يقوم مكتب MKB Juristen بصياغة المستندات القانونية المخصصة
من الأفضل عدم تجميع أو نسخ العقود والشروط والأحكام المهمة، وغيرها من المستندات القانونية بنفسك. نحن نساعد رواد الأعمال ذوي الميزانية المحدودة من خلال حلول قانونية مصممة خصيصًا لهم، وتكاليف واضحة مسبقًا، وشروحات عملية.
- العقود المخصصة، والشروط والأحكام، والوثائق القانونية
- مناسب للميزانية وواضح بشأن التكاليف مقدماً
- اطلب استشارة مجانية أو عرض سعر بدون أي التزام
يُعتبر عقد إيجار العقارات التجارية متوافقًا مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) بمجرد تسجيلك بشفافية البيانات الشخصية التي تعالجها، والأساس القانوني لذلك، ومدة الاحتفاظ بها. بصفتك مالكًا للعقار، فإنك تعالج البيانات الشخصية في أغلب الأحيان: لصياغة العقد وتنفيذه، ولفحص المستأجرين المحتملين، وأحيانًا لمنح حق الدخول عبر بطاقة تعريف شخصية. لا تُراعي العديد من نماذج العقود القياسية هذا الأمر بشكل كافٍ، مما يعرضك لخطر الشكاوى، والإضرار بسمعتك، وإنفاذ القانون من قِبل هيئة حماية البيانات الهولندية.
ماذا يعني مصطلح "متوافق مع اللائحة العامة لحماية البيانات" بالنسبة لعقد الإيجار؟
يعني الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) أن طريقة معالجتك للبيانات الشخصية في إطار اتفاقية الإيجار وما يتعلق بها تتوافق مع المبادئ الأساسية للائحة . لا يتعلق الأمر بختم أو شهادة، بل بخيارات قابلة للإثبات: فلكل عملية معالجة، يجب أن تكون قادرًا على شرح سبب حاجتك للبيانات، والأسس التي تستند إليها، وكيفية تأمينها وتخزينها.
البيانات الشخصية هي أي بيانات تتعلق بشخص محدد الهوية: الاسم، البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، الصورة، وفي كثير من الحالات، البيانات المالية أيضًا. بمجرد تسجيل هذه البيانات أو تنظيمها أو تخزينها، تتم معالجتها وتُطبق عليها أحكام اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). ملاحظة: عمليًا، تتم معالجة البيانات الشخصية أيضًا عند تأجيرها لشركة، على سبيل المثال، بيانات المدير المُفوض، أو الشخص المسؤول عن التواصل، أو الموظفين الحاصلين على تصريح دخول.
لماذا يقوم مالك العقار بمعالجة البيانات الشخصية؟
عند تأجير العقارات التجارية، لا مفر من استخدام البيانات الشخصية. فأنت تحتاج إلى الأسماء وتفاصيل الاتصال، وغالبًا المعلومات المالية، لصياغة وتنفيذ عقد الإيجار. بالإضافة إلى ذلك، قد تتم معالجة البيانات أحيانًا للأغراض التالية:
- فحص المستأجرين المحتملين، على سبيل المثال، التحقق من الجدارة الائتمانية أو تاريخ الدفع.
- التحكم في الوصول، مثل بطاقة شخصية تحمل الاسم والصورة للدخول إلى المبنى.
- الإدارة والتواصل خلال مدة عقد الإيجار، مثل إشعارات الصيانة والفواتير.
تخضع جميع عمليات معالجة البيانات للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). وهذا يعني أنه بالنسبة لكل عملية معالجة، يجب أن تكون قادراً على شرح سبب حاجتك إلى البيانات والأساس القانوني الذي تستند إليه.
المبادئ الأساسية الثلاثة لأصحاب العقارات
1. أساس صحيح
لا يجوز لك معالجة البيانات الشخصية إلا إذا كان لديك أساس قانوني للقيام بذلك. عند إبرام وتنفيذ عقد الإيجار، تعتمد عمومًا على الأساس القانوني "الضروري لتنفيذ العقد". أما لأغراض الأمن والتحكم في الوصول، فيمكن اعتبار المصلحة المشروعة أساسًا قانونيًا، شريطة أن تفوق هذه المصلحة خصوصية صاحب البيانات. ولا يُشترط الحصول على الموافقة دائمًا، بل إنها عملية معقدة، إذ يمكن للمستأجر سحب موافقته في أي وقت
2. تقليل البيانات
اطلب فقط ما تحتاجه فعلاً. بالنسبة لبطاقة الهوية، يُعدّ الاسم والصورة مبررين، لكن البيانات الحساسة كالدين أو الحالة الصحية أو الميول الجنسية غير مناسبة. في الواقع، قد يُوحي طلب دين شخص ما، على سبيل المثال، بالتمييز. اقتصر على البيانات الضرورية.
3. الشفافية
يجب أن يعلم المستأجر مسبقًا ومجانًا كيفية استخدامك لبياناته. هل تجري فحصًا للبيانات؟ إذاً، اشرح بوضوح البيانات التي تطلبها، وسبب طلبها، ومدة الاحتفاظ بها، وماذا يحدث لها بعد ذلك. عمليًا، يمكنك تضمين بند الخصوصية في عقد الإيجار لهذا الغرض، والإشارة إلى بيان الخصوصية.
