بطبيعة الحال، لا يمكنك شراء سيارة جديدة وأنت مدين بمبالغ مستحقة. ولا يمكنك دفع الأجور. من المهم أن يسدد العملاء مستحقاتهم في الوقت المحدد وبسرعة، لضمان توفر السيولة الكافية في الشركة. مع ذلك، ليس هذا مضمونًا دائمًا. تُثبت إحصاءات مكتب ING الاقتصادي: حوالي 49% من فواتير الشركات الصغيرة والمتوسطة تُسدد متأخرة. بالنسبة لفواتير B2C، يبلغ متوسط التأخير 5 أيام، بينما يرتفع إلى 11 يومًا لفواتير B2B. كيف تضمن سداد العملاء في الوقت المحدد؟ هناك طرق عديدة لتحقيق ذلك. النصائح الخمس التالية توضح ذلك.
# 1. إصدار الفاتورة في الوقت المحدد
الشهريالفوترة بالساعة". ففي آخر يوم عمل من الشهر، تُرسل جميع الفواتير. وبهذه الطريقة، لا يضطرون إلى العمل باستمرار على إدارة حساباتهم. لكن في الواقع، هذه الطريقة ليست فكرة جيدة لأنها تُضعف التدفق النقدي . فإذا انتظرت أربعة أسابيع لإصدار فاتورة ثم منحت العميل مهلة سداد ثلاثين يومًا، فأنت بذلك تنتظر ستين يومًا كاملة. هذا بشرط أن يدفع العميل في الوقت المحدد.
لذا، يضمن إصدار الفواتير في الوقت المحدد وصول الأموال إلى حسابك بشكل أسرع. ولهذا السبب، يُنصح باستبدال نظام إصدار الفواتير الشهري بنظام أسبوعي على الأقل.
نصيحة إضافية: تأكد أيضاً من خلو فواتيرك من الأخطاء. وإلا، فسيتأخر سداد فاتورتك بسرعة.
# 2. تحديد مدة السداد
من الطبيعي أن تُدرج مدة السداد في فاتورتك. وإذا لم تفعل، فإن توجيهات الاتحاد الأوروبي بشأن التأخر في السداد تنص على أن مدة السداد بين الشركات هي 60 يومًا. وهذه مدة طويلة جدًا.
ما هي المدة المثلى لفترة الدفع التعاقدية؟ يتطلب ذلك دائمًا دراسة متأنية. مع ذلك، فإن فترة دفع تتجاوز 30 يومًا ليست فكرة جيدة من حيث المبدأ. في الواقع، تختار الشركات الصغيرة والمتوسطة عادةً فترة دفع تتراوح بين 15 و30 يومًا. أما بالنسبة للعاملين لحسابهم الخاص، ففترة الدفع المعتادة هي 14 يومًا. ويتضح هذا أيضًا من خلال دراسة إحصائية أجراها المكتب الاقتصادي لبنك ING. هل تمنح فترة دفع أطول؟ إذاً، قد يكون الوقت قد حان لإعادة النظر في شروط الدفع.
نصيحة إضافية: دع سجلّات الدفع السابقة تؤثر على مدة السداد. لستَ بحاجة إلى تحديد مدة سداد قياسية جديدة للعملاء الذين تأخروا في السداد سابقًا. هذا يُتيح لك اتخاذ الإجراءات بشكل أسرع ومعاقبة العملاء الذين يُسيئون السداد.
3. النص على العقوبات
يحتاج العملاء الذين لا يسددون في الوقت المحدد إلى معرفة أنك لن تتنازل بسهولة. لذا، من الأفضل التأكد من أن شروط فاتورتك تضمن لك فترة السداد. ضع في اعتبارك، على وجه الخصوص، تضمين بند جزائي مع التأكيد على فوائد التأخير. ولا تتردد في فرض فوائد التأخير، لأن العاملين لحسابهم الخاص، على وجه الخصوص، قد يواجهون صعوبة في ذلك. مع ذلك، إذا شرحت عبر الهاتف، متصرفًا بشكل مختلف، أنك مضطر للجوء إلى الائتمان مؤقتًا، فسيتفهم المدين ذلك بالتأكيد. فأنت في النهاية مورده، وليس مانح الائتمان.
نصيحة إضافية: لعقدك لصياغة الشروط والأحكام العامة . هذا يضمن إنفاذ جميع بنود الجزاءات التعاقدية بشكل كامل. في مكتب MKB Juristen للمحاماة، يسعدنا صياغة شروط وأحكام فواتيرك. هل لديك بالفعل شروط وأحكام فواتير؟ سنراجعها نيابةً عنك. وبهذه الطريقة، ستكون في وضع قانوني سليم.
# 4. سياسة فعالة لإدارة شؤون المدينين
بالإضافة إلى ذلك، من المهم تطبيق سياسة تحصيل المستحقات بفعالية. ضع خطة عمل مسبقة تتضمن اتخاذ إجراءات في أوقات محددة. وبالتأكيد، تبدأ سياسة تحصيل المستحقات الجيدة بفحص استباقي للجدارة الائتمانية.
قبل كل شيء، عليك مراقبة عملائك المتخلفين عن السداد عن كثب. إجراء مكالمات هاتفية، وإرسال تذكير إلكتروني بالدفع ، وإعادة تقديم الفاتورة: كلها خطوات حاسمة. إذا لم تُجدِ هذه الخطوات نفعًا، فأرسل إلى عميلك خطاب مطالبة رسميًا في الوقت المناسب. ففي النهاية، لن تتمكن من اتخاذ أي إجراء فعّال إلا بعد إرسال خطاب مطالبة رسمي.
نصيحة إضافية: أظهرت الأبحاث أن التواصل الشخصي يُسرّع عملية تحصيل الفواتير. لذا، لا تكتفِ بإرسال بريد إلكتروني للتذكير، بل اتصل بالمدين شخصيًا. هل يبدو أن كل شيء غير مُجدٍ؟ دع شركة MKB Juristen تُعدّ طلبًا رسميًا لك
# 5. مكافأة المسددين في الوقت المحدد
لا يجب أن تقتصر سياسة تحصيل المستحقات على العقوبات والمكالمات الهاتفية الصعبة وشروط الدفع الصارمة. في نهاية المطاف، من غير المنطقي أن تضطر إلى التوسل للحصول على أموالك. أليس من المنطقي أن تُترجم جهودك إلى دفع في الوقت المحدد؟
مشاكل الدفع تجعل إدارة الأعمال تجربةً سلبيةً للغاية. لحسن الحظ، هناك حلٌ آخر. على سبيل المثال، يمكنك تقديم خصمٍ للمُلتزمين بالدفع المبكر. ففي النهاية، خصمٌ بنسبة 2% تقريبًا لا يُقارن بالتكاليف الإدارية التي تتكبدها مع المتأخرين في الدفع. وبينما تُحسّن تدفقك النقدي، يمكنك إعادة صقل مهاراتك الريادية. بطبيعة الحال، لهذا الخصم بعض التداعيات على إدارة أعمالك، لذا ناقش الأمر مع محاسبك مُسبقًا.
نصيحة إضافية: أرسل فاتورتك إلكترونياً وأضف iDEALأو QRليتمكن العملاء من الدفع فوراً. بهذه الطريقة، سيشجعهم الخصم على الدفع بشكل أسرع.
