---
title: "Wanneer schakel je een incassobureau in? Beslissingsmoment uitgelegd"
url: https://mkbjuristen.nl/blog/ondernemen/wanneer-incassobureau-inschakelen/
date: 2026-06-08
modified: 2026-06-08
author: "denian@mkbrecht.nl"
description: "Wanneer is het tijd om een incassobureau in te schakelen? De signalen, de wettelijke stappen die je eerst moet zetten en het juiste moment om door te pakken."
categories:
  - "Ondernemen"
image: https://mkbjuristen.nl/wp-content/uploads/2026/05/mag-zelf-thinking-1024x576.jpg
word_count: 1116
---

# Wanneer schakel je een incassobureau in? Beslissingsmoment uitgelegd

Een incassobureau schakel je in zodra je tweede schriftelijke herinnering wordt genegeerd en de termijn van je aanmaning is verlopen. In de praktijk: ongeveer 30 tot 45 dagen na de oorspronkelijke vervaldatum, na minstens één herinnering en — bij consumenten — een 14-dagenbrief. Te vroeg overhaast je het, te laat halveer je je kans op betaling. Hieronder de signalen, de wettelijke stappen die je eerst moet zetten en het juiste moment om door te pakken.

Piet de stukadoor wachtte ooit vier maanden voordat hij iemand inschakelde. Toen was de debiteur al twee keer verhuisd, één e-mail veranderd, en bleek het bedrijf in stille liquidatie. Een eerder ingeschakelde incassopartij had zijn geld waarschijnlijk binnengehaald. Wachten is geld weggooien — letterlijk.

## Het korte antwoord: 5 signalen om in te schakelen

- De vervaldatum van je factuur is meer dan 30 dagen verstreken.
- Je hebt minstens één herinnering verstuurd waarop niet is gereageerd.
- Bij consumenten: je 14-dagenbrief is verstreken.
- De debiteur reageert niet of belooft alleen "binnenkort" zonder te betalen.
- Het bedrag is hoog genoeg om de moeite te lonen (voor de break-even-berekening zie [vanaf welk bedrag een incassobureau inschakelen](https://mkbjuristen.nl/blog/ondernemen/vanaf-welk-bedrag-incassobureau-inschakelen/)).

Vink minstens drie van de vijf af? Dan is doorpakken doorgaans de slimste keuze.

## Wat moet je eerst zelf doen?

![Kalender met deadline in rood — moment om een incassobureau in te schakelen](https://mkbjuristen.nl/wp-content/uploads/2026/06/inc-calendar-overdue.jpg)

De stappen vóór het incassobureau, op volgorde:

- **Een correcte factuur sturen.** Klinkt elementair, is het ook — maar fouten in de factuur (verkeerde adressering, ontbrekende btw, geen vervaldatum) geven de debiteur reden om te wachten. Zie [regels voor de vervaldatum op een factuur](https://mkbjuristen.nl/blog/financieel/vervaldatum-op-een-factuur-regels-om-rekening-mee-te-houden/).
- **Een eerste herinnering.** Vriendelijk, met een nieuwe termijn. Geen incassokosten, geen drama.
- **Een aanmaning.** Bij consumenten verplicht de 14-dagenbrief; bij zakelijke debiteuren niet, maar goed gebruik.
- **Eventueel een belrondje.** Soms lost een telefoontje wat een brief niet doet.

Pas als deze stappen geen resultaat geven, is het tijd voor een incassobureau. Geen "trucje" overslaan om sneller te zijn — die brieven leveren juridische bewijsvoering op als het later tot een procedure komt.

## De 14-dagenbrief bij consumenten

Voor consumenten is de aanmaning niet vrijblijvend. [Artikel 6:96 lid 6 BW](https://wetten.overheid.nl/BWBR0005289/2024-01-01) schrijft voor dat je een brief stuurt met minimaal 14 dagen termijn én vermelding van de incassokosten die de consument is verschuldigd als hij niet binnen die termijn betaalt. Zonder deze brief mag je later geen incassokosten doorberekenen — een veelvoorkomende fout die je achteraf opbreekt. Meer detail in [incassokosten in rekening brengen](https://mkbjuristen.nl/blog/financieel/incassokosten-in-rekening-brengen-wat-mag-en-wat-moet/).

## Hoe lang wachten is te lang?

Voor de meeste vorderingen geldt: hoe ouder, hoe lastiger te innen. Concrete vuistregels:

- **30 dagen na vervaldag:** stuur een herinnering. Veel debiteuren zijn nog niet "kwijt", gewoon laat.
- **45 dagen na vervaldag:** stuur een aanmaning (14-dagenbrief bij consumenten).
- **60 dagen na vervaldag:** schakel een incassobureau in.
- **Na 90 dagen:** halveert statistisch de kans op volledige inning. Hoe ouder, hoe kleiner de kans.

De redenen zijn praktisch: debiteuren verhuizen, bedrijven gaan failliet, geld stroomt eerst naar wie het hardst vraagt. Een vroege actie krijgt meer aandacht dan een late.

