Bedrijven en incassobureaus verzenden altijd meerdere brieven voordat ze met het dossier naar de rechter stappen. Deze brieven kunnen uiteenlopende titels hebben, zoals ‘betalingsherinnering’, ‘aanmaning’, ‘sommatie’ of ‘ingebrekestelling’. Ze hebben met elkaar gemeen dat de schrijver wil dat je een bepaalde afspraak nakomt. Het zijn echter geen synoniemen van elkaar, hoewel de verschillen niet altijd even duidelijk zijn en de benamingen vaak door elkaar worden gebruikt.
Betalingsherinnering
Een betalingsherinnering is een herinnering om tot betalen over te gaan. Bij een betalingsherinnering wordt de tegenpartij herinnerd aan de afspraak om te betalen. Hieraan worden geen dreigementen gekoppeld en vaak is de betalingsherinnering ook heel vriendelijk geformuleerd. Op dit moment kan de niet-betaling namelijk nog steeds een gevolg zijn van een vergissing en is het niet nodig om de relatie onder druk te zetten.
Aanmaning
Een aanmaning is een vorm van een (betalings)herinnering. Deze term wordt eerder gebruikt voor een dringende herinnering om een afspraak na te komen, zoals het betalen of het leveren van goederen. Een aanmaning is vaak strenger en formeler dan een betalingsherinnering, maar al even vaak blijft men daarbij nog beleefd en wil men de relatie nog niet de bons geven. Een incassobureau zal meestal eerst een aanmaning verzenden om de debiteur alsnog tot betalen aan te zetten.
In de praktijk kan de inhoud van een aanmaningsbrief al eens verschillen. Bij zo’n aanmaning kan men bijvoorbeeld al de extra kosten vermelden, zoals de wettelijke rente en de wettelijke incassokosten. Een aanmaning kan ook de laatste waarschuwing zijn voordat een civiele procedure wordt gestart en kan een harde eis bevatten, maar er kunnen ook verschillende aanmaningen volgen. Het formuleren van een welomlijnde definitie van een aanmaning is dan ook niet eenvoudig.
Sommatie
Een sommatie wordt ook wel eens een laatste aanmaning genoemd. Een sommatie is vaak een minder vriendelijke brief die volgt wanneer er al verschillende aanmaningen zijn verzonden. Waar aanmaningen vaak een verzoek zijn om een afspraak na te komen, heeft een sommatie het over een harde eis. Aan deze harde eis wordt een uiterste datum en een dreigement gekoppeld. In de sommatiebrief staat dan te lezen wat de gevolgen zijn wanneer de harde eis niet tijdig wordt gerespecteerd.
Ingebrekestelling
In de wet heeft men het over een ingebrekestelling. Een ingebrekestelling is meestal nodig alvorens je een procedure start. Er moet namelijk eerst sprake zijn van verzuim en volgens de wet is er pas sprake van verzuim nadat men niet tijdig reageert op een ingebrekestelling.
De ingebrekestelling is vermeld in artikel 6:82 Burgerlijk Wetboek. De wet schrijft een ‘schriftelijke aanmaning’ voor, waarbij de tegenpartij een redelijke termijn moet krijgen voor de nakoming. Hoewel de wet het dus heeft over een schriftelijke aanmaning, lijkt deze beschrijving beter aan te sluiten bij een sommatie. Meestal is een schriftelijke aanmaning eerder een dringende herinnering dan een harde eis met een redelijke nakomingstermijn. Anderzijds is een sommatie eigenlijk een laatste aanmaning en is de ‘schriftelijke aanmaning’ uit artikel 6:82 Burgerlijk Wetboek dus niet zo onlogisch.
In de praktijk maakt het echter weinig uit. Het is namelijk niet de titel van het document die bepaalt of het om een ingebrekestelling gaat. Ook een brief waarop ‘sommatie’ staat, kan dus een ingebrekestelling zijn. Daarnaast kan ook een gewone brief of zelfs een e-mail een ingebrekestelling zijn.
Er zijn ten slotte zelfs situaties waarbij er ook zonder een ingebrekestelling sprake kan zijn van verzuim. De wet bepaalt wanneer dit het geval is. Zo bepaalt de wet bijvoorbeeld dat er zonder een ingebrekestelling sprake is van verzuim wanneer uit een mededeling van een schuldenaar blijkt dat hij zal tekortschieten in de nakoming van de verbintenis.
