Betalingsherinnering laten opstellen: kosten en proces

Een betalingsherinnering laten opstellen kost bij een gespecialiseerde mkb-jurist doorgaans tussen de 75 en 250 euro voor een op maat gemaakte brief of een set standaardbrieven, en aanzienlijk minder als je een kant-en-klaar model gebruikt. Je betaalt vooral voor zekerheid: een brief die juridisch klopt, die bij consumenten voldoet aan de veertiendagenbrief van art. 6:96 lid 5 en 6 BW, en die rente en incassokosten correct aankondigt. Voor een eenvoudige factuur is uitbesteden meestal niet nodig, maar bij betwiste of grote vorderingen verdient het zich snel terug.

Het korte antwoord

• Een losse herinnering laten opstellen kost ongeveer 75 tot 250 euro, afhankelijk van maatwerk.
• Een set standaardbrieven of een model is goedkoper en vaak toereikend voor terugkerend gebruik.
• Je betaalt voor juridische juistheid: correcte termijn, rente en incassokosten, plus de veertiendagenbrief bij consumenten.
• Voor een eenvoudige, onbetwiste factuur volstaat meestal een goed model.
• Bij betwiste vorderingen, grote bedragen of een moeizame klant loont professioneel opstellen.

Betalingsherinnering laten opstellen: wat krijg je?

Wie een herinnering laat opstellen, krijgt meer dan een net bericht. Een jurist zorgt dat de brief past bij de situatie: consument of zakelijke klant, een fatale of open betaaltermijn, en de juiste aankondiging van rente en kosten. Vaak lever je niet één brief, maar een reeks: een vriendelijke eerste herinnering, een formele aanmaning en, bij consumenten, een sluitende veertiendagenbrief. Zo weet je zeker dat elke stap juridisch stevig staat en dat je later niet vastloopt op een vormfout.

Daarnaast controleert een jurist of de vordering wel opeisbaar is en of de tenaamstelling klopt. Een herinnering aan de verkeerde partij of over een nog niet vervallen factuur ondermijnt je positie. Die controle vooraf is precies waar je voor betaalt.

De kosten in beeld

De prijs hangt af van wat je nodig hebt:

• Kant-en-klaar model: het goedkoopst, geschikt voor terugkerende standaardfacturen.
• Losse brief op maat: doorgaans 75 tot 250 euro, afhankelijk van complexiteit.
• Set standaardbrieven: een herinnering plus aanmaning plus veertiendagenbrief, vaak als pakket voordeliger dan losse brieven.
• Advies bij betwisting: uurtarief, wanneer de klant de vordering inhoudelijk aanvecht.

Zet die kosten af tegen wat je terugkrijgt. Bij consumenten mag je bij correcte aanmaning de incassokosten verhalen, met een minimum van 40 euro per vordering volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Bij zakelijke klanten kun je bovendien handelsrente rekenen (art. 6:119a BW). Bij een grotere vordering zijn die kosten en rente al snel hoger dan het opstellen zelf.

Wanneer uitbesteden loont

Uitbesteden is vooral zinvol in een aantal situaties. Betwist de klant de factuur inhoudelijk, dan is de formulering van je aanmaning belangrijk om je positie niet te verzwakken. Gaat het om een groot bedrag, dan telt elke fout in de rente- of kostenberekening zwaar. En werk je met veel consumenten, dan wil je een sjabloon dat gegarandeerd voldoet aan de veertiendagenvorm, zodat je niet per klant het risico loopt je recht op incassokosten te verspelen.

Een praktijkvoorbeeld: een webshop met veel consumentbestellingen liet eenmalig een set standaardbrieven opstellen. De investering was een paar honderd euro. Doordat de veertiendagenbrief nu klopt, kan de webshop bij elke wanbetaler de incassokosten verhalen. Bij tientallen dossiers per jaar verdient dat zich ruimschoots terug.

Het proces stap voor stap

1. Intake: je levert de factuur, de overeenkomst en de gegevens van de klant aan.
2. Beoordeling: de jurist checkt opeisbaarheid, tenaamstelling en het type klant.
3. Opstellen: de brief of set wordt geschreven met de juiste termijn, rente en kostenaanzegging.
4. Oplevering: je ontvangt een bewerkbaar document dat je zelf kunt hergebruiken.
5. Vervolg: bij uitblijvende betaling adviseert de jurist over aanmaning, incasso of gerechtelijke stappen.

De doorlooptijd is kort. Een losse brief is vaak binnen een paar werkdagen klaar, een set standaardbrieven kost iets meer tijd omdat de varianten op elkaar moeten aansluiten.

Zelf doen of laten doen?

De afweging is nuchter. Zelf doen is prima voor een enkele, onbetwiste factuur met een duidelijke betaaltermijn. Laten doen loont zodra er iets bijzonders speelt: betwisting, een groot bedrag, veel consumentdossiers of onduidelijke afspraken over rente. Een tussenvorm is een eenmalig opgesteld sjabloon dat je daarna zelf blijft gebruiken. Zo betaal je een keer voor juridische juistheid en profiteer je er daarna structureel van.

Eerlijke aanbeveling

Voor een gewone verlopen factuur hoef je niets te laten opstellen. Een goed model plus, bij consumenten, een correcte veertiendagenbrief brengt je er zelf. Zolang de vordering niet wordt betwist en de bedragen overzichtelijk zijn, is uitbesteden zonde van het geld.

Laat wel iemand meekijken of de brief opstellen wanneer de klant de factuur aanvecht, wanneer het om een fors bedrag gaat, of wanneer je structureel met consumenten werkt en zeker wilt zijn dat je sjabloon klopt. In die gevallen is de investering klein tegenover het risico dat je rente en incassokosten misloopt.

Verdieping vind je bij wat is een betalingsherinnering en bij betalingsherinnering opstellen. Een document laten maken kan via de betalingsherinnering-pagina.

Veelgestelde vragen