كيف تكتب فاتورة؟ هذه هي أهم أجزائها

تُعدّ الفاتورة الصحيحة مطلبًا قانونيًا بالغ الأهمية من الناحية المالية، فبدونها لا يحق للعميل خصم ضريبة القيمة المضافة، وقد لا يحصل على أي دفعة، فضلًا عن خطر الغرامات من إدارة الضرائب والجمارك. تتضمن متطلبات المادة 35أ من قانون ضريبة القيمة المضافة ما يلي: اسم وعنوان كلا الطرفين، ورقم ضريبة القيمة المضافة، ورقم الفاتورة، وتاريخها، ومكان التسليم، والمبلغ، وقيمة ضريبة القيمة المضافة. بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة: يُستخدم نموذج قياسي في برامج المحاسبة. فيما يلي المكونات الإلزامية، والإضافات المفيدة، والمخاطر المحتملة.

الإجابة المختصرة

• المتطلبات القانونية: المادة 35أ من قانون ضريبة القيمة المضافة - الاسم والعنوان، وأرقام ضريبة القيمة المضافة، والرقم، والتاريخ، والتوريد، والمبلغ.
• رقم التسلسل: متسلسل، بدون فجوات.
• مدة الدفع: عادةً من 14 إلى 30 يومًا.
• برامج المحاسبة: تقدم كل من Moneybird و Yuki و Exact قوالب متوافقة.
• فترة الاحتفاظ:7 سنوات (10 سنوات للعقارات).

المكونات الإلزامية

1. الاسم والعنوان: لكل من مقدم الخدمة والمستلم.
2. رقم ضريبة القيمة المضافة: كلا الطرفين (بصيغة NL000000000B01).
3. رقم غرفة التجارة: الخاص بالجهة المصدرة.
4. رقم الفاتورة: تسلسلي، فريد.
5. تاريخ الفاتورة: يوم الإصدار.
6. تاريخ التسليم: إذا كان مختلفًا عن تاريخ الفاتورة.
7. الوصف: ما تم تسليمه (المنتج/الخدمة).
8. الكمية وسعر الوحدة: للسلع.
9. المبلغ لا يشمل ضريبة القيمة المضافة.
10. معدل ضريبة القيمة المضافة ومقدارها: حدد لكل معدل (21%، 9%، 0%).
11. الإجمالي شامل ضريبة القيمة المضافة.

معلومات إضافية

ليس مطلوباً قانونياً، ولكنه أمر ذكي:

• شروط الدفع: على سبيل المثال "في غضون 14 يومًا من تاريخ الفاتورة".
• بيانات الحساب المصرفي: رقم الحساب المصرفي الدولي (IBAN) ورمز تعريف البنك (BIC).
• مرجع الدفع: رقم الفاتورة كما هو موضح.
• بالإشارة إلى الشروط والأحكام: "شروطنا وأحكامنا العامة، المودعة لدى..."، تنطبق على هذه الفاتورة.
• نظام الخصم:على سبيل المثال "خصم 2% للدفع خلال 7 أيام".
• غرامة عدم الدفع: معدل الفائدة لتجاوز الموعد النهائي.

حالات محددة

معفى من ضريبة القيمة المضافة أو 0%

الحالة المذكورة في الفاتورة:

• "معفى من ضريبة القيمة المضافة بموجب المادة العاشرة من قانون ضريبة القيمة المضافة" (على سبيل المثال، التعليم والرعاية الصحية).
• "التوريد داخل الاتحاد الأوروبي - ضريبة القيمة المضافة 0%" (صادرات الاتحاد الأوروبي).
• "ضريبة القيمة المضافة المعكوسة" (المقاولون من الباطن في مجال البناء، نظام ضريبة القيمة المضافة المعكوسة).

التمويل الأنجلو ساكسوني

لأغراض التمويل عن طريق بيع الأصول: ذكر اسم جهة التمويل على الفاتورة (التمويل المفتوح عن طريق بيع الأصول):

لا يمكن إجراء الدفع إلا إلى [اسم الجهة]، رقم الحساب المصرفي الدولي (IBAN)..

عن طريق الدفع المسبق

بالنسبة للفاتورة المقدمة (الدفع المسبق): اذكر "مقدم لـ [الوصف]" وقم بخصم المبلغ المدفوع مقدماً من الفاتورة النهائية.

الأرقام التسلسلية

متسلسلة، بدون فجوات. أنظمة عملية:

• 2024-001، 2024-002 (يتم إعادة تعيينها سنوياً).
• 10000، 10001 (مستمرة على مر السنين).
• F-2024-001 (مع بادئة لكل مجموعة شهرية).

لا توجد فجوات - بالنسبة لإشعار الدائن: سلسلة أرقام منفصلة أو برقم تسلسلي.

الأخطاء الشائعة

• رقم ضريبة القيمة المضافة غير صحيح أو مفقود.
• لا يوجد تحديد لضريبة القيمة المضافة لكل معدل.
• تاريخ التسليم غير موجود إذا كان تاريخ الفاتورة مختلفًا.
• إضافة المبالغ غير صحيحة.
• فجوات في أرقام الفواتير.
• لا يوجد رقم حساب مصرفي دولي (IBAN) أو شروط دفع.
• وصف غير واضح للأداء.

الفواتير الرقمية

تُعدّ فواتير PDF المرسلة عبر البريد الإلكتروني شائعة. اعتبارًا من عام 2026 (المتوقع): أصبح تنسيق UBL إلزاميًا في معاملات الشركات مع الحكومات في الاتحاد الأوروبي. وتُصدر برامج المحاسبة فواتير UBL.

الأرشفة الإلكترونية: الاحتفاظ بالملفات لمدة 7 سنوات بصيغة قابلة للبحث. يتولى برنامج المحاسبة هذه العملية تلقائياً.

توصية صادقة

بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة: استخدم برامج المحاسبة (مثل Moneybird، Yuki، Exact، Twinfield) - قوالب متوافقة تلقائيًا. بالنسبة للعاملين لحسابهم الخاص: يكفي استخدام قالب غرفة التجارة القياسي. بالإضافة إلى شروط دفع واضحة (14-30 يومًا) وتفاصيل الحساب البنكي. بالنسبة للمعاملات الدولية: حدد ضريبة القيمة المضافة وفقًا لقواعد 0% مع الإشارة إلى الشروط والأحكام. راجع بشكل دوري ترقيم الفواتير ومطابقة إقرار ضريبة القيمة المضافة.

للمواضيع الأخرى: إقرار ضريبة القيمة المضافة، وتذكير بالدفع ، والتعاقد مع وكالة تحصيل ديون.

الأسئلة الشائعة