Bemiddelingsovereenkomst opstellen: dit hoort erin

Een bemiddelingsovereenkomst opstellen doe je door vier dingen sluitend vast te leggen: wat de tussenpersoon precies moet doen, wanneer hij recht heeft op loon, hoe lang de opdracht loopt en hoe je omgaat met belangenconflicten. De wet geeft daarvoor de basisregels in art. 7:425 tot en met 7:427 BW, maar die zijn tussen zakelijke partijen grotendeels van regelend recht. Wie niets regelt, valt terug op de wettelijke hoofdregel dat het loon pas verschuldigd is als de overeenkomst met de derde tot stand komt. Dat is voor de bemiddelaar vaak ongunstiger dan gedacht, en voor de opdrachtgever risicovoller dan het lijkt.

Het korte antwoord

• Opdracht: omschrijf concreet welke overeenkomsten de bemiddelaar moet helpen tot stand brengen, en met welke doelgroep.
• Loon: hoogte, grondslag en het exacte moment waarop de courtage verschuldigd wordt.
• Nawerking: of loon verschuldigd is bij deals die pas na afloop van de opdracht worden gesloten.
• Exclusiviteit en looptijd: wel of geen alleenrecht, vaste of onbepaalde duur, opzegtermijn.
• Belangenconflicten: geen dubbele bemiddeling zonder toestemming, meldplicht bij eigen belang.
• Grenzen: geen volmacht om te tekenen, tenzij je bewust voor lastgeving kiest.

Bemiddelingsovereenkomst opstellen: begin bij de opdracht

Art. 7:425 BW omschrijft de bemiddelingsovereenkomst als de opdracht om tegen loon als tussenpersoon werkzaam te zijn bij het tot stand brengen van overeenkomsten tussen de opdrachtgever en derden. De praktijk struikelt zelden over die definitie, maar wel over de vraag welke deals er nu precies onder vallen. Leg daarom vast:

• Het type overeenkomst waarbij bemiddeld wordt: koop, huur, licentie, dienstverlening, arbeidsbemiddeling.
• Het gebied of het segment: welke regio, welke markt, welke klantgroep.
• De inspanning: welke werkzaamheden verwacht de opdrachtgever, welke rapportagemomenten gelden er.
• De grens van de bevoegdheid: de bemiddelaar onderhandelt en informeert, maar bindt de opdrachtgever niet. Zonder die zin ontstaat er discussie of er stilzwijgend een volmacht is verleend.

Zet er ook in dat de opdrachtgever zelf beslist of hij een aangedragen partij accepteert. Dat voorkomt de claim dat het afwijzen van een kandidaat wanprestatie zou opleveren.

De loonafspraak: het belangrijkste artikel

Zonder afwijkende afspraak geldt art. 7:426 lid 1 BW: recht op loon zodra door de bemiddeling de overeenkomst tussen opdrachtgever en derde tot stand is gekomen. Geen deal, geen fee. Wil je daarvan afwijken, dan moet dat er expliciet staan. Regel in elk geval:

• De grondslag: percentage van de transactiewaarde, vast bedrag per gesloten overeenkomst, of een combinatie met een intakevergoeding.
• Het aangrijpingsmoment: bij ondertekening, bij levering of pas bij betaling door de derde. Dit is in de praktijk het grootste conflictpunt.
• Ontbindende voorwaarden: wat gebeurt er met de fee als de deal alsnog afketst op financiering of due diligence.
• Btw en kosten: is de fee inclusief of exclusief, en welke onkosten mag de bemiddelaar doorbelasten.
• Vervolgorders: verdient de bemiddelaar ook aan herhaalaankopen van dezelfde klant, en zo ja hoe lang.

Neem daarnaast de nawerking op. Art. 7:426 lid 2 BW geeft de bemiddelaar recht op loon als de overeenkomst na afloop van de opdracht tot stand komt als gevolg van zijn werkzaamheden tijdens de looptijd. In het contract maak je dat hanteerbaar met een aangedragen-partijenlijst en een termijn, bijvoorbeeld twaalf maanden na einde opdracht. Zo weet iedereen waar hij aan toe is en vermijd je een bewijsdiscussie achteraf.

Looptijd, exclusiviteit en opzegging

Bemiddeling is een opdracht, dus art. 7:408 BW geldt: de opdrachtgever kan te allen tijde opzeggen. Bij een opdrachtnemer die niet in de uitoefening van beroep of bedrijf handelt gelden aanvullende beperkingen, en een consument-opdrachtgever is bij opzegging nooit schadevergoeding verschuldigd. Voor zakelijke verhoudingen kun je wel een redelijke opzegtermijn en een vergoeding voor reeds verricht werk afspreken. Art. 7:411 BW geeft daarvoor de wettelijke ondergrond: bij voortijdig einde kan een naar redelijkheid vast te stellen deel van het loon verschuldigd zijn.

Let op de looptijd in combinatie met duurzaamheid. Wordt de bemiddelaar structureel en voor onbepaalde tijd ingezet om overeenkomsten voor jou tot stand te brengen, dan is de kans groot dat de rechter de relatie kwalificeert als agentuur (art. 7:428 BW). Dan gelden dwingendrechtelijke opzegtermijnen en mogelijk een klantenvergoeding. Wil je dat niet, houd de opdracht dan werkelijk projectmatig en herhaal dat niet alleen in de tekst maar ook in de uitvoering.

Belangenconflicten en dubbele courtage

Art. 7:427 BW verklaart de artikelen 7:416 tot en met 7:418 BW van overeenkomstige toepassing. Dat betekent drie harde grenzen die je in het contract moet spiegelen.

• Geen twee heren dienen. Optreden voor beide partijen mag alleen als de inhoud van de te sluiten overeenkomst zo nauwkeurig vaststaat dat belangenstrijd is uitgesloten (art. 7:417 BW). Neem daarom een bepaling op dat de bemiddelaar niet voor de wederpartij optreedt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
• Consumenten bij onroerend goed. Bemiddelt de tussenpersoon voor de verkoper of verhuurder en is de koper of huurder een consument, dan mag hij die consument geen bemiddelingskosten in rekening brengen. Dat is dwingend recht. De Hoge Raad heeft dit ook toegepast op verhuurplatforms die woningen aanbieden namens verhuurders.
• Eigen belang melden. Heeft de bemiddelaar zelf belang bij de deal, bijvoorbeeld een deelneming in de derde of een vergoeding van die kant, dan moet hij dat melden (art. 7:418 BW). Doet hij dat niet, dan vervalt zijn recht op loon.

Overige bepalingen die de moeite waard zijn

• Geheimhouding over klantgegevens, prijzen en marges, met een termijn die de opdracht overleeft.
• Aansprakelijkheid: de bemiddelaar staat in voor zijn inspanning, niet voor de nakoming door de derde. Beperk de aansprakelijkheid tot bijvoorbeeld de ontvangen fee.
• Verwerking van persoonsgegevens: bij arbeidsbemiddeling en woningbemiddeling wordt vrijwel altijd persoonsgegevens uitgewisseld. Leg de rolverdeling onder de AVG vast.
• Toepasselijk recht en forum, vooral bij grensoverschrijdende bemiddeling.
• Vergunningen: bemiddeling in verzekeringen, krediet of hypotheken valt onder de Wet op het financieel toezicht en vereist een AFM-vergunning. Neem een garantie op dat de bemiddelaar die heeft.

Praktijkvoorbeeld

Een softwarebedrijf laat een tussenpersoon nieuwe resellers werven tegen 8 procent van de eerste jaaromzet. In het eerste contract stond alleen “fee bij ondertekening reseller-overeenkomst”. Toen twee resellers na drie maanden opzegden zonder ooit iets af te nemen, was de fee toch verschuldigd. In de nieuwe versie is het aangrijpingsmoment gekoppeld aan gefactureerde omzet, met een terugbetalingsregeling bij annulering binnen zes maanden. Eén zin verschil, een verschil van duizenden euro’s per jaar.

Eerlijke aanbeveling

Voor een eenmalige bemiddeling tussen twee zakelijke partijen met een beperkte fee heb je geen jurist nodig. Een korte overeenkomst met de opdracht, de fee, het moment waarop die verschuldigd wordt, de looptijd en een nawerkingstermijn dekt de gebruikelijke discussies af. Laat het wel opstellen of toetsen als je met een vast model gaat werken voor meerdere tussenpersonen, als je met consumenten werkt, als de fee substantieel is, of als de samenwerking duurzaam wordt en daarmee richting agentuur schuift. Ook bij financiële bemiddeling is toetsing verstandig, omdat daar naast het BW een vergunningregime geldt. Het opstellen is eenmalig werk, het model gebruik je daarna jarenlang.

Achtergrond en context: wat is een bemiddelingsovereenkomst en bemiddelingsovereenkomst laten opstellen. Direct regelen kan via bemiddelingsovereenkomst.

Veelgestelde vragen