Sportverenigingen dienen een goede administratie bij te houden en daarvoor bewaren ze al eens bepaalde persoonsgegevens. Net als andere organisaties mogen ook sportverenigingen dergelijke gegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk. Dit heeft onder andere gevolgen voor de manier waarop er moet worden omgegaan met de persoonsgegevens van vertrekkende leden.
Sportverenigingen en de verwerking van persoonsgegevens
Een sportvereniging mag persoonsgegevens van verenigingsleden bijhouden. Dat kan ook nodig zijn, bijvoorbeeld om de lidmaatschapsbijdrage te innen, om toegangscontroles te houden of om leden in te schrijven voor tornooien. Voor een sportvereniging is het daarom toegestaan om dergelijke persoonsgegevens te verzamelen. Het is wel belangrijk dat leden bij het aanmelden hier toestemming voor verlenen. Dit kan gewoon via een vakje op het aanmeldingsformulier.
Er is geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens en sportverenigingen bepalen zelf hoelang ze deze persoonsgegevens bewaren. Daarbij dienen ze onder andere rekening te houden met het type persoonsgegevens, hoelang het bewaren nodig is en waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt of bijgehouden. Hoe dan ook is het logisch dat persoonsgegevens worden bijgehouden zolang iemand lid is bij de sportvereniging.
Bewaren van persoonsgegevens door sportverenigingen
Wanneer iemand beslist om zich af te melden bij een sportvereniging, is dat anders. Dan zijn de persoonsgegevens in principe niet meer nodig, hoewel er ook uitzonderingen zijn. Zo kan het bijvoorbeeld dat er een niet-betaalde lidmaatschapsbijdrage te innen is. Dan zijn de persoonsgegevens wel nog nodig om dit te doen. Dataminimalisatie is hoe dan ook het uitgangspunt. Dat wil zeggen dat je niet meer persoonsgegevens bewaart dan wat voor het doel, in dit geval: het innen van de lidmaatschapsbijdrage, nodig is.
Toestemming vragen en krijgen is enorm belangrijk
Soms willen sportverenigingen ook om andere redenen persoonsgegevens bewaren, bijvoorbeeld om reünies te organiseren of om oud-leden op de hoogte te houden van de jaarlijkse activiteiten. Als je om dergelijke redenen gegevens van oud-leden wil bewaren, is het aan te raden om expliciet toestemming te vragen aan het vertrekkende lid. Vermeld dan duidelijk welke gegevens je met welk doel wil bewaren en houd ook hier rekening met het dataminimalisatiebeginsel. Het vertrekkende lid moet bovendien actief akkoord gaan. Dit wil zeggen dat hij zelf een keuze moet maken, bijvoorbeeld door een bepaald vakje aan te vinken. Het dient om een opt-inkeuze te gaan en niet om een opt-outkeuze. Niks doen, staat niet gelijk aan toestemming verlenen. Als een vertrekkend lid niet akkoord gaat en de bewaartermijn voorbij is, moeten de gegevens ook daadwerkelijk worden vernietigd.
Het een en ander kan je gewoon vragen in het afmeldingsformulier dat het vertrekkende lid dient in te vullen. In het afmeldingsformulier worden vaak ook andere afspraken opgenomen, bijvoorbeeld omtrent het inleveren van bepaalde spullen van de sportvereniging of omtrent het ledigen van het kastje op de sportclub. Het is echter aan te raden om dergelijke afspraken reeds in het aanmeldingsformulier op te nemen. Zo is men daar reeds mee akkoord gegaan. Een korte samenvatting in het afmeldingsformulier is wel nuttig.
Spreek erover met de experts sportrecht van MKB Juristen
Sportverenigingen moeten aan heel wat praktische zaken denken, niet alleen op het gebied van privacy. Het is belangrijk dat de aanmeldovereenkomsten hier, net als het afmeldformulier, op zijn afgestemd. Deze documenten kan je laten opstellen door MKB Juristen. Wij zijn er namelijk niet alleen voor bedrijven, maar ook voor (sport)verenigingen. Niet voor niets hebben wij een ruime expertise op het gebied van sportrecht. Vraag om een gratis adviesgesprek en laat je informeren.
