiensten, lees eerst wat is een gebruiksvoorwaarden internetdiensten en bekijk welke clausules erin horen bij gebruiksvoorwaarden internetdiensten opstellen.

Veelgestelde vragen