--- title: "Hoe schrijf je een factuur? Dit zijn de belangrijkste onderdelen" url: https://mkbjuristen.nl/blog/factuur-schrijven/ date: 2026-07-11 modified: 2026-07-11 author: "denian@mkbrecht.nl" description: "Factuur opstellen: wettelijke vereisten, BTW-nummer, factuurnummer en betalingstermijn. Compleet stappenplan voor mkb." categories: - "Blog" image: https://mkbjuristen.nl/wp-content/uploads/2026/06/aho-documents-stack-1024x576.jpg word_count: 617 --- # Hoe schrijf je een factuur? Dit zijn de belangrijkste onderdelen Een correcte factuur is wettelijk verplicht én financieel cruciaal — zonder juiste factuur geen BTW-aftrek voor klant, mogelijk geen betaling, en risico op Belastingdienst-boetes. Vereisten in art. 35a Wet OB: NAW beide partijen, BTW-nummers, factuurnummer, datum, levering, bedrag en BTW. Voor mkb-bv: standaard­template in boekhoudpakket. Hieronder verplichte onderdelen, slimme aanvullingen en valkuilen. ## Het korte antwoord - **Wettelijke vereisten**: art. 35a Wet OB — NAW, BTW-nummers, nummer, datum, levering, bedrag. - **Volgnummer**: opvolgend, geen gaps. - **Betaaltermijn**: gangbaar 14-30 dagen. - **Boekhoudpakket**: Moneybird, Yuki, Exact bieden compliant templates. - **Bewaar­plicht**: 7 jaar (10 voor onroerend goed). ## Verplichte onderdelen ![Goed gestructureerde factuur](https://mkbjuristen.nl/wp-content/uploads/2026/06/aho-documents-stack.jpg) - **Naam en adres**: zowel verstrekker als ontvanger. - **BTW-nummer**: beide partijen (NL000000000B01-format). - **KvK-nummer**: van verstrekker. - **Factuurnummer**: opvolgend, uniek. - **Factuurdatum**: dag van uitgifte. - **Datum van levering**: indien afwijkend van factuurdatum. - **Omschrijving**: wat is geleverd (product/dienst). - **Aantal en eenheidsprijs**: bij goederen. - **Bedrag excl. BTW**. - **BTW-tarief en -bedrag**: per tarief specificeren (21%, 9%, 0%). - **Totaal incl. BTW**. ## Aanvullende informatie ![Factuur-checklist voor mkb](https://mkbjuristen.nl/wp-content/uploads/2026/05/tips-checklist.jpg) Wettelijk niet verplicht maar slim: - **Betaaltermijn**: bv. "binnen 14 dagen na factuurdatum". - **Bankgegevens**: IBAN en BIC. - **Betaalkenmerk**: factuurnummer als omschrijving. - **Verwijzing naar voorwaarden**: "op deze factuur zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, gedeponeerd bij...". - **Kortings­regeling**: bv. "2% korting bij betaling binnen 7 dagen". - **Boete bij wanbetaling**: rentepercentage bij overschrijden termijn. ## Specifieke gevallen ### BTW-vrijgesteld of 0% Vermeld op factuur: - "BTW vrijgesteld op grond van art. X Wet OB" (bv. onderwijs, zorg). - "Intracommunautaire levering — BTW 0%" (EU-export). - "BTW verlegd" (subcontractors in bouw, BTW-verleggings­regeling). ### Anglo-Saxon factoring Bij factoring: vermelding factor-naam op factuur (open factoring): > "Betaling uitsluitend bevrijdend mogelijk aan [Factor Naam], IBAN ..." ### Bij vooruitbetaling Bij voorschot­factuur (vooruitbetaling): vermeld "voorschot voor [omschrijving]" en op eindfactuur verrekening met betaalde voorschot. ## Volgnummers Opvolgend, zonder gaps. Praktische systemen: - 2024-001, 2024-002 (per jaar resetten). - 