مثال عملي: الفحص وبطاقات الدخول
لنفترض أنك تؤجر مبنى مكاتب متعدد المستأجرين وترغب في التحقق من سجلات الدفع للمستأجرين الجدد وتزويدهم ببطاقة دخول مزودة بصورة. في هذا التحقق، تعتمد على مصلحتك المشروعة لمنع التخلف عن الدفع، ولكنك تطلب فقط ما هو ضروري لهذا الغرض وتُبلغ المرشح مسبقًا بأنك تُجري هذا الفحص. لا تحتفظ بصورة البطاقة لفترة أطول من مدة صلاحية المستأجر. إذا طلبت، بالإضافة إلى ذلك، بيانات صحية أو نسخة من جواز السفر الذي يحتوي على الرقم الوطني للتأمين الصحي، فأنت على الأرجح تتجاوز الحدود: فهذه البيانات غير ضرورية، وبصفتك مالكًا للعقار، لا يُسمح لك عمومًا بمعالجة الرقم الوطني للتأمين الصحي دون إذن.
هل تحتاج دائمًا إلى إذن من المستأجر؟
لا. من المفاهيم الخاطئة الشائعة أنه يجب طلب الموافقة على كل عملية معالجة بيانات. في الواقع، بالنسبة لمعظم عمليات المعالجة المتعلقة بعقد الإيجار، فإنك تعتمد على الأسس القانونية لـ "تنفيذ العقد" أو "المصلحة المشروعة". وهذا أكثر عملية، لأن الموافقة تخضع لشروط صارمة ويمكن سحبها في أي وقت.
مع ذلك، هناك عدد من الالتزامات التي تنطبق بغض النظر عن الأساس القانوني. على سبيل المثال، بصفتك جهة مسؤولة عن معالجة البيانات، يجب عليك الاحتفاظ بسجل معالجة يوضح البيانات التي تعالجها، والغرض من معالجتها، وفترات الاحتفاظ المطبقة، والتدابير الأمنية التي اتخذتها.
أين تكمن المشكلة في العقود النموذجية القياسية؟
عملياً، نلاحظ أن عقود إيجار العقارات التجارية نادراً ما تتوافق تماماً مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). لا يزال العديد من الملاك يستخدمون عقوداً نموذجية قديمة لمساحات البيع بالتجزئة أو المكاتب، والتي وُضعت قبل دخول اللائحة حيز التنفيذ. عادةً ما تخلو هذه النماذج من بند الخصوصية أو تحتوي على بند قديم، ما يجعلها غير قابلة للاستخدام عملياً في هذا الصدد.
هل تستخدم نموذجًا قديمًا؟ إذًا، يُرجى مراجعة بنود الخصوصية وتحديثها. غالبًا ما يكون هذا تعديلًا بسيطًا يمنع حدوث مشاكل كبيرة. يسعد خبراؤنا القانونيون بمراجعة عقد الإيجار التجاري نيابةً عنك.
ما هي الالتزامات الأخرى التي تقع على عاتقك بصفتك مالك عقار بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)؟
بالإضافة إلى الأساس القانوني، وتقليل البيانات، والشفافية، لديك التزامات أخرى:
- الأمن. اتخذ التدابير التقنية والتنظيمية المناسبة. احرص على تأمين الوصول إلى النظام بشكل جيد، ولا تترك الملفات التي تحتوي على بيانات شخصية في متناول الجميع، وقم بتقييم مستوى الأمان لديك بشكل دوري للتأكد من كفايته.
- الالتزام بالإبلاغ عن اختراق البيانات. في حال حدوث اختراق للبيانات يُشكّل خطرًا على أصحاب البيانات، يجب عليك إبلاغ هيئة حماية البيانات الهولندية بذلك، مبدئيًا دون تأخير لا مبرر له، وفي موعد أقصاه 72 ساعة من اكتشاف الاختراق. حتى إرسال بريد إلكتروني إلى عنوان خاطئ أو فقدان جهاز كمبيوتر محمول يُعدّ اختراقًا للبيانات.
- اتفاقية معالجة البيانات. هل تستعين بطرف خارجي لمعالجة البيانات نيابةً عنك (على سبيل المثال، مدير عقارات أو مورد برامج)؟ إذاً، قم بتسجيل هذه الاتفاقيات في اتفاقية معالجة البيانات.
- حقوق أصحاب البيانات. يمكن للمستأجرين الاطلاع على بياناتهم أو تصحيحها أو حذفها. تأكد من قدرتك على التعامل مع هذا الطلب في الوقت المناسب.
