إدارة دقيقة للخصوصية والموظفين: مراقبة مكان العمل

يجب أن تتوافق مراقبة الموظفين - عبر الكاميرات والبريد الإلكتروني ونظام تحديد المواقع العالمي (GPS) ومراقبة الشاشة - مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) (بشكل متناسب وشفاف، مع وجود أساس قانوني) وقانون مجالس العمل (موافقة مجلس العمل لمن تزيد أعمارهم عن 50 عامًا). يؤدي عدم كفاية التنظيم إلى غرامة من هيئة حماية البيانات تصل إلى 4% من إجمالي الإيرادات، بالإضافة إلى إجراءات قانونية متعلقة بقانون العمل. بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة، يكمن التحدي في تحقيق التوازن بين مصالح صاحب العمل (الإنتاجية والسلامة ومنع الاحتيال) وخصوصية الموظفين. فيما يلي القواعد وكيفية إدارة تيسا للمراقبة في مستودعها.

الإجابة المختصرة

• متطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR): الأساس القانوني، والشفافية، والتناسب، وتحديد الغرض.
• موافقة مجلس العمل: لأكثر من 50 موظفًا عبر المادة 27 من قانون العمل.
• أبلغ الموظفين: مسبقاً، كتابياً، وبشكل واضح.
• حقوق خصوصية الموظفين: الوصول، والتصحيح، والاعتراض.
• العقوبات: غرامة من هيئة حماية البيانات + إجراءات قانونية متعلقة بقانون العمل.

أنواع المراقبة

1. المراقبة بالكاميرات

• المساحات العامة (المتاجر، المستودعات): يُسمح بها غالبًا لأسباب تتعلق بالسلامة/منع السرقة.
• مكان عمل الموظف الفردي: يتم النظر فيه بعناية، وغالبًا ما يكون غير مسموح به.
• غرف تغيير الملابس، دورات المياه: ممنوعة منعاً باتاً.

2. البريد الإلكتروني والإنترنت

• ملفات السجل العامة: مسموح بها لأغراض الأمن/التدقيق.
• الوصول إلى محتوى البريد الإلكتروني الفردي: فقط في حالة وجود اشتباه ملموس، مع اتباع الإجراءات اللازمة.
• المسح الآلي (DLP، الأمن): مسموح به لأسباب وجيهة.

3. تتبع المركبات التجارية عبر نظام تحديد المواقع العالمي (GPS)

• أثناء العمل: مسموح به لتحسين المسار وزيارات العملاء.
• العمل خارج المكتب: غير مسموح به إلا لسبب قاهر.
• الوصول إلى البيانات التاريخية: يقتصر على الغرض المحدد.

4. مراقبة الشاشة (أدوات الإنتاجية)

• أصبح هذا الأمر شائعاً بشكل متزايد عند العمل من المنزل.
• غالباً ما يكون من المفيد للشركات الصغيرة والمتوسطة أخذ ذلك في الاعتبار - فالتأثير على الخصوصية كبير.
• تُعد معلومات الموظفين وموافقة مجلس العمل أمراً بالغ الأهمية.

متطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)

1. الأساس القانوني

• المصلحة المشروعة: من أجل الأمن والإنتاجية (بعد موازنة المصالح).
• الموافقة: نادراً ما تنطبق (اختلال موازين القوى).
• العقد: لوظائف محددة حيث يكون الرصد ضرورياً.
• الالتزام القانوني: على سبيل المثال، الالتزام بالاحتفاظ بالسجلات.

2. التناسب

• يجب أن تكون المراقبة متناسبة مع الهدف.
• اختر الإجراء الأقل تدخلاً.
• لا تجمع بيانات أكثر من اللازم.

3. الشفافية

• أبلغ الموظفين مسبقاً: ما هي المعلومات، ولماذا، وكم من الوقت سيتم الاحتفاظ بها.
• تحديث بيان الخصوصية لأغراض المراقبة.
• أبلغ مجلس العمل عند التنفيذ.

4. تحديد الغرض

• استخدم البيانات فقط للغرض المحدد.
• لا يجوز استخدامها لأغراض أخرى (مثل التقييم) دون تقديم أدلة جديدة.

موافقة مجلس الأشغال (المادة 27 من قانون مجالس الأشغال)

بالنسبة للموظفين الذين تزيد أعمارهم عن 50 موظفًا: يحق لمجلس العمل الموافقة على تطبيق قواعد المراقبة. الإجراء:

1. قم بتقديم القرار المقترح إلى مجلس العمل.
2. أمام ولاية أوريغون أربعة أسابيع للرد.
3. بعد الموافقة: يصبح التنفيذ ممكناً.
4. في حالة الرفض: يجوز للمدير أن يطلب موافقة بديلة من قاضي المحكمة الفرعية.

مجلس عدم الأشغال: اتفاق مباشر مع الموظفين عبر التواصل.

مراقبة مستودع تيسا

لدى تيسا 12 موظفاً - لا يوجد مجلس عمال، ولكن هناك مراقبة:

• كاميرات المراقبة في المستودع (لمكافحة السرقة): مسموح بها، ويتم إبلاغ الموظفين مسبقاً.
• ممنوع استخدام الكاميرات في الكافتيريا أو غرفة الاستراحة أو غرفة تغيير الملابس.
• ملفات سجل البريد الإلكتروني: بيانات وصفية تقنية فقط.
• مراجعة محتوى البريد الإلكتروني: فقط في حالة الاشتباه بوجود مخالفة ملموسة، وذلك بناءً على قرار إداري.
• يحتوي بيان الخصوصية على معلومات المراقبة.

تقوم تيسا بتوثيق القرار وإبلاغ الموظفين الجدد به أثناء عملية التوظيف.

العقوبات المفروضة على المخالفة

• غرامة وكالة أسوشيتد برس: تصل إلى 4% من إجمالي الإيرادات العالمية أو 20 مليون يورو.
• التعويض: من قبل الموظف المصاب.
• قانون العمل: يحق للموظف المطالبة بحل الشركة.
• استبعاد الأدلة: الأدلة التي تم الحصول عليها بطريقة غير قانونية (مثل لقطات الكاميرا) غير مقبولة في الإجراءات.

توصية صادقة

بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة ذات المسؤولية المحدودة: قللوا المراقبة إلى الحد الأدنى الضروري. أبلغوا الموظفين بوضوح مسبقًا. وثّقوا الاعتبارات والقرار. بالنسبة للمراقبة الهيكلية: تقييم أثر اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وموافقة مجلس العمل (للشركات التي تضم أكثر من 50 موظفًا). ادمجوا ذلك مع بيان خصوصية وسياسة موارد بشرية جيدة. في حال وجود أي شك: استشيروا محاميًا متخصصًا في اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) (بتكلفة تتراوح بين 500 و2500 يورو) لصياغة السياسة - فهذا يجنبكم الغرامات ومشاكل قانون العمل.

للمواضيع الأخرى: بيان الخصوصية، اختراق البيانات ، ومجلس العمل.

الأسئلة الشائعة