يتلقى الموظف هاتفًا من الشركة: كيف يتم ذلك؟

إذا زودت موظفًا بهاتف تابع للشركة، فقد يكون ذلك معفيًا من الضرائب، شريطة أن يكون الهاتف ضروريًا لأغراض العمل (وهو معيار الضرورة ضمن نظام نفقات العمل). بالإضافة إلى ذلك، يجب إبرام اتفاقيات بشأن الاستخدام الشخصي، والملكية، واسترداد الأموال، وأمن البيانات.

الجانب الضريبي: معيار الضرورة

من خلال برنامج نفقات العمل، يمكنك توفير بعض المستلزمات معفاة من الضرائب. بالنسبة لهاتف الشركة، ينطبق معيار الضرورة في أغلب الأحيان: إذا كان الهاتف ضروريًا بشكل معقول للعمل، يمكنك توفيره معفى من الضرائب دون أن يؤثر ذلك على استحقاقك للإعفاء الضريبي. ولا يُعد الاستخدام الشخصي المحدود عائقًا أمام ذلك عادةً. (قد تتغير الشروط الضريبية الدقيقة؛ لذا يُرجى مراجعة قسم الرواتب لديك).

اتفاقيات تتعلق بالاستخدام الخاص

ضع اتفاقيات واضحة بشأن الاستخدام الشخصي: هل هو مسموح به، وإلى أي مدى؟ ستحتاج إلى القدرة على التدخل في حالات الاستخدام المفرط أو غير المناسب، أو التكاليف الباهظة في الخارج، أو تحميل تطبيقات خطرة. وثّق ذلك لتجنب سوء الفهم.

الملكية والإرجاع

يبقى الهاتف ملكًا لك بصفتك صاحب العمل. يجب أن تنصّ على إلزام الموظف بإعادة الهاتف عند انتهاء فترة عمله (وفي حالة غيابه لفترة طويلة)، وأن تحدد الإجراءات المتبعة في حال فقدانه أو تلفه. بدون اتفاقيات، ستنشأ نزاعات حول من يتحمل مسؤولية الضرر.

انتبه للبيانات والخصوصية

تحتوي هواتف العمل عادةً على بيانات الشركة، وأحيانًا معلومات شخصية. لذا، رتّب إجراءات أمنية، ومسح البيانات عند إعادتها، وكيفية التعامل مع خصوصية الموظفين في حال استخدامهم الهاتف لأغراض شخصية. تُوضّح سياسة استخدام الهاتف في دليل الموظفين كل هذه الأمور بشكلٍ مُنظّم.

الأسئلة الشائعة

هل يخضع هاتف الشركة للضريبة؟

غالباً لا، إذا كان الهاتف ضرورياً لأغراض العمل (معيار الضرورة). ولا يُعدّ الاستخدام الشخصي المحدود عائقاً في العادة.

هل يُسمح للموظف باستخدام الهاتف لأغراض شخصية؟

هذا ممكن، ولكن يجب وضع اتفاقيات بشأنه. حددوا ما هو مسموح وما هو غير مسموح به، وماذا يحدث في حالة التكاليف الباهظة أو سوء الاستخدام.

هل يتعين على الموظف تسليم الهاتف؟

يبقى الهاتف ملكًا لك؛ ويشترط إعادته عند انتهاء فترة العمل، وما ينطبق في حالة الفقدان أو التلف.

هل تقوم بوضع سياسة هاتفية؟

يقوم خبراؤنا القانونيون بإدراج اللوائح في دليل الموظفين. اطلعوا على المختص بقانون العملأو حددوا موعدًا لاستشارة مجانية.