يقوم مكتب MKB Juristen بصياغة المستندات القانونية المخصصة
من الأفضل عدم تجميع أو نسخ العقود والشروط والأحكام المهمة، وغيرها من المستندات القانونية بنفسك. نحن نساعد رواد الأعمال ذوي الميزانية المحدودة من خلال حلول قانونية مصممة خصيصًا لهم، وتكاليف واضحة مسبقًا، وشروحات عملية.
- العقود المخصصة، والشروط والأحكام، والوثائق القانونية
- مناسب للميزانية وواضح بشأن التكاليف مقدماً
- اطلب استشارة مجانية أو عرض سعر بدون أي التزام
تتراوح تكلفة صياغة سياسة استخدام الأجهزة الشخصية من قِبل محامٍ متخصص عادةً بين 750 و2000 يورو، وذلك بحسب البيانات التي يعالجها الموظفون على أجهزتهم الشخصية، وما إذا كان مجلس العمل مشاركًا في العملية. يُتوقع أن تستغرق العملية من أسبوع إلى ثلاثة أسابيع، ويُخصص معظمها للتنسيق مع مسؤول تقنية المعلومات، وإجراءات الموافقة عند الاقتضاء. فيما يلي ملخص لما ستحصل عليه، وكيفية سير العملية، والعوامل التي ترفع التكلفة.
الإجابة المختصرة
- اللوائح الأساسية: من 750 إلى 1100 يورو للمنظمة التي لا تحتوي على بيانات شخصية خاصة ولا يوجد بها مجلس عمال.
- لوائح شاملة: من 1200 إلى 2000 يورو لإدارة الأجهزة أو مراقبتها أو معالجة البيانات الحساسة.
- مراجعة اللوائح الحالية: من 350 إلى 650 يورو، مع مقترحات نصية محددة.
- المدة الزمنية: من أسبوع إلى ثلاثة أسابيع، وقد تطول المدة إذا تطلب الأمر موافقة مجلس العمل.
- ما يحدده: ما إذا كان بإمكانك الحذف والتحقق وفرض عقوبة في حالة وقوع حادث.
ضع سياسة واضحة بشأن استخدام الأجهزة الشخصية: ما الذي يشمله السعر؟
عند طلب عرض سعر، اطلب باقة التوصيل بدلاً من سعر الساعة. يشمل المشروع الكامل عادةً ما يلي:
- عقد اجتماع مع الإدارة ومسؤول تكنولوجيا المعلومات بشأن مكان تخزين البيانات وأدوات الإدارة المتاحة.
- اللوائح نفسها: نطاق التطبيق، ومتطلبات الأمن، والاستخدام المحظور، وإطار الرقابة، وإجراءات الحوادث، وإجراءات الخروج، والعقوبات.
- بيان إقرار أو ملحق لعقد العمل تصبح بموجبه اللوائح ملزمة.
- في حالة المراقبة، يتم إجراء تقييم لتحديد ما إذا كان تقييم أثر حماية البيانات مطلوبًا وفقًا للمادة 35 من اللائحة العامة لحماية البيانات.
- في حالة مجلس العمل، يكون التفسير مناسباً كطلب للموافقة وفقاً للمادة 27 من قانون مجالس العمل.
ما يُستثنى عادةً: الإعداد التقني لإدارة الأجهزة، وسجل المعالجة ككل، والتواصل مع الموظفين. تُسعّر هذه الخدمات بشكل منفصل أو يتولاها مزود خدمات تكنولوجيا المعلومات.
شرح العملية خطوة بخطوة
- الجرد. أي الموظفين يستخدمون أي الأجهزة الشخصية، وما هي البيانات التي تُخزَّن عليها؟ هذه هي الخطوة الحاسمة: فاللوائح التي تتجاوز قدرة الممارسة على التعامل معها لن يتم الالتزام بها، واللوائح المنفصلة عن أدوات الإدارة المتاحة غير قابلة للتنفيذ.
- تصنيف المخاطر. ربط الفئات بالتدابير، بدءًا من مجرد التقويم والبريد الإلكتروني وصولًا إلى الوصول إلى الأنظمة المالية أو فئات خاصة من البيانات الشخصية. تنص المادة 32 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) على ضرورة وجود تدابير تتناسب مع مستوى المخاطر، وليس نظامًا واحدًا للجميع.