ما هي المخاطر إذا لم يكن الأمر منظماً؟
يمنح النظام الأوروبي العام لحماية البيانات (GDPR) هيئة حماية البيانات الهولندية (Autoriteit Persoonsgegevens) صلاحيات إنفاذ قوية. فبالإضافة إلى الإنذار أو الأمر الذي يُفرض عليه غرامة، يمكن للهيئة الإشرافية فرض غرامة . ومع ذلك، بالنسبة لمالكي العقارات من الشركات الصغيرة والمتوسطة، نادرًا ما يكمن الخطر الأكبر في غرامة ضخمة مباشرة، بل في مجموعة من العواقب: شكوى من مستأجر (محتمل) إلى الهيئة، وطلب للوصول إلى البيانات أو حذفها لا يمكن تنفيذه، وتشويه السمعة، والوقت والتكاليف اللازمة للتعافي. عادةً ما يتجنب من يُرتبون أحكام الخصوصية بشكل صحيح مسبقًا هذه المشاكل بجهد محدود.
خطة خطوة بخطوة: اجعل اتفاقية الإيجار الخاصة بك متوافقة مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)
- حدد البيانات الشخصية التي تقوم بمعالجتها والغرض من ذلك.
- حدد الأساس القانوني الصحيح لكل عملية معالجة واحذف البيانات التي لا تحتاجها.
- أدرج بندًا واضحًا بشأن الخصوصية في عقد الإيجار، وأشر إلى بيان الخصوصية.
- تحديد فترات الاحتفاظ وإنشاء سجل للمعالجة.
- قم بترتيب اتفاقية معالجة البيانات مع الأطراف التي تعالج البيانات نيابة عنك.
- راجع إجراءات الأمان الخاصة بك وعملية الإبلاغ عن خروقات البيانات.
الأسئلة الشائعة حول اتفاقية إيجار متوافقة مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)
هل أحتاج إلى بيان خصوصية بصفتي مالك عقار؟
نعم. بما أنك تعالج البيانات الشخصية للمستأجرين (المحتملين)، يجب عليك إبلاغهم بشفافية تامة بكيفية استخدامك لهذه البيانات. بيان الخصوصية هو الوسيلة القياسية لذلك، بالإضافة إلى بند الخصوصية في عقد الإيجار نفسه.
هل يُشترط الحصول على إذن المستأجر دائماً؟
لا. فيما يتعلق بصياغة وتنفيذ عقد الإيجار ولضمان حقوقك، يمكنك عمومًا الاعتماد على أساس "تنفيذ العقد" أو "المصلحة المشروعة". وبالتالي، لا يُشترط الحصول على الموافقة، بل غالبًا ما يكون ذلك غير مرغوب فيه، لأنه يمكن سحبها.
هل يُسمح لي بفحص الجدارة الائتمانية للمستأجر المحتمل؟
هذا ممكن، شريطة أن تقتصر على ما هو ضروري لتجنب عدم الدفع، وأن تُبلغ المرشح مسبقًا بعملية الفحص. لا تطلب معلومات أكثر من اللازم، ولا تحتفظ بالنتيجة لفترة أطول من اللازم. البيانات الحساسة أو شهادة التمريض لا تندرج ضمن هذا.
ما هي المعلومات التي يُسمح لي بوضعها على بطاقة الدخول؟
اقتصر على ما هو ضروري للأمن، مثل الاسم والصورة. لا يجوز لك تضمين بيانات حساسة، مثل الدين أو الحالة الصحية، على بطاقة التعريف.
ماذا أفعل في حالة حدوث اختراق للبيانات؟
قيّم ما إذا كان الاختراق يشكل خطرًا على أصحاب البيانات. إذا كان الأمر كذلك، فيجب عليك مبدئيًا إبلاغ هيئة حماية البيانات الهولندية في غضون 72 ساعة من اكتشافه، وإذا لزم الأمر، إبلاغ أصحاب البيانات أيضًا. وثّق الاختراق وتقييمك داخليًا.
ما هي المدة المسموح لي بالاحتفاظ ببيانات المستأجرين؟
لا يجوز الاحتفاظ بالبيانات لفترة أطول من اللازم للغرض الذي جُمعت من أجله. تُطبق فترات الاحتفاظ القانونية على بعض البيانات، على سبيل المثال بناءً على الالتزامات الضريبية. حدد فترة احتفاظ مُثبتة لكل فئة في سجل معالجة البيانات الخاص بك.
هل ينطبق قانون حماية البيانات العامة (GDPR) أيضاً إذا قمت بتأجير العقار لشركة؟
نعم. حتى عند تأجير العقار لكيان قانوني، فإنك تعالج في أغلب الأحيان بيانات شخصية لأفراد، مثل المدير أو جهة الاتصال أو الموظفين الذين لديهم صلاحية الوصول إلى العقار. وتخضع عمليات المعالجة هذه للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، بغض النظر عما إذا كان المستأجر شركة أم لا.
اطلب من محامي شركة MKB مراجعة عقد الإيجار الخاص بك
هل أنت غير متأكد من توافق عقد الإيجار التجاري الخاص بك مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، أم أنك ما زلت تستخدم عقدًا قياسيًا قديمًا؟ يساعدك خبراؤنا القانونيون في تنظيم بنود الخصوصية لديك وتجنب المشاكل الأكبر. اطلع على خبراتنا في تشريعات الخصوصية أو اطلب مساعدة قانونية فورية .
حدد موعدًا لجلسة استشارية مجانية ودعنا نراجع عقدك.
