ما الذي أحتاج إلى ترتيبه عند قدوم متطوع؟

المتطوعون هم عماد العديد من الجمعيات، إذ يقدمون إسهامًا لا يُقدّر بثمن للمجتمع. ولكن عند انضمام متطوع جديد إلى جمعيتكم، هناك بعض الأمور التي يجب مراعاتها وترتيبها. في هذه المقالة، نوضح ما يجب فعله عند انضمام متطوع جديد إلى جمعيتكم.

صياغة اتفاقية تطوعية

اتفاقية التطوع أو عقد التطوع هو وثيقة تحدد حقوق والتزامات كل من المتطوع والجمعية. وقد تتضمن تفاصيل تتعلق بطبيعة العمل، والوقت المتوقع، وأي تعويضات، والتأمين، واتفