---
title: "Incassobureau inschakelen: zo doe je het in 5 stappen"
url: https://mkbjuristen.nl/blog/incassobureau-inschakelen/
date: 2026-06-03
modified: 2026-06-03
author: "denian@mkbrecht.nl"
description: "Incassobureau inschakelen omdat een klant niet betaalt? Lees het stappenplan, wanneer het slim is, wat het kost en wat je zelf eerst moet doen."
categories:
  - "Blog"
image: https://mkbjuristen.nl/wp-content/uploads/2026/06/inc-phone-call-1024x576.jpg
word_count: 1382
---

# Incassobureau inschakelen: zo doe je het in 5 stappen

Een incassobureau inschakelen doe je in vijf stappen: stuur eerst zelf een herinnering, dan een aanmaning met 14 dagen termijn (verplicht bij consumenten), kies daarna een fatsoenlijk incassobureau, lever de stukken aan, en — als de buitengerechtelijke route niet lukt — schakel je door naar een gerechtelijke procedure. Klinkt rechttoe rechtaan. In de praktijk wordt stap één al te lang uitgesteld omdat je er geen zin in hebt.

Piet de stukadoor — onze huisondernemer — had ooit een klant van € 9.000 die niet betaalde. Drie maanden mailen, twee herinneringen, één telefoontje waar hij niets terug zei. Toen hij eindelijk een incassobureau belde, was 80% van de zaak juist net geregeld door duidelijke stappen op tijd te zetten. Niet hopen dat het vanzelf gaat. In dit artikel: het stappenplan, wanneer je het doet, wat het kost en wat je vooral niet moet doen.

## Het korte antwoord: incassobureau inschakelen in 5 stappen

- **Stuur een betalingsherinnering.** Vriendelijk, schriftelijk, met een nieuwe termijn van 14 dagen. Geen incassokosten, geen drama.
- **Stuur een aanmaning (de "14-dagenbrief").** Bij consumenten verplicht voordat je incassokosten mag rekenen — je benoemt het verschuldigde bedrag, de termijn en de incassokosten die anders volgen.
- **Schakel een incassobureau in.** Lever de overeenkomst, factuur(en) en correspondentie aan. Het bureau stuurt sommatie, belt, en handelt buitengerechtelijk af.
- **Betaalt de debiteur alsnog niet?** Dan kan via een advocaat een dagvaarding worden uitgebracht — de gerechtelijke fase.
- **Wint de procedure?** Dan komt een deurwaarder in beeld voor executie: beslag, verkoop, executiemaatregelen.

Voor de details over de procedure zie [de incassoprocedure](https://mkbjuristen.nl/expertise/incasso/incassoprocedure/) en, voor het buitengerechtelijke deel, [het buitengerechtelijk incassotraject](https://mkbjuristen.nl/expertise/incasso/buitengerechtelijk-incassotraject/).

## Stap 1: vriendelijk beginnen — de herinnering

![Ondernemer met hoofd in handen tussen onbetaalde rekeningen — reden om een incassobureau in te schakelen](https://mkbjuristen.nl/wp-content/uploads/2026/05/goedkoop-duurkoop-bills.jpg)

Een onbetaalde factuur is zelden boze opzet. Vaker is het slordigheid, een verlopen administrateur of een klant die de lat te hoog legt voor zichzelf. Een eerste herinnering — vriendelijk, schriftelijk, met een nieuwe termijn — lost in de praktijk een grote meerderheid van de gevallen op.

Wat erin staat: het factuurnummer, het bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum, een nieuwe termijn (vaak 14 dagen), en een nette toon. Pas op met "betaling per ommegaande" — dat is geen wettelijk begrip en geeft je debiteur stof voor discussie. Lees ook [de betalingsherinnering als eerste stap](https://mkbjuristen.nl/blog/financieel/de-betalingsherinnering-als-eerste-stap-van-het-incassotraject/).

## Stap 2: de aanmaning (14-dagenbrief)

Reageert je klant niet? Dan stuur je een aanmaning. Bij consumenten is dit niet vrijblijvend: artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek schrijft voor dat je een aanmaning stuurt met minimaal 14 dagen termijn én vermeldt welke incassokosten de consument verschuldigd is als hij niet binnen die termijn betaalt. Zonder die brief mag je later geen incassokosten doorberekenen.