## Wanneer juist niet inschakelen?

Drie situaties waarin even pauze nemen verstandig is:

- **Bij een vaste klant met een tijdelijke tegenslag.** Een betalingsregeling — soms zelf afgesproken, soms via een jurist — bewaart de relatie. Lees ook [betalingsregelingen die niet volgens plan verlopen](https://mkbjuristen.nl/blog/financieel/betalingsregelingen-die-niet-volgens-plan-verlopen/).
- **Bij een betwiste factuur.** Klaagt de klant dat hij iets niet heeft gekregen of dat het niet deugt? Dan is het buitengerechtelijke traject het verkeerde instrument. Eerst de discussie beslechten, daarna eventueel innen. Zie [betwiste factuur incasso](https://mkbjuristen.nl/expertise/incasso/betwiste-factuur-incasso/).
- **Bij een onbereikbare debiteur.** Eerst onderzoek: leeft die nog, woont die nog op dat adres, is die failliet? Een incassobureau kan helpen, maar als het echt onbereikbaar is, is een eerder verhaalsonderzoek doelgerichter.

## Het juiste moment: een korte checklist

![Checklist met signalen voor het inschakelen van een incassobureau](https://mkbjuristen.nl/wp-content/uploads/2026/05/tips-checklist.jpg)

Voordat je belt of mailt naar een incassobureau, loop deze vragen langs:

- Klopt de factuur (bedrag, btw, vervaldatum, adressering)?
- Heeft de debiteur eerlijk de kans gehad — minimaal één herinnering en (bij consumenten) een 14-dagenbrief?
- Zijn mijn AV correct van toepassing (cruciaal voor het doorberekenen van rente en incassokosten)?
- Is het bedrag groot genoeg om de moeite en de eventuele commissie te rechtvaardigen?
- Heb ik alle bewijsstukken (factuur, opdrachtbevestiging, correspondentie) bij elkaar?

Vier keer ja? Dan ben je klaar voor de volgende stap. Voor de exacte procedure: [incassobureau inschakelen in 5 stappen](https://mkbjuristen.nl/blog/ondernemen/incassobureau-inschakelen/).

## Eerlijke aanbeveling

Doe wel je voorwerk, maar wacht ook niet te lang. Een goede vuistregel: maximaal 60 dagen na vervaldag, anders zakt je kans op betaling snel. Heb je twijfels of jouw stappen op orde zijn — vooral de WIK-aanmaning bij consumenten — vraag dan eerst een korte juridische check voordat je het uit handen geeft. Een uur jurist voorkomt dat je een traject ingaat dat formeel-juridisch niet houdbaar blijkt.

Klaar om door te pakken? Bekijk [incasso starten bij MKB Juristen](https://mkbjuristen.nl/expertise/incasso/incasso-starten/) of begin met de uitgebreide gids [incassobureau inschakelen](https://mkbjuristen.nl/blog/ondernemen/incassobureau-inschakelen/).

## Veelgestelde vragen

**Wanneer is het tijd om een incassobureau in te schakelen?** Zodra je tweede herinnering wordt genegeerd en de termijn van de aanmaning is verlopen. In de praktijk: ongeveer 30 tot 60 dagen na de oorspronkelijke vervaldatum. Wacht niet langer dan 90 dagen — daarna halveert de kans op volledige inning statistisch.

**Wat moet ik eerst zelf doen voordat ik een incassobureau inschakel?** Een correcte factuur sturen, een vriendelijke herinnering versturen en — bij consumenten — een 14-dagenbrief. Zonder die laatste mag je later geen incassokosten doorberekenen. Een belrondje kan ook helpen voordat je het uit handen geeft.

**Hoe lang mag ik wachten met inschakelen?** Praktisch maximaal 60 dagen na de vervaldatum. Daarna zakt de kans op betaling snel: debiteuren verhuizen, bedrijven gaan failliet, geld gaat naar wie het hardst vraagt. Hoe vroeger je doorpakt, hoe groter je kans op volledige inning.

**Moet ik bij consumenten altijd een 14-dagenbrief sturen?** Ja, als je incassokosten wilt doorberekenen. Artikel 6:96 lid 6 BW schrijft een aanmaning voor met minimaal 14 dagen termijn en vermelding van de incassokosten. Zonder die brief vervalt je recht op die kosten — een veelgemaakte fout.

**Mag ik bij zakelijke klanten direct een incassobureau inschakelen?** Juridisch wel, maar in de praktijk verstandig om eerst minstens één herinnering en aanmaning te sturen. Dat is goed gebruik, geeft je bewijspositie en voorkomt onnodige relatieschade. Een goede klant met een tijdelijke administratieve hick-up redt je een incassozaak en een verloren klant.

**Wat als de factuur wordt betwist?** Schakel dan geen buitengerechtelijk incassobureau in. Die werkt bij onbetwiste vorderingen; betwistingen vragen om inhoudelijk overleg of een gerechtelijke procedure. Zoek eerst een jurist of advocaat om de discussie te beslechten.

**Kan ik een vaste klant ontzien en toch incasso starten?** Ja, met een betalingsregeling via een jurist of het bureau. Bij een tijdelijke tegenslag bij een verder goede klant is een afbetalingsplan vaak slimmer dan een procedure — sneller resultaat, behoud van relatie. De procedure blijft achter de hand als de regeling niet wordt nagekomen.