- مسودة. اللوائح بجميع فصولها، بالإضافة إلى بيان الإقرار. يتوافق إطار التدقيق مع متطلبات المادة 8 من الاتفاقية الأوروبية لحقوق الإنسان، ومع أساس المادة 6 الفقرة 1 البند (و) من اللائحة العامة لحماية البيانات.
- التوافق مع تكنولوجيا المعلومات. يتم اختبار كل معيار للتأكد من قابليته للقياس والتنفيذ باستخدام الأدوات المتاحة. لا مكان لأي شرط لا يمكن التحقق منه.
- التنفيذ. في حالة وجود مجلس عمال، يُطلب الحصول على الموافقة وفقًا للمادة 27، الفقرة 1، الجزأين (ك) و(ل) من قانون مجالس العمال. في حالة عدم وجود مجلس عمال: يجب تقديم ما يثبت التواصل وإقرار من كل موظف.
ما الذي يؤدي إلى ارتفاع السعر
أربعة عوامل تفسر تقريباً كامل الفرق بين 750 و 2000 يورو:
- طبيعة البيانات. تتطلب البيانات الشخصية الخاصة، مثل تلك الموجودة في مجال الرعاية الصحية، أو الملفات الحساسة المالية والتأديبية، نظامًا أكثر صرامة، وأدلة أقوى، وغالبًا تقييمًا لأثر حماية البيانات.
- المراقبة. بمجرد رغبتك في تسجيل أكثر من مجرد حالة الجهاز ومحاولات تسجيل الدخول، يجب تقييم إطار التحكم من حيث الضرورة والتناسب لكل إجراء، مع وصف للضمانات والإبلاغ.
- مجلس الأشغال. تتطلب عملية الموافقة شرحًا يوضح الاعتبارات التي تمّ أخذها في الحسبان. هذا مستند منفصل، وغالبًا ما يتضمن جولة أو جولتين من المشاورات.
- التوافق مع السياسات الأخرى. إذا كان هناك بروتوكول للإنترنت والبريد الإلكتروني، أو سياسة للعمل عن بُعد، أو سياسة لأمن المعلومات، فيجب أن تكون الوثائق متسقة. في حالة النزاع، تكون الأحكام المتضاربة أول ما يشير إليه الطرف الآخر.
مثال عملي: قامت شركة تركيبات تضم 28 موظفًا بوضع مجموعة من اللوائح تتضمن فئتين للمخاطر بتكلفة 950 يورو. كان يُسمح للفنيين فقط باستخدام تطبيق أوامر العمل والتقويم على هواتفهم الشخصية؛ بينما مُنح موظفو المكتب إمكانية الوصول إلى البريد الإلكتروني والمستندات عبر بيئة عمل مُدارة. في حال فقدان أحد الفنيين هاتفه، كان من الممكن مسح بيئة العمل في غضون ساعة، ولم يكن مطلوبًا إخطار هيئة حماية البيانات الهولندية لعدم تخزين أي بيانات شخصية خارج الحاوية.
قم بذلك بنفسك، أو اشترِ نموذجًا، أو اطلب تصميمًا خاصًا بك
يُعدّ النموذج المجاني مفيدًا كنقطة انطلاق، لكنه غالبًا ما يواجه ثلاث مشكلات. أولًا، تحتوي معظم النماذج على بند عام ينص على أنه يجوز لصاحب العمل مسح بيانات الجهاز، دون تمييز بين بيانات بيئة العمل والبيانات الشخصية. وهذا تحديدًا هو البند الذي يُرفض في حال نشوب نزاع. ثانيًا، يفتقر النموذج إلى إطار عمل رقابي بشأن الأسس والنطاق والضمانات، ما يعني عدم وجود أساس قانوني يُعتدّ به في حال وجود شكوك محددة. ثالثًا، يحتوي النموذج على معايير لا يمكنك التحقق منها باستخدام أدواتك الخاصة.
يتراوح سعر القالب المدفوع من متجر المستندات بين 75 و250 يورو، وهو كافٍ إذا كنت تسمح فقط بالوصول إلى التقويم والبريد الإلكتروني عبر تطبيق مُدار. بمجرد دخول إدارة الأجهزة أو المراقبة أو البيانات الحساسة حيز التنفيذ، يصبح التخصيص أقل تكلفة من معالجة المشكلة من المحاولة الأولى. إذا كانت لديك لوائح قائمة قيد المراجعة، فاطلب مقترحات نصية لكل مادة على حدة بدلاً من التقييم العام.
توصية صادقة
ليس من الضروري دائمًا الاستعانة بمحامٍ في هذه الحالة. إذا كنت توفر أجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف بنفسك، أو إذا كنت تسمح فقط باستخدام التقويم والبريد الإلكتروني على الأجهزة الشخصية عبر تطبيق مُدار برقم تعريف شخصي (PIN)، فإن صفحة واحدة في دليل الموظف تتضمن خمس قواعد تكفي: الأجهزة المسموح بها، والقفل والتحديثات الإلزامية، وعدم التخزين خارج التطبيق، والإبلاغ في حالة الفقدان، والحذف عند المغادرة. اطلب من مسؤول تقنية المعلومات التحقق من إمكانية تطبيق هذه القواعد باستخدام الأدوات الحالية، وبذلك تكون قد انتهيت.
تأكد من وضع اللوائح فور تخزين ملفات العملاء أو الأنظمة المالية أو البيانات الشخصية الحساسة على أجهزتك، أو فور تطبيقك لأنظمة المراقبة أو إدارة الأجهزة، أو فور وجود مجلس عمل يشترط الحصول على الموافقة. في هذه الحالات، يحدد النص ما إذا كان مسموحًا لك بالحذف والمراقبة في حال وقوع حادث، وما إذا كانت ستُفرض عقوبة. اطلب سعرًا ثابتًا يشمل بيان الإقرار، وطلب الموافقة عند الضرورة.
اقرأ المزيد: ما هي سياسة إحضار جهازك الخاص وكيفية صياغتها. يمكنك ترتيب ذلك مباشرةً عبر سياسة إحضار جهازك الخاص.
الأسئلة الشائعة
تتراوح تكلفة اللوائح الأساسية عادةً بين 750 و1100 يورو. أما في حال العمل في مجال إدارة الأجهزة أو المراقبة أو البيانات الشخصية الحساسة، فتتراوح التكلفة بين 1200 و2000 يورو. وتتراوح تكلفة مراجعة اللوائح القائمة فقط عادةً بين 350 و650 يورو، شاملةً مقترحات النصوص لكل مادة.
من أسبوع إلى ثلاثة أسابيع: جرد، تقييم المخاطر، مسودة، تنسيق مع مسؤول تقنية المعلومات، وتنفيذ. إذا تطلب مجلس العمل موافقة، فتوقع فترة إضافية تتراوح بين أربعة وثمانية أسابيع، حسب دورة التشاور.
لأن المعيار الذي لا يمكن التحقق منه ليس معيارًا. يجب أن يكون كل شرط في اللوائح قابلاً للقياس والتنفيذ باستخدام أدوات الإدارة المتاحة. وإلا، سينتهي بك الأمر بقاعدة على الورق تُصبح في الواقع ضدك في حال وقوع حادث، لأنك فشلت في تطبيقها بنفسك.
كنقطة بداية، نعم. ثم انتبه إلى ثلاث نقاط غالباً ما تكون مفقودة أو خاطئة: التمييز بين مسح بيئة العمل ومسح الجهاز بأكمله، وإطار تحكم يتضمن مبررات ونطاقات وضمانات، ومعايير يمكن التحقق منها باستخدام أدواتك الخاصة.
نظرة عامة على مستخدمي الأجهزة الشخصية والبيانات المخزنة عليها، وأدوات الإدارة المتاحة، وبروتوكول الإنترنت والبريد الإلكتروني أو سياسة أمن المعلومات الحالية، وما إذا كان هناك مجلس إدارة. وبذلك، يمكن إتمام تصنيف المخاطر في جولة واحدة.
لا يُطبق هذا إلا في حال وجود مجلس عمال، ولكن في أغلب الأحيان. تتضمن اللوائح أحكامًا تتعلق بمراقبة السلوك أو الأداء (المادة 27، الفقرة 1، الجزء ك من قانون مجالس العمال) وبمعالجة البيانات الشخصية للموظفين (الجزء ل). وبدون موافقة، يجوز إعلان بطلان اللائحة.
مع كل تغيير يطرأ على الأنظمة أو أدوات الإدارة المستخدمة، بل ومرة كل عامين على الأقل، تحقق في ذلك الوقت مما إذا كانت معايير الأمان لا تزال متوافقة مع الممارسات التقنية الحالية، وما إذا كان إطار التحكم لا يزال مناسبًا لما تقوم بتوثيقه فعليًا.
