---
title: "Autoleasereglement opstellen: dit hoort erin"
url: https://mkbjuristen.nl/blog/ondernemen/autoleasereglement-opstellen/
date: 2026-09-16
modified: 2026-09-16
lang: nl
author: "denian@mkbrecht.nl"
description: "Autoleasereglement opstellen? Lees welke onderdelen erin horen, de veelgemaakte fouten en wanneer je een jurist inschakelt."
categories:
  - "Ondernemen"
image: https://mkbjuristen.nl/wp-content/uploads/2026/07/autoleasereglement-opstellen-hero-1024x576.jpg
word_count: 1523
---

# Autoleasereglement opstellen: dit hoort erin

Een autoleasereglement opstellen doe je door in één document vast te leggen wie recht heeft op een leaseauto, welk budget daarvoor geldt, hoe het privégebruik en de bijtelling worden geregeld, wie schade, eigen risico en verkeersboetes draagt en wanneer de auto moet worden ingeleverd. Het reglement wordt vervolgens gekoppeld aan de arbeidsovereenkomst en aantoonbaar aan de berijder verstrekt. Hieronder staat per onderdeel wat erin hoort, welke formuleringen juridisch stand houden en waar reglementen in de praktijk sneuvelen.

## Het korte antwoord

- **Toewijzing**: welke functies in aanmerking komen en op welk moment.
- **Budget en bijdrage**: leasebudget per categorie, eigen bijdrage bij duurdere keuze.
- **Privégebruik**: wel of niet toegestaan, bijtelling, rittenregistratie, 500-kilometergrens.
- **Schade**: verzekering, eigen risico en de grens van artikel 7:661 BW.
- **Boetes**: doorbelasting, met de kentekenhouder als aansprakelijke partij.
- **Einde gebruik**: inleveren bij uitdiensttreding, vrijstelling van werk en langdurige ziekte.
- **Slotbepalingen**: wijzigingsbeding, verhouding tot de arbeidsovereenkomst, ingangsdatum.

## Autoleasereglement opstellen: de basis op orde

![Autoleasereglement opstellen voor de auto van de zaak](https://mkbjuristen.nl/wp-content/uploads/2026/07/autoleasereglement-opstellen-hero.jpg)

Begin met de reikwijdte. Beschrijf welke functiegroepen recht hebben op een auto en welke een auto krijgen omdat de functie dat vereist. Dat onderscheid is belangrijk: een auto die onderdeel is van het arbeidsvoorwaardenpakket ligt anders dan een bedrijfsbus die puur gereedschap is. Leg vast per wanneer het recht ontstaat, bijvoorbeeld na afloop van de proeftijd, en of er een wachtlijst geldt bij vervanging van het wagenpark.

Zet daarna de leasebudgetten per categorie vast, inclusief wat er wel en niet in het normbedrag zit: onderhoud, verzekering, banden, wegenbelasting, vervangend vervoer, brandstof of laadstroom. Regel expliciet wat er gebeurt als de werknemer een duurdere auto kiest. Een eigen bijdrage voor privégebruik is toegestaan en verlaagt de bijtelling tot maximaal nul, maar leg de inhouding op het nettoloon schriftelijk vast.

## Privégebruik, bijtelling en de 500-kilometergrens

![Rittenregistratie en de 500-kilometergrens vastleggen in het reglement](https://mkbjuristen.nl/wp-content/uploads/2026/07/autoleasereglement-opstellen-body1.jpg)

Bepaal eerst of privégebruik is toegestaan. Is dat zo, dan is sprake van loon in natura en verwerkt de werkgever de bijtelling via de loonadministratie. De bijtelling wordt berekend over de cataloguswaarde inclusief btw en bpm; het reguliere percentage is 22 procent. Voor volledig elektrische auto's gold jarenlang een lager percentage over een deel van de cataloguswaarde, maar die korting is stapsgewijs afgebouwd. Noem in het reglement daarom geen vast percentage, maar verwijs naar het tarief zoals dat in het betreffende jaar geldt. Dat scheelt je een jaarlijkse aanpassing.

De bijtelling blijft achterwege als de berijder op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt. Leg de spelregels daaromheen precies vast:

- De grens geldt per kalenderjaar, niet per maand. Bij 501 privékilometers is de bijtelling over het hele jaar verschuldigd.
- Staat de auto maar een deel van het jaar ter beschikking, dan wordt de grens naar tijdsgelang herrekend.
- Woon-werkverkeer telt voor de loonheffing als zakelijk. Voor de btw geldt woon-werkverkeer juist als privégebruik.
- De bewijslast ligt bij de berijder. Schrijf voor welke gegevens de rittenregistratie bevat: datum, begin- en eindstand, vertrek- en aankomstadres, het karakter van de rit en de afwijkende route.
- Wil een werknemer geen bijtelling, dan vraagt hij zelf de Verklaring geen privégebruik auto aan bij de Belastingdienst. Een naheffing komt dan in beginsel bij hem terecht, maar niet als de werkgever wist dat de verklaring onjuist was.

Voor bestelauto's gelden aanvullende mogelijkheden, zoals de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik of een vaste eindheffing bij doorlopend afwisselend gebruik. Neem die alleen op als ze feitelijk van toepassing zijn.

## Schade, eigen risico en boetes

![Bepalingen over schade, eigen risico en verkeersboetes in een leasereglement](https://mkbjuristen.nl/wp-content/uploads/2026/07/autoleasereglement-opstellen-body2.jpg)

Dit is het onderdeel waar reglementen het vaakst onderuitgaan. De werkgever is de contractspartij van de leasemaatschappij, dus schade en eigen risico landen eerst bij hem. Doorbelasten aan de werknemer kan maar beperkt. Artikel 7:661 BW bepaalt dat een werknemer die bij de uitvoering van zijn werk schade veroorzaakt, daarvoor niet aansprakelijk is tegenover zijn werkgever, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid. Onoplettendheid of een inschattingsfout in het verkeer haalt die drempel in de regel niet. Afwijken van de hoofdregel mag alleen schriftelijk, en alleen voor zover de werknemer voor die schade verzekerd is.

Praktisch werkbaar is daarom een clausule met een beperkt eigen risico per schadegebeurtenis, met een maximum per kalenderjaar. Hoe hoger het bedrag, hoe kritischer een rechter toetst. Regel daarnaast:

- **Verzekering**: welke dekking loopt via de leasemaatschappij en wat expliciet is uitgesloten.
- **Schade buiten werktijd of door een derde**: wie mag de auto besturen en wat geldt als een niet-toegestane bestuurder schade veroorzaakt.
- **Uitsluitingsgevallen**: rijden onder invloed, zonder geldig rijbewijs, tijdens een rijverbod of met verkeerde brandstof of laadwijze.
- **Meldplicht**: schade binnen 24 uur melden met een volledig ingevuld schadeformulier.

Verkeersboetes staan hier los van. Bij overtredingen die administratief worden afgedaan, is de kentekenhouder aansprakelijk. Dat is de leasemaatschappij, die de boete plus administratiekosten doorschuift naar de werkgever. Wil je die op de berijder verhalen, dan heb je daarvoor een expliciete bepaling nodig. Bij zwaardere overtredingen kunnen de bestuurdersgegevens worden doorgegeven, waarna de sanctie op naam van de bestuurder komt te staan. Houd er bij de uitvoering rekening mee dat verrekening met het loon wettelijk begrensd is en dat het nettoloon niet onder het wettelijk minimumloon mag zakken. Inhouden met instemming per geval is veiliger dan een generieke automatische verrekening.

## Einde van het gebruik en slotbepalingen

Leg vast dat de auto met sleutels, tankpas, laadpas, laadkabel en kentekenpapieren wordt ingeleverd op de laatste werkdag, of eerder bij vrijstelling van werk of non-actiefstelling. Beschrijf de innamestaat en het onderscheid tussen normale gebruikssporen en herstelkosten, want daar ontstaat bij inname de meeste discussie. Regel ook langdurige arbeidsongeschiktheid: veel werkgevers hanteren een termijn waarna de auto wordt ingenomen, maar dat werkt uitsluitend als het vooraf schriftelijk is bepaald.

Sluit af met een wijzigingsbeding, de verhouding tot de arbeidsovereenkomst en eventuele cao, de ingangsdatum en een handtekeningregel of een aantoonbare aanvaarding. Gebruik je een track-and-trace-systeem of digitale rittenregistratie, beschrijf dan het doel, de bewaartermijn en wie de gegevens inziet; bij een personeelsvolgsysteem heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht.

Een korte praktijksituatie: een groothandel met twaalf leaseauto's stelde zelf een reglement op en nam daarin op dat alle schade voor rekening van de berijder komt. Bij de eerste aanrijding bleek die bepaling onbruikbaar, omdat een schriftelijke afwijking van artikel 7:661 BW alleen geldt voor zover de werknemer verzekerd is. Met een eigen risico van 350 euro per gebeurtenis was het verhaal wel geslaagd.

