Bruikleenovereenkomst laten opstellen: kosten en proces

Een bruikleenovereenkomst laten opstellen kost bij een jurist doorgaans 350 tot 1.250 euro. Een standaarddocument voor bedrijfsmiddelen die je aan medewerkers meegeeft zit aan de onderkant van die bandbreedte; bruikleen van kostbaar materieel of van een ruimte zit aan de bovenkant, omdat dan de kwalificatievraag, de aansprakelijkheid en de zekerheden moeten worden uitgewerkt. Reken op drie werkdagen tot twee weken doorlooptijd. Hieronder staat wat je krijgt, hoe het traject loopt en waar de prijs door omhoog gaat.

Het korte antwoord

• Bedrijfsmiddelen voor medewerkers: 350 tot 650 euro voor een document plus uitgifte- en inleverformulier.
• Materieel bij klanten of partners: 650 tot 1.000 euro, met aansprakelijkheids-, verzekerings- en teruggaveregeling.
• Bruikleen van een ruimte of pand: 900 tot 1.250 euro, omdat de afbakening met huur zorgvuldig moet gebeuren.
• Controle van een bestaand model: 150 tot 400 euro met concrete tekstvoorstellen.
• Doorlooptijd: drie werkdagen tot twee weken, afhankelijk van de complexiteit.

Bruikleenovereenkomst laten opstellen: wat zit er in de prijs

Vraag bij de offerte naar het leveringspakket in plaats van naar het uurtarief. Bij een compleet traject hoort:

• Een korte intake over de zaak, de looptijd, de partij aan de andere kant en het risico dat je wilt afdekken.
• De overeenkomst zelf, met de omschrijving van de zaak, het toegestane gebruik, de kosten- en risicoverdeling, de duur en de teruggave.
• Een uitgifte- en inleverformulier als bijlage, met ruimte voor serienummer, staat bij uitgifte en foto’s.
• Een bepaling die voorkomt dat de overeenkomst als huur wordt uitgelegd, afgestemd op wat je feitelijk afspreekt.
• Een korte instructie voor intern gebruik: wie tekent, wie bewaart, en hoe je de registratie bijhoudt.

Wat er meestal buiten valt: overleg met je verzekeraar, onderhandeling met de wederpartij en het terughalen van een niet ingeleverde zaak. Die worden apart geoffreerd.

Het proces stap voor stap

1. Intake. Drie vragen bepalen de rest: wat leen je uit, aan wie, en staat er echt niets tegenover. Dat laatste is de kwalificatievraag. Is er wel een tegenprestatie, in geld of in natura, dan is het huur (art. 7:201 BW) en heb je een ander contract nodig.
2. Risicoanalyse. Wat is de waarde van de zaak, kan er letselschade mee ontstaan, en wat gebeurt er als de bruiklener failliet gaat. Bij kostbaar materieel wordt hier bepaald welke zekerheden en welke verzekeringsafspraak nodig zijn.
3. Concept. Het document met de zaakomschrijving, het gebruiksartikel, de kosten- en risicoverdeling, de verzekeringsafspraak, de duur, de opzegging en de teruggave. Voor bruikleen aan werknemers wordt de tekst afgestemd op art. 7:661 BW en de verrekeningsbeperking van art. 7:632 BW.
4. Bijlagen. Uitgifte- en inleverformulier, gebruiksinstructies en, waar van toepassing, keuringsbewijzen. Dit is het deel dat in de praktijk de bewijspositie bepaalt.
5. Oplevering. Bewerkbaar bestand met invulvelden, zodat je het document bij elke volgende uitgifte kunt hergebruiken.

Waar de prijs door omhoog gaat

Vier factoren verklaren het verschil tussen 350 en 1.250 euro:

• De afbakening met huur. Bij bruikleen van een ruimte, een pand of een bedrijfsmiddel dat onderdeel is van een grotere commerciële afspraak, moet zorgvuldig worden vastgelegd waarom er geen tegenprestatie is. Bij onroerend goed zijn de gevolgen van een verkeerde kwalificatie het grootst, omdat huurbescherming in beeld komt.
• Aansprakelijkheid voor gebreken. Bij machines, steigers, voertuigen en gereedschap blijft de uitlener als bezitter aansprakelijk voor schade door een gebrek in de zaak (art. 6:173 BW). Dat vraagt om instructies, keuringsafspraken, een controleplicht en een doordachte verzekeringsregeling.
• Financiële positie van de bruiklener. Staat kostbaar materieel langdurig bij een derde, dan speelt niet alleen het faillissementsrisico maar ook het risico dat de ontvanger beslag legt op zaken die zich op de bodem van een belastingschuldige bevinden (art. 22 Invorderingswet 1990). Dan is een steviger regeling nodig, inclusief zichtbare eigendomsaanduiding en registratie.
• Arbeidsrechtelijke inbedding. Bij bruikleen aan werknemers moet de tekst aansluiten op de arbeidsovereenkomst en het personeelshandboek, en rekening houden met art. 7:661 BW en art. 7:632 BW. Vaak wordt in dezelfde slag de teruggave bij uitdiensttreding in de exitprocedure geregeld.

Praktijkvoorbeeld: een verhuurbedrijf van bouwmaterieel liet voor 800 euro één bruikleenovereenkomst opstellen voor demonstratiemachines bij prospects, met een looptijd van maximaal zes weken, een opzegtermijn van zeven dagen en een verplichte verzekering bij de bruiklener. In twee jaar zijn daarmee 34 machines uitgezet, waarvan er twee vervroegd zijn teruggehaald op grond van de opzegbepaling.

Zelf doen, model kopen of laten opstellen

Een gratis model is voor eenvoudige situaties bruikbaar, maar controleer drie punten die er vrijwel altijd in ontbreken. Ten eerste het uitgifteformulier met serienummer, staat bij uitgifte en foto’s. Zonder dat blijft elke schadediscussie onbeslist. Ten tweede de verzekeringsafspraak: standaardpolissen dekken uitgeleende zaken vaak niet of alleen op de eigen locatie. Ten derde de teruggaveregeling met opzegtermijn en directe opeisbaarheid bij faillissement of oneigenlijk gebruik.

Een betaald model uit een documentenshop kost 30 tot 100 euro en volstaat voor laptops, telefoons en eenvoudig gereedschap. Zodra het gaat om materieel met een waarde boven enkele duizenden euro’s, om zaken die letsel kunnen veroorzaken of om een ruimte, is maatwerk verstandiger. De kosten daarvan liggen ver onder de waarde van één zaak die niet terugkomt.

Eerlijke aanbeveling

Je hebt hier niet altijd een jurist bij nodig. Geef je een laptop, telefoon of set gereedschap mee aan een medewerker, dan is een formulier van één pagina genoeg: de zaak met serienummer, de staat bij uitgifte met foto’s, het toegestane gebruik, de meldplicht bij schade en de teruggave bij einde dienstverband. Een goed gratis model plus een half uur eigen werk levert daar een bruikbaar document op.

Laat het wel opstellen bij materieel met een substantiële waarde, bij zaken waarmee letselschade kan ontstaan, bij bruikleen van een ruimte of pand en bij langdurige plaatsing bij een partij waarvan je de financiële positie niet kent. In die gevallen bepalen de afbakening met huur, de aansprakelijkheid voor gebreken en de teruggaveregeling of je de zaak terugkrijgt en wie de schade draagt. Vraag een vaste prijs inclusief de uitgifte- en inleverformulieren, want daar zit de praktische waarde.

Verder lezen: wat is een bruikleenovereenkomst en bruikleenovereenkomst opstellen. Direct regelen kan via de pagina bruikleenovereenkomst.

Veelgestelde vragen