Als je je bedrijfsruimte zelf gebruikt, is het vooral belangrijk om de sleutels goed te bewaren en ze niet te verliezen. Als je je bedrijfsruimte daarentegen verhuurt of verkoopt, moet je de sleutels op een bepaald moment overhandigen aan de huurder of de koper. Meestal overhandig je de sleutels pas op het moment dat de huurder of de koper het genot krijgt van de bedrijfsruimte. Uitzonderingen zijn uiteraard mogelijk. Het is dan belangrijk dat dit alles correct op papier wordt gezet. Als verhuurder kan je een sleutel bijhouden, maar dat wil niet zeggen dat je de sleutel zomaar mag gebruiken. Ook hierover kan je maar beter goede afspraken maken.
De sleutels en het verhuren van een bedrijfsruimte
Wanneer je een bedrijfsruimte verhuurt, zal je de sleutels in principe overdragen op het moment van het ingaan van de huurovereenkomst. Het is aan te raden om verschillende sleutels te overhandigen. Dat is praktisch en veilig. Het is tevens aan te raden om in de huurovereenkomst op te nemen hoeveel sleutels er zijn afgegeven en hoeveel sleutels de huurder dus op het einde van de huurovereenkomst terug moet geven. Als er wordt gewerkt met gecertificeerde sloten kunnen de codenummers worden genoteerd.
De verhuurder kan ook een sleutel bij zich houden. Het voordeel hiervan is dat er altijd een reservesleutel is, bijvoorbeeld als de huurder zichzelf heeft buitengesloten. Dat maakt het voor de verhuurder ook eenvoudiger om bijvoorbeeld inspecties of dringende herstellingswerken uit te voeren. Echter, de verhuurder mag deze werken niet zomaar uitvoeren. De huurder heeft nog steeds het recht om op een rustige manier te genieten van het gehuurde pand. Bij dringende werkzaamheden moet de huurder wel zijn medewerking verlenen, maar het maken van goede afspraken staat toch nog steeds op de eerste plaats. Verras de huurder dus niet met een bezoekje, maar laat vooraf iets weten en vraag of dit wel een geschikt moment is. Als dat niet het geval is, kan er een andere afspraak worden gemaakt.
Huurder verliest de sleutels
Als de huurder niet langer over de sleutels beschikt, kunnen er met behulp van de reservesleutel extra sleutels bij worden gemaakt. De huurder dient de kosten voor het bijmaken van de sleutels te dragen. In het slechtste geval moet er, eveneens op kosten van de huurder, een slotenmaker komen om de sloten open te breken en te vervangen. Als de huurder op het einde van de huurovereenkomst ineens te weinig sleutels teruggeeft, kan het een en ander met de waarborgsom worden verrekend.
De sleutels en de verkoop van een bedrijfsruimte
Ook wanneer een bedrijfsruimte wordt verkocht, moet er wat met de sleutels gebeuren. Het is niet de bedoeling dat de vorige eigenaar een sleutel houdt. Normaal gesproken vindt de overdracht van de sleutels plaats op het moment dat de akte wordt ondertekend. Dan is de verkoop afgerond. Het kan echter ook dat de koper de leegstaande bedrijfsruimte al eerder wil betreden, bijvoorbeeld zodat hij alvast wat verbouwingswerken kan uitvoeren. Dit is te overwegen, maar het is wel belangrijk dat hier afspraken over worden gemaakt. Deze afspraken worden opgenomen in een zogeheten sleutelovereenkomst of sleutelverklaring. Ook zal de eindinspectie eerder moeten plaatsvinden. Opgelet: als er nog een lening aan het pand verbonden is, kan het gebeuren dat de bank eerst de toestemming hiervoor moet verlenen. Vraag het een en ander dus ook even na bij de bank.
