يقوم مكتب MKB Juristen بصياغة المستندات القانونية المخصصة
من الأفضل عدم تجميع أو نسخ العقود والشروط والأحكام المهمة، وغيرها من المستندات القانونية بنفسك. نحن نساعد رواد الأعمال ذوي الميزانية المحدودة من خلال حلول قانونية مصممة خصيصًا لهم، وتكاليف واضحة مسبقًا، وشروحات عملية.
- العقود المخصصة، والشروط والأحكام، والوثائق القانونية
- مناسب للميزانية وواضح بشأن التكاليف مقدماً
- اطلب استشارة مجانية أو عرض سعر بدون أي التزام
يدفع العملاء بشكل أسرع إذا قمت بإصدار الفواتير في الوقت المحدد وبدون أخطاء، وطبقت فترة سداد قصيرة تتراوح بين 14 و30 يومًا، وأدرجت عقوبات واضحة في الشروط والأحكام العامة، وأرسلت تذكيرات منتظمة، وكافئت العملاء الذين يسددون في الوقت المحدد. يعتمد التدفق النقدي السليم على هذا المزيج من الوقاية والمتابعة. فيما يلي خمس نصائح عملية لتحسين إدارة حسابات القبض لديك والحصول على مدفوعات فواتيرك بشكل أسرع.
نسبة كبيرة من الفواتير في قطاع الشركات الصغيرة والمتوسطة تتأخر في السداد، مما يُعرّض سيولتك المالية للخطر: فمع وجود مستحقات غير مدفوعة، لا يمكنك شراء المخزون، أو دفع الأجور، أو القيام بالاستثمارات. لكن الخبر السار هو أن لديك تأثيرًا أكبر بكثير على شروط الدفع مما تتصور. باتباع نهج منظم، يمكنك تجنب معظم مشاكل الدفع قبل حدوثها.
نصيحة ١: أرسل الفاتورة فوراً وبدون أخطاء
يلجأ العديد من رواد الأعمال إلى نموذج "الفوترة بالساعة" الشهري: حيث تُرسل جميع الفواتير دفعة واحدة في آخر يوم عمل من الشهر. هذا النموذج مريح للإدارة، ولكنه كارثي على التدفق النقدي. فإذا انتظرت أربعة أسابيع لإصدار الفاتورة ثم عرضت فترة سداد مدتها ثلاثون يومًا، فستجد نفسك قريبًا أمام رصيد مستحق لمدة ستين يومًا - هذا إن سدد العميل في الوقت المحدد.
لذا، يُرجى إرسال الفاتورة في أسرع وقت ممكن بعد التسليم، ويفضل أسبوعياً أو حتى لكل طلب. كلما أسرعت في إرسال الفاتورة، كلما وصل المبلغ إلى حسابك أسرع.
علاوة على ذلك، تأكد من صحة فاتورتك. فعدم وجود رقم طلب، أو مبلغ ضريبة القيمة المضافة غير صحيح، أو عنوان غير صحيح، يمنح العميل سببًا مشروعًا لحجب الدفع. في جميع الأحوال، تحقق من الفاتورة قبل الشحن
- الاسم الصحيح وتفاصيل عنوان العميل؛
- رقم فاتورة فريد ومتسلسل وتاريخ الفاتورة؛
- مبلغ ضريبة القيمة المضافة الصحيح ورقم تعريف ضريبة القيمة المضافة الخاص بك؛
- وصف واضح للخدمة المقدمة أو رقم الطلب؛
- شروط الدفع وتفاصيل حسابك المصرفي.
النصيحة الثانية: اجعل فترة الدفع قصيرة
تحدد مدة الدفع المذكورة في فاتورتك إلى حد كبير سرعة استلامك لأموالك. في حال عدم وجود اتفاق، تسري عادةً مدة دفع قانونية مدتها 30 يومًا في العلاقات التجارية بين الشركات. يجوز للطرفين الاتفاق على مدة أطول، ولكن في المعاملات التجارية، لا يُسمح عمومًا بمدة تزيد عن 60 يومًا.
علاوة على ذلك، ومنذ 1 يوليو 2022، يسري قانون هام: يتعين على الشركات الكبيرة سداد فواتير الشركات الصغيرة والمتوسطة وأصحاب المهن الحرة في غضون 30 يومًا. ولا يُسمح لها بفرض مهلة أطول. وفي حال تأخر العميل الكبير عن السداد، فإنه يتحمل عمومًا مسؤولية دفع فوائد على المبلغ المتأخر بموجب القانون.
