Algemene voorwaarden voor een stichting opstellen: dit hoort erin

Algemene voorwaarden voor een stichting opstellen doe je door de diensten en activiteiten van de stichting als uitgangspunt te nemen en daarvoor de kernafspraken vast te leggen: betaling, aansprakelijkheid, annulering, de omgang met donaties en giften, gegevensverwerking en klachten. De voorwaarden moeten aansluiten op het statutaire doel van de stichting en, bij particuliere deelnemers, op de consumentenregels. Hieronder staat welke onderwerpen erin horen en welke valkuilen je vermijdt.

Het korte antwoord

1. Toepasselijkheid: op wie en welke activiteiten de voorwaarden gelden.
2. Diensten en activiteiten: inschrijving, deelname, annulering en wijziging.
3. Betaling: termijnen, te laat betalen, incassokosten en rente.
4. Donaties en giften: onderscheid gift versus tegenprestatie, periodieke giften.
5. Aansprakelijkheid: beperking, uitsluitingen en overmacht.
6. Gegevens en klachten: verwijzing privacyverklaring, klachtregeling, toepasselijk recht.

Begin bij de activiteiten en de statuten

Goede voorwaarden zijn maatwerk. Voordat je iets opschrijft, breng je in kaart wat de stichting daadwerkelijk doet: organiseert ze cursussen, verhuurt ze ruimte, geeft ze publicaties uit, levert ze diensten aan aangesloten organisaties, of werft ze fondsen? Elk van die activiteiten stelt andere eisen aan de voorwaarden.

Leg de voorwaarden naast de statuten. Het statutaire doel bepaalt de grenzen: je kunt geen activiteit in de voorwaarden regelen die buiten dat doel valt. Verwijs voor de interne bevoegdheden naar de statuten en houd de voorwaarden strikt bij de externe klantrelatie.

Diensten, activiteiten en annulering

Voor de meeste stichtingen is dit het hart van de voorwaarden. Regel in ieder geval:

• Inschrijving en totstandkoming van de overeenkomst (wanneer is deelname definitief?).
• Annulering door de deelnemer: termijnen en eventuele kosten per termijn.
• Wijziging of annulering door de stichting: bij te weinig deelnemers of overmacht, en de gevolgen (terugbetaling of verplaatsing).
• Verplichtingen van de deelnemer: gedragsregels, verplichte informatie, aanwezigheid.

Betaling en donaties

Bij betaalde diensten leg je de betaaltermijn vast, wat er gebeurt bij te laat betalen (wettelijke rente en incassokosten) en of vooruitbetaling geldt. Bij consumenten volg je de wettelijke staffel voor buitengerechtelijke incassokosten.

Donaties verdienen een eigen bepaling. Maak onderscheid tussen een gift — een vrijwillige bijdrage zonder tegenprestatie — en een betaling voor een dienst. Dat onderscheid is fiscaal relevant: alleen een echte gift kan aftrekbaar zijn, en bij een ANBI-stichting geldt voor periodieke giften een aparte regeling. Regel ook of een gift kan worden terugbetaald (uitgangspunt: nee) en hoe je omgaat met geoormerkte giften voor een specifiek doel.

Aansprakelijkheid en overmacht

Beperk de aansprakelijkheid van de stichting op een houdbare manier, bijvoorbeeld tot het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekering uitkeert, of anders tot het factuurbedrag. Sluit indirecte schade uit. Let op de grenzen: tegenover consumenten mag een beperking niet onredelijk bezwarend zijn (zwarte en grijze lijst), en aansprakelijkheid voor opzet of bewuste roekeloosheid kun je nooit uitsluiten.

Neem een overmachtsbepaling op die past bij activiteiten van de stichting, bijvoorbeeld bij ziekte van een spreker, uitval van een locatie of een verbod op samenkomsten. Regel wat er dan met betaalde bedragen gebeurt.

Gegevens, klachten en slotbepalingen

• Persoonsgegevens: verwijs naar een aparte privacyverklaring (AVG); zet niet de hele verwerking in de voorwaarden.
• Klachtregeling: hoe en binnen welke termijn een deelnemer een klacht indient.
• Wijziging voorwaarden: dat de stichting de voorwaarden kan aanpassen en hoe deelnemers dat vernemen.
• Toepasselijk recht en bevoegde rechter: Nederlands recht en de bevoegde rechtbank.

Van toepassing verklaren en ter beschikking stellen

De inhoud is één ding; het correct laten gelden is even belangrijk. Verklaar de voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst van toepassing en stel ze ter beschikking. Bij online inschrijving: een aanvinkvakje met een directe link, en de voorwaarden downloadbaar. Doe je dat niet, dan kan de wederpartij de bedingen vernietigen en sta je met lege handen.

Kort voorbeeld

Een culturele stichting organiseert betaalde workshops en werft daarnaast donaties. In haar voorwaarden staan een annuleringsstaffel, een aansprakelijkheidsbeperking en een aparte donatiebepaling die een gift onderscheidt van een deelnamebetaling. Toen een geplande workshop wegens ziekte van de docent niet doorging, kon de stichting op grond van haar overmachtsbepaling de deelnemers een alternatieve datum aanbieden in plaats van volledige terugbetaling.

Eerlijke aanbeveling

Heeft je stichting weinig en eenvoudige activiteiten, met vaste, kleine bedragen en beperkt risico, dan kun je met een goed doordacht basismodel prima zelf uit de voeten — een jurist is dan niet nodig. Zodra er consumentendeelnemers, hogere bedragen, aansprakelijkheidsrisico’s of een ANBI-status in het spel zijn, loont het om de voorwaarden te laten toetsen. Een generiek internetmodel sluit zelden aan op je statutaire doel en op de mix van diensten, donaties en activiteiten van jouw stichting.

Meer lezen of laten regelen: algemene voorwaarden voor een stichting, wat zijn algemene voorwaarden voor een stichting en algemene voorwaarden voor een stichting laten opstellen.

Veelgestelde vragen