10000, 10001 (doorlopend over jaren). - F-2024-001 (met prefix per maandgroep). Geen gaps — bij creditnota: aparte nummer­reeks of in opvolgend nummer. ## Veelvoorkomende fouten - BTW-nummer verkeerd of ontbrekend. - Geen specificatie BTW per tarief. - Datum van levering ontbreekt bij afwijkende factuurdatum. - Bedragen optellen niet correct. - Gaps in factuurnummers. - Geen IBAN of betaaltermijn. - Onduidelijke omschrijving prestatie. ## Digitale facturatie PDF-facturen via e-mail zijn gangbaar. Sinds 2026 (verwacht): UBL-format verplicht voor B2G in EU. Boekhoudpakket maakt UBL-export. Elektronische archivering: 7 jaar bewaren in zoekbare vorm. Boekhoudpakket regelt dit automatisch. ## Eerlijke aanbeveling ![Boekhouder controleert factuur](https://mkbjuristen.nl/wp-content/uploads/2026/05/jurist-consult-overleg.jpg) Voor mkb-bv: gebruik boekhoudpakket (Moneybird, Yuki, Exact, Twinfield) — automatisch compliant templates. Voor kleine zzp: standaard­template van KvK volstaat. Plus heldere betaaltermijn (14-30 dagen) en bankgegevens. Bij internationaal: BTW-specificatie volgens 0%-regels en verwijzing naar voorwaarden. Periodieke check op factuur­volgnummering en BTW-aangifte aansluiting. Voor andere onderwerpen: [BTW-aangifte](https://mkbjuristen.nl/blog/ondernemen/aangifte-omzetbelasting/), [betalingsherinnering](https://mkbjuristen.nl/blog/ondernemen/betalingsherinnering-sturen/) en [incassobureau inschakelen](https://mkbjuristen.nl/blog/ondernemen/incassobureau-inschakelen/). ## Veelgestelde vragen **Wat moet op factuur?** NAW beide partijen, BTW-nummers, KvK-nummer verstrekker, factuurnummer, factuur- en eventueel leverings­datum, omschrijving prestatie, bedrag excl. BTW, BTW-tarief en -bedrag, totaal incl. BTW. Wettelijk verplicht (art. 35a Wet OB). **Welke betaaltermijn?** Gangbaar 14-30 dagen. Wettelijk geen verplicht minimum, maar bij geen vermelding geldt redelijke termijn. Voor B2B: 30 dagen standaard, voor consumenten 14 dagen. Eerder mag — kortere termijn vergroot kans op tijdige betaling. **Volgnummers — hoe?** Opvolgend, zonder gaps. Systeem: 2024-001 (per jaar), 10000+ (doorlopend), of F-2024-001 (per maand). Geen gaps — bij creditnota: aparte reeks of in opvolgend nummer. Boekhoudpakket regelt automatisch. **BTW-vrijgesteld vermelding?** Bij BTW-vrijgesteld: "BTW vrijgesteld op grond van art. X Wet OB". Bij EU-export: "Intracommunautaire levering — BTW 0%". Bij verleggings­regeling: "BTW verlegd". Helder voor klant en Belastingdienst. **Algemene voorwaarden vermelden?** Aanrader: "Op deze factuur zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, gedeponeerd bij ... en raadpleegbaar via ...". Maakt voorwaarden formeel onderdeel van overeenkomst. **Bewaarplicht?** 7 jaar voor reguliere facturen, 10 jaar voor onroerend goed-gerelateerd. Elektronisch archief vereist zoekbaar formaat en back-up. Boekhoudpakket regelt automatisch — niet zelf in losse map opslaan. **Welk pakket gebruiken?** Voor mkb: Moneybird (eenvoudig), Yuki (boekhouding-koppeling), Exact (uitgebreid), Twinfield (cloud-administratie). Voor kleine zzp: KvK-template volstaat. Pak met automatische BTW-rapportages bespaart tijd.