في الواقع، يختار العديد من رواد الأعمال عن قصد فترة سداد أقصر. فترة السداد الشائعة تتراوح بين 14 و30 يومًا؛ ويستخدم العديد من العاملين المستقلين فترة 14 يومًا. كلما كانت فترة السداد أقصر، كلما تم سداد فاتورتك بشكل أسرع، شريطة الالتزام بها.
قم بتعديل المدة وفقًا لسلوك الدفع
ضع في اعتبارك سجلّات الدفع السابقة. ليس عليك بالضرورة منح العملاء الذين تأخروا في الدفع سابقًا مهلة سداد سخية. بتطبيق مهلة أقصر أو الدفع المسبق على العملاء المعروفين بتأخرهم في الدفع، تحدّ من المخاطر وتتيح لك اتخاذ الإجراءات اللازمة بسرعة أكبر.
نصيحة 3: حدد العقوبات في الشروط والأحكام العامة الخاصة بك
يجب على العملاء الذين لا يسددون في الوقت المحدد أن يدركوا أن لذلك عواقب. لذا، تأكد من أن شروط فاتورتك تراقب فترة السداد. ضع في اعتبارك تضمين بند جزائي (تعويض عن تكاليف التحصيل) وفرض فائدة على التأخير في السداد. في المعاملات التجارية، قد تُفرض فائدة تجارية قانونية في بعض الحالات، وهي أعلى بكثير من الفائدة القانونية العادية.
تجرأ على فرض تلك الفوائد والتكاليف. يجد العاملون المستقلون، على وجه الخصوص، هذا الأمر صعباً، لكنك مورد لعميلك، وليس مقرضه. عادةً ما يكفي شرح موجز ومنطقي (مع ضرورة الوفاء بالتزاماتك أيضاً).
يرجى الملاحظة: لا تُطبَّق العقوبات إلا إذا كانت شروطك وأحكامك العامة سليمة قانونيًا وقابلة للتطبيق على الاتفاقية. على سبيل المثال، يجب تقديم الشروط في الوقت المناسب؛ وإلا فقد يُبطلها عميلك. لذا، يُنصح بصياغة أو مراجعة شروطك وأحكامك العامة من قِبل محامٍ لضمان سلامة بنود الجزاءات وشروط الفائدة في حال نشوب نزاع.
النصيحة الرابعة: تطبيق سياسة فعّالة لحسابات القبض
يتطلب التدفق النقدي السليم متابعة دقيقة. لذا، ضع خطة عمل محددة مسبقًا، تتضمن خطوات واضحة، تُحدد فيها أوقات اتخاذ الإجراءات اللازمة، حتى لا تعتمد المتابعة على الصدفة أو ضيق الوقت. تبدأ سياسة تحصيل المستحقات الجيدة حتى قبل التسليم، من خلال التحقق من الجدارة الائتمانية للطلبات الكبيرة أو الجديدة.
غالباً ما تبدو عملية تحصيل الديون الناجحة على النحو التالي:
- تذكير ودي عبر البريد الإلكتروني بعد انتهاء الموعد النهائي بفترة وجيزة.
- اتصل هاتفياً إذا لم يُسفر التذكير عن أي رد؛ فالاتصال الشخصي يحل العديد من المواقف على الفور.
- طلب رسمي (إشعار بالتخلف عن السداد) مع تحديد مدة سداد نهائية معقولة.
- اتخاذ إجراءات التحصيل في حال عدم استلام الدفعة.
التواصل الشخصي فعّال: فغالباً ما تُحقق مكالمات هاتفية قصيرة وودية نتائج أفضل من رسائل البريد الإلكتروني الآلية. وبعد إرسال خطاب مطالبة رسمي يتضمن مهلة نهائية معقولة، يُمكنك عادةً المطالبة بالفوائد وتكاليف التحصيل، واتخاذ خطوات أخرى. إذا لم تتمكن من القيام بذلك بنفسك، فاطلب من شركة MKB Juristen صياغة خطاب المطالبة أو استعن بخبراء التحصيل لدينا
النصيحة الخامسة: كافئ العملاء الذين يدفعون في الوقت المحدد
لا يقتصر نظام إدارة حسابات القبض على العقوبات والشروط الصارمة فحسب، بل يمكن أيضاً مكافأة المسددين في الوقت المحدد، مثلاً بمنحهم خصماً بسيطاً على الدفعات خلال أيام قليلة. غالباً ما يكون الخصم البسيط أقل من العبء الإداري ومخاطر التدفق النقدي المرتبطة بتأخر المسددين.
بالإضافة إلى ذلك، اجعل عملية الدفع سهلة قدر الإمكان. أرسل فاتورتك إلكترونيًا وأرفق رابط دفع iDEAL أو رمز QR للدفع ليتمكن العميل من الدفع فورًا. كلما كانت عملية الدفع أسهل، كانت أسرع.
يؤثر خصم الدفع على إدارة ضريبة القيمة المضافة وإيراداتك. لذا، يُرجى التنسيق مع محاسبك مسبقاً لتطبيقه.
الأسئلة الشائعة حول الحصول على المدفوعات بشكل أسرع
ما هي مدة السداد القانونية للفاتورة؟
في حال عدم التوصل إلى اتفاق، يُطبق عادةً أجل سداد قدره 30 يومًا في العلاقات التجارية بين الشركات. ويمكن الاتفاق على أجل أطول بالتراضي، ولكن في المعاملات التجارية، لا يُسمح عمومًا بأكثر من 60 يومًا. ويجب على الشركات الكبيرة سداد فواتير الشركات الصغيرة والمتوسطة وأصحاب المهن الحرة في غضون 30 يومًا.
هل يُسمح لي بفرض فوائد وتكاليف تحصيل على المدفوعات المتأخرة؟
نعم. إذا انقضت مدة السداد، يمكنك عمومًا فرض فوائد وتكاليف تحصيل خارج نطاق القضاء. بالنسبة للعملاء التجاريين، قد تُستحق فوائد تجارية قانونية. أما بالنسبة للأفراد، فتُطبق قواعد إضافية، ويجب عليك أولًا إرسال إشعار رسمي يتضمن مدة السداد النهائية (ما يُعرف بـ"خطاب الأربعة عشر يومًا"). استشر مختصًا بشأن المبالغ والشروط الدقيقة.
متى يُسمح لي باتخاذ إجراءات التحصيل؟
كقاعدة عامة، لا يجوز المطالبة بالفوائد والتكاليف إلا بعد إعلان العميل تخلفه عن السداد من خلال إنذار رسمي وتحديد مهلة سداد نهائية معقولة. وفي حال عدم السداد، يجوز اتخاذ إجراءات تحصيل إضافية. لذا، يُعدّ الإنذار الرسمي الصحيح شرطًا أساسيًا للمطالبة بالفوائد والتكاليف.
كيف يمكنني تقليل مخاطر التخلف عن السداد مسبقاً؟
بالنسبة للطلبات الجديدة أو الكبيرة، يُنصح بإجراء فحص ائتماني، واستخدام شروط وأحكام عامة واضحة، والعمل بنظام الدفع المسبق (الجزئي) كلما أمكن، وإصدار الفاتورة فور التسليم. الوقاية خير من العلاج.
ما الذي يجب أن يتضمنه فاتورتي لتجنب مشاكل الدفع؟
في جميع الأحوال، يُرجى تضمين الاسم والعنوان الصحيحين، ورقم فاتورة فريد، وتاريخ الفاتورة، ووصف واضح للخدمة، ومبلغ ضريبة القيمة المضافة الصحيح، ورقم تعريف ضريبة القيمة المضافة الخاص بك، وشروط الدفع. الفاتورة الصحيحة تُزيل أي سبب يمنع العميل من الدفع.
هل تحتاج إلى مساعدة في الحصول على أموالك بشكل أسرع؟
هل ترغب في ضمان إدارة حساباتك المستحقة بشكل قانوني محكم؟ يقوم مكتب MKB Juristen بصياغة أو مراجعة الشروط والأحكام العامة ، ويتولى إرسال التذكيرات ، ويساعدك في تحصيل الديون في حال تخلف العميل عن السداد. هل لديك مشكلة قانونية أخرى؟ اطلع على خدماتنا القانونية المخصصة لرواد الأعمال.
هل تفضل مناقشة فواتيرك المتأخرة مباشرة مع محامٍ؟ حدد موعدًا لجلسة استشارية مجانية واكتشف كيف يمكنك الحصول على أموالك بشكل أسرع.