De spelregels in detail vind je bij [de Wet Incassokosten (WIK)](https://mkbjuristen.nl/expertise/incasso/wet-incassokosten-wik/) en bij ons artikel over [incassokosten in rekening brengen](https://mkbjuristen.nl/blog/financieel/incassokosten-in-rekening-brengen-wat-mag-en-wat-moet/). Voor zakelijke klanten geldt deze 14-dagentermijn niet verplicht, maar het is goed gebruik om wel een redelijke termijn te geven.

## Stap 3: schakel een incassobureau in

![Klant overlegt met een jurist over het inschakelen van een incassobureau](https://mkbjuristen.nl/wp-content/uploads/2026/05/jurist-consult-overleg.jpg)

Heeft je debiteur nog steeds niet betaald? Dan is het tijd om door te pakken. Een incassobureau neemt het proces over: sommatiebrief, telefonisch contact, eventueel een betalingsregeling, en de juridische druk om te betalen.

Wat lever je aan?

- De originele factuur en eventuele opdrachtbevestiging.
- Je algemene voorwaarden (als je beroep doet op contractuele rente of incassokosten).
- Je herinnering en aanmaning, plus alle correspondentie.
- De NAW-gegevens van de debiteur.
- Een korte beschrijving van wat er is gebeurd en wanneer.

Hoe goed een incassobureau dit doet, verschilt. Voor de kwaliteit en aandachtspunten zie [hoe je een goed incassobureau kiest](https://mkbjuristen.nl/blog/ondernemen/goed-incassobureau-kiezen/).

## Stap 4: doorpakken naar de rechter

Betaalt de debiteur ook na de buitengerechtelijke incasso niet? Dan kan je vordering via een advocaat met een dagvaarding bij de rechter komen. Voor zaken tot € 25.000 is dat de kantonrechter; daarboven de rechtbank. Een gerechtelijk vonnis is je executiemiddel — daarmee kan een deurwaarder beslag leggen, een woning verkopen of een loonbeslag uitvoeren.

De stap van buitengerechtelijk naar gerechtelijk is geen formaliteit. Het kost griffierecht, eventueel advocaatkosten en doorlooptijd. Maar bij een echte wanbetaler is het soms de enige route. Meer in [het gerechtelijk incassotraject](https://mkbjuristen.nl/expertise/incasso/gerechtelijk-incassotraject/).

## Stap 5: executie via de deurwaarder

Een gerechtsdeurwaarder is de partij met de wettelijke bevoegdheden om een vonnis ten uitvoer te leggen. Beslag op bankrekening, beslag op loon, executoriaal beslag op zaken, soms beslag op onroerend goed. Een incassobureau heeft die bevoegdheden niet — daarvoor heb je een deurwaarder nodig. Het verschil leggen we uit in [incassobureau of deurwaarder](https://mkbjuristen.nl/blog/ondernemen/incassobureau-of-deurwaarder/).

## Wat kost een incassobureau inschakelen?

Drie modellen die je in de markt tegenkomt:

- **No cure no pay.** Je betaalt alleen bij succes — vaak 10 tot 20 procent over het geïnde bedrag.
- **WIK doorberekenen.** Je rekent de wettelijke incassokosten door aan je debiteur; bij volledige betaling kost het jou niets.
- **Vast tarief of abonnement.** Voor ondernemers met veel debiteuren.

De volledige uitleg met cijfers in [wat kost een incassobureau](https://mkbjuristen.nl/blog/ondernemen/incassobureau-kosten/). Voor het wettelijke kader: [het Besluit Vergoeding Buitengerechtelijke Incassokosten](https://wetten.overheid.nl/BWBR0031432/2024-01-01).

## Wanneer schakel je in (en wanneer wacht je nog even)?

Vuistregel: zodra je tweede schriftelijke herinnering wordt genegeerd en de afgesproken termijn van de aanmaning is verlopen. Wacht niet langer dan een maand na de eerste vervaldag — hoe ouder de vordering, hoe lastiger te innen.

