Digitaal een BV oprichten, zal in 2021 mogelijk worden. Je hoeft dan niet meer fysiek naar de notaris, maar richt de BV gewoon op vanaf je computer. Wel zal dae notaris nog steeds bij het oprichtingsproces betrokken worden en blijft zijn rol heel belangrijk. Enkel het fysieke contact is dan niet langer nodig. Ook wordt er sterk ingezet op authenticatie en beveiliging.
Notaris blijft een belangrijke rol spelen
Het is de bedoeling dat het digitaal oprichtingsproces optimaal aansluit met de eisen die vanuit het notariaat worden gesteld. Daarom werd er ook een notariële klankbordgroep opgericht. Het is nog niet duidelijk hoe het concreet gaat verlopen, maar in de praktijk zullen er modellen worden verstrekt en zal de notaris een digitale afspraak maken voor het passeren van de akte. De online informatieverstrekking via Notaris.nl zal bovendien flink worden opgeschroefd.
Voor het passeren van de definitieve conceptakte wordt er een veilige, digitale passeerkamer gereserveerd. Daar zal de notaris met de digitale aanwezigen de oprichtingsakte doornemen, net zoals hij dat ook nu met zijn cliënten doet. In de digitale omgeving zal de notaris over allerlei hulpmiddelen beschikken. Hij kan bijvoorbeeld bepaalde tekstdelen arceren of op een bepaald onderdeel inzoomen. De notaris zal er extra aandacht aan schenken dat alle digitale aanwezigen goed op de hoogte zijn van de inhoud van de akte en deze inhoud ook voldoende begrijpen. Na de toelichting en de bespreking volgt dan de ondertekening via een gekwalificeerde elektronische handtekening.
Naast bovenstaande werkmethode zal het ook mogelijk zijn om te werken met een digitale volmacht. Dan zal er tijdens zo’n digitale afspraak een volmacht worden ondertekend waarna een medewerker als gevolmachtigde kan optreden. Verder gelden ook hier gewoon strikte eisen.
Veiligheid wordt gewaarborgd
De ondertekening zal volledig digitaal verlopen. Het is niet nodig om te printen, fysiek te ondertekenen of documenten per post te verzenden. In de plaats daarvan zullen de bekende eID-middelen worden gebruikt. Wel wordt er een verhoogde eis gesteld aan de elektronische handtekening. We spreken hier van een gekwalificeerde elektronische handtekening. Hierbij moet de ondertekenaar vooraf over een persoonlijke sleutel beschikken zodat de identiteit op twee manieren wordt gecontroleerd. Bij een oprecht vermoeden van identiteitsfraude kan er volgens de richtlijn altijd worden gevraagd om zich alsnog fysiek aan te melden.
Momenteel heeft de KNB (Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie) nog niet gecommuniceerd over hoe dit alles exact zal verlopen, maar een strikte identificatiecontrole is hoe dan ook gegarandeerd.
Oprichtingsformaliteiten blijven identiek
Ongeacht het feit dat de BV digitaal zal kunnen worden opgericht, wijzigt er niks aan de andere oprichtingsformaliteiten. Ook nu zal de notaris meestal de inschrijving in het Handelsregister blijven verzorgen. En het blijft ook verplicht om de belanghebbenden in het UBO-register te registreren. De notaris is het eerste aanspreekpunt om een aantal zaken te verduidelijken.
Ten laatste op 1 augustus 2021 mogelijk
Het gaat hier om een Europese richtlijn, waardoor de regels niet automatisch van toepassing zijn in Nederland. Nederland heeft tot 1 augustus 2021 de tijd om de Europese richtlijn in nationale wetgeving om te zetten en de digitale oprichting te faciliteren. Op dit moment is er nog geen wetsvoorstel gebeurd en is nog niet alles duidelijk. Vermoedelijk wordt 1 augustus 2021 meteen ook de streefdatum. Wij volgen het natuurlijk op en houden je op de hoogte. Bekijk in de tussentijd even ons starterspakket waarmee je als startende BV meteen goed van start gaat.
