MKB Juristen stelt juridische documenten op maat op
Het beste is om belangrijke contracten, algemene voorwaarden en andere juridische documenten niet zelf te knutselen of te kopiëren. Wij helpen ondernemers budgetvriendelijk met juridisch maatwerk, vooraf duidelijke kosten en praktische uitleg.
- Contracten, voorwaarden en juridische documenten op maat
- Budgetvriendelijk en vooraf duidelijk over de kosten
- Gratis adviesgesprek of vrijblijvend een offerte aanvragen
Een betalingsherinnering opstellen doe je door in één helder bericht te zetten: om welke factuur het gaat, welk bedrag openstaat, wat de oorspronkelijke vervaldatum was, binnen welke nieuwe termijn je betaling verwacht en wat er gebeurt als betaling uitblijft. Voor consumenten moet je die laatste stap gieten in de vorm van een veertiendagenbrief (art. 6:96 lid 5 en 6 BW), anders mag je later geen incassokosten rekenen. Voor zakelijke klanten volstaat een zakelijke aanmaning met verwijzing naar de handelsrente.
Het korte antwoord
- Factuurgegevens: nummer, bedrag en oorspronkelijke vervaldatum.
- Nieuwe termijn: een concrete datum waarop je betaling uiterlijk verwacht.
- Betaalinstructie: rekeningnummer en referentie, zodat betalen simpel is.
- Gevolgen: aankondiging van rente en incassokosten bij uitblijven.
- Consumentencheck: bij een consument de verplichte veertiendagenbrief met kostenaanzegging.
Betalingsherinnering opstellen: de vaste onderdelen
Een goede herinnering is kort, feitelijk en laat geen ruimte voor misverstanden. Neem in elk geval op:
- Aanhef en datum: gericht aan de juiste partij, met de datum van de herinnering.
- De openstaande factuur: factuurnummer, bedrag inclusief btw en de vervaldatum die is verstreken.
- De nieuwe termijn: bijvoorbeeld betaling binnen zeven of veertien dagen, met een concrete einddatum.
- Betaalgegevens: IBAN en een duidelijke betaalreferentie of het factuurnummer.
- Gevolgen bij uitblijven: wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten, en dat je de vordering anders uit handen geeft.
- Ondertekening: naam en contactgegevens, zodat de klant kan reageren bij een geschil.
De juridische ankers in je brief
Waarom die onderdelen ertoe doen, zit in het verzuimrecht. Rente en incassokosten kun je pas verhalen als de klant in verzuim is. Bij een fatale betaaltermijn treedt verzuim van rechtswege in zodra die termijn verstrijkt (art. 6:83 sub a BW). Is er geen fatale termijn, dan moet je eerst aanmanen met een redelijke termijn (art. 6:82 BW). Je herinnering is dus vaak precies het stuk dat het verzuim in gang zet, mits je een duidelijke laatste termijn en de gevolgen benoemt.
Voor de rente geldt bij zakelijke transacties de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) en bij consumenten de gewone wettelijke rente (art. 6:119 BW). De buitengerechtelijke incassokosten bereken je volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, dat een staffel met een minimum van 40 euro hanteert.
Consument versus zakelijke klant
Het verschil tussen een consument en een zakelijke klant bepaalt de opzet van je brief. Bij een consument mag je incassokosten alleen verhalen als je eerst een kosteloze aanmaning met een termijn van veertien dagen hebt gestuurd, waarin je de exacte kosten aankondigt (art. 6:96 lid 5 en 6 BW). De termijn gaat pas lopen vanaf de dag na ontvangst, dus formuleer de datum ruim genoeg.
Bij een zakelijke klant ben je vrijer. Je mag na de vervaldatum handelsrente rekenen en kunt de incassokosten aankondigen zonder de strikte veertiendagenvorm. Wel is het verstandig om ook hier een concrete termijn en de gevolgen te benoemen, zodat je aantoonbaar hebt aangemaand.
Toon en timing
De eerste herinnering mag vriendelijk zijn. Veel klanten zijn de factuur simpelweg vergeten, en een neutrale toon houdt de relatie goed. Loopt de betaling verder uit, dan schakel je over naar een formele aanmaning: harde termijn, verwijzing naar rente en kosten, en de aankondiging dat je de vordering uit handen geeft. Bouw de brieven zo op dat elke volgende stap zwaarder weegt dan de vorige.
Een praktijkvoorbeeld: een installatiebedrijf levert onderhoud aan een horecazaak en factureert 1.500 euro met een termijn van dertig dagen. Na de vervaldatum stuurt het bedrijf eerst een korte herinnering met een nieuwe termijn van tien dagen. Blijft betaling uit, dan volgt een aanmaning waarin de handelsrente vanaf de vervaldatum en de incassokosten volgens de staffel worden aangekondigd. Zo staat de vordering klaar voor incasso zonder losse eindjes.
Veelgemaakte fouten
- Geen concrete termijn: zonder einddatum kun je verzuim lastig aantonen.
- Bij consumenten meteen kosten rekenen: zonder correcte veertiendagenbrief vervalt je recht op incassokosten.
- Verkeerde tenaamstelling: richt de brief aan de partij die op de factuur en in de overeenkomst staat.
- Rente en kosten door elkaar: houd handelsrente, wettelijke rente en incassokosten uit elkaar en bereken ze correct.
- Geen dossier: bewaar verzendbewijs en kopieën, zodat je later kunt onderbouwen dat je hebt aangemaand.
Eerlijke aanbeveling
Voor een standaardfactuur stel je de herinnering prima zelf op. Met een goed model, een concrete termijn en, bij consumenten, een juiste veertiendagenbrief heb je alles wat nodig is. Je hebt daar geen jurist voor nodig zolang de vordering niet wordt betwist en de bedragen overzichtelijk zijn.
Schakel wel hulp in als de klant de factuur inhoudelijk betwist, als de betaalafspraken onduidelijk zijn, of als het om een groot bedrag gaat waarbij een fout in de rente- of kostenberekening direct telt. Op die punten bepaalt de precieze formulering of je later daadwerkelijk kunt innen.
Lees ook wat een herinnering juridisch is bij wat is een betalingsherinnering en wanneer uitbesteden loont bij betalingsherinnering laten opstellen. Een kant-en-klaar document vind je op de betalingsherinnering-pagina.
Veelgestelde vragen
Zet in één bericht het factuurnummer, het openstaande bedrag, de verstreken vervaldatum, een nieuwe concrete termijn, de betaalgegevens en de gevolgen bij uitblijven. Bij consumenten giet je de kostenaanzegging in de vorm van een veertiendagenbrief.
De verwijzing naar de factuur met bedrag en vervaldatum, een nieuwe betaaltermijn met einddatum, de betaalinstructie en de aankondiging van rente en incassokosten. Bewaar daarnaast bewijs dat je de herinnering hebt verstuurd.
Ja. Een concrete einddatum is belangrijk om verzuim aan te tonen. Zonder fatale termijn ontstaat verzuim pas na een aanmaning met redelijke termijn (art. 6:82 BW). Een duidelijke termijn maakt je herinnering meteen bruikbaar als ingebrekestelling.
Bij een consument mag je incassokosten alleen verhalen na een kosteloze aanmaning met veertien dagen termijn waarin je de exacte kosten aankondigt (art. 6:96 lid 5 en 6 BW). Sla je die stap over, dan vervalt je recht op incassokosten.
Bij zakelijke klanten de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW), bij consumenten de gewone wettelijke rente (art. 6:119 BW). De rente loopt vanaf het moment dat de klant in verzuim is, doorgaans vanaf de verstreken vervaldatum bij een fatale termijn.
Volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, dat een staffel hanteert met een minimum van 40 euro. De kosten zijn een percentage van de hoofdsom en lopen af naarmate de vordering hoger is.
Voor een standaardfactuur wel, met een goed model en een correcte termijn. Laat meekijken bij betwiste vorderingen, onduidelijke betaalafspraken of grote bedragen, waar een fout in de rente- of kostenberekening direct doorwerkt.