Specifiek voor consumenten: zorg eerst dat de 14-dagenbrief de deur uit is, anders mag je geen incassokosten rekenen. Voor zakelijke klanten geldt geen verplicht protocol, maar één tot twee herinneringen plus een aanmaning is goed gebruik. Meer in [wanneer een incassobureau inschakelen](https://mkbjuristen.nl/blog/ondernemen/wanneer-incassobureau-inschakelen/).

## Wat vooral niet moet doen

- **Boze e-mails sturen of dreigen op sociale media.** Onprofessioneel én juridisch riskant — smaad en privacyschending kosten je meer dan de factuur.
- **Onbeperkt blijven proberen op je eigen houtje.** Hoe ouder de vordering, hoe minder kans op betaling. Schakel een professional in voor de tweede helft van het traject.
- **De relatie kapotmaken zonder echte reden.** Bij een goede klant met tijdelijke problemen werkt een betalingsregeling vaak beter dan een procedure.

## Eerlijke aanbeveling

Een incassobureau inschakelen werkt het beste als je eerst je eigen procedure goed hebt gevolgd: heldere factuur, twee herinneringen, en — voor consumenten — een correcte 14-dagenbrief. Pas dán is een incassobureau de logische volgende stap. Slaat het buitengerechtelijke traject niet aan, dan is de gerechtelijke route bij een advocaat het vervolg.

Bekijk de mogelijkheden om [een incasso te starten](https://mkbjuristen.nl/expertise/incasso/incasso-starten/) via MKB Juristen of, als je nog twijfelt over of de stappen op orde zijn, vraag eerst een korte juridische check aan. Een uur jurist voorkomt vaak een rechtszaak van duizenden euro's.

## Veelgestelde vragen

**Hoe schakel je een incassobureau in?** In vijf stappen: stuur eerst een herinnering, dan een aanmaning met 14 dagen termijn (verplicht bij consumenten), kies een incassobureau, lever de stukken aan, en — als dat niet helpt — schakel via een advocaat door naar een gerechtelijke procedure. De deurwaarder komt pas in beeld voor executie van een vonnis.

**Wanneer is het tijd om een incassobureau in te schakelen?** Zodra je tweede herinnering wordt genegeerd en de termijn van de aanmaning verlopen is. Wacht niet langer dan een maand na de vervaldag; hoe ouder de vordering, hoe lastiger te innen. Bij consumenten moet de 14-dagenbrief eerst de deur uit.

**Wat kost een incassobureau inschakelen?** Drie modellen zijn gangbaar: no cure no pay (10–20% commissie over het geïnde bedrag), wettelijke incassokosten doorberekenen aan de debiteur, of een vast tarief/abonnement. Bij volledige betaling door de debiteur is incasso voor de schuldeiser vaak kosteloos.

**Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?** Een incassobureau handelt buitengerechtelijk — sommaties, telefoongesprekken, betalingsregelingen. Een gerechtsdeurwaarder heeft wettelijke bevoegdheden om een vonnis uit te voeren: beslag leggen, executieverkoop. Voor het uitvoeren van executiemaatregelen heb je altijd een deurwaarder nodig.

**Moet ik eerst een aanmaning sturen?** Bij consumenten ja: artikel 6:96 lid 6 BW schrijft een aanmaning met 14 dagen termijn voor, met vermelding van de verschuldigde incassokosten. Zonder deze brief mag je geen incassokosten doorberekenen. Bij zakelijke klanten is het geen verplichting, wel goed gebruik.

**Wat heeft een incassobureau van mij nodig?** De originele factuur, je algemene voorwaarden, eventueel de opdrachtbevestiging, de eerdere herinnering en aanmaning, de NAW-gegevens van de debiteur en een korte beschrijving van de feiten. Hoe completer het dossier, hoe sneller en effectiever de incasso.

**Mag een incassobureau dreigen met juridische stappen?** Ja, mits het feitelijk juist is. Een sommatie mag wijzen op een mogelijke dagvaarding of beslaglegging. Misleidende of intimiderende uitingen mogen niet — daarvoor staan de gedragsregels van de branche en, bij gerechtsdeurwaarders, het tuchtrecht.