## Eerlijke aanbeveling

![Werkgever en jurist stellen samen een autoleasereglement op](https://mkbjuristen.nl/wp-content/uploads/2026/07/autoleasereglement-opstellen-advies.jpg)

Voor een groot deel van dit werk heb je geen jurist nodig. Het vaststellen van de leasebudgetten, de keuze van de leasemaatschappij, de merkenlijst, de afspraken over tanken, laden, onderhoud, banden en schoonhouden en de praktische meldprocedures schrijf je zelf. Heb je één auto die alleen door de directeur-grootaandeelhouder wordt gebruikt, dan volstaat een korte schriftelijke afspraak over privégebruik en bijtelling; een volledig reglement is dan overbodig.

Laat de juridische kern wel controleren zodra er personeel in rijdt. De bepalingen over schadeverhaal, eigen risico, doorbelasting van boetes, verrekening met het loon, het wijzigingsbeding en de inname bij ziekte of uitdiensttreding zijn de onderdelen die sneuvelen als ze niet correct zijn geformuleerd. Eén mislukt verhaal kost doorgaans meer dan het laten nakijken van het hele document.

Meer lezen: [wat is een autoleasereglement](https://mkbjuristen.nl/blog/ondernemen/wat-is-een-autoleasereglement/) en [autoleasereglement laten opstellen](https://mkbjuristen.nl/blog/ondernemen/autoleasereglement-laten-opstellen/). Voor een document op maat: [autoleasereglement](https://mkbjuristen.nl/contracten/autoleasereglement/).

## Veelgestelde vragen

**Wat hoort er in een autoleasereglement?** Toewijzing en leasebudget per functiegroep, de regeling van privégebruik en bijtelling, de eisen aan de rittenregistratie, verzekering, schade en eigen risico, doorbelasting van verkeersboetes, gebruik door derden en in het buitenland, het inleveren van de auto en slotbepalingen zoals een wijzigingsbeding.

**Hoe leg ik de bijtelling vast in het reglement?** Noem geen vast percentage, maar verwijs naar het tarief dat in het betreffende jaar geldt. Het reguliere percentage is 22 procent van de cataloguswaarde inclusief btw en bpm; de korting voor volledig elektrische auto's is stapsgewijs afgebouwd. Zo hoef je het reglement niet elk jaar aan te passen.

**Hoe werkt de 500-kilometergrens precies?** Blijft de berijder op kalenderjaarbasis onder 500 privékilometers, dan is er geen bijtelling. Bij 501 kilometer is de bijtelling over het hele jaar verschuldigd. Staat de auto maar een deel van het jaar ter beschikking, dan wordt de grens naar tijdsgelang herrekend. De berijder bewijst dit met een sluitende rittenregistratie.

**Mag ik alle schade op de werknemer verhalen?** Nee. Artikel 7:661 BW beperkt de aansprakelijkheid van de werknemer tot gevallen van opzet of bewuste roekeloosheid. Schriftelijk afwijken mag alleen voor zover de werknemer daarvoor verzekerd is. Werkbaar is een beperkt eigen risico per schadegebeurtenis met een maximum per kalenderjaar.

**Kan ik verkeersboetes doorbelasten aan de berijder?** Alleen met een expliciete bepaling in het reglement. Bij administratief afgedane overtredingen is de kentekenhouder aansprakelijk, dus de leasemaatschappij, die de boete doorschuift naar de werkgever. Verrekening met het loon is wettelijk begrensd en het nettoloon mag niet onder het wettelijk minimumloon zakken.

**Moet de werknemer het reglement tekenen?** Een handtekening is niet strikt vereist, maar wel verstandig. Verwijs in de arbeidsovereenkomst of aanbiedingsbrief naar het reglement en zorg dat je kunt aantonen dat de berijder het heeft ontvangen en aanvaard. Zonder dat bewijs is doorbelasting van eigen risico of boetes lastig hard te maken.

**Heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht?** Bij een digitale rittenregistratie of track-and-trace gaat het om een personeelsvolgsysteem, waarvoor de ondernemingsraad instemmingsrecht heeft. Beschrijf in het reglement het doel, de bewaartermijn en wie de gegevens inziet. Voor de zuiver arbeidsvoorwaardelijke onderdelen hangt het af van de inhoud van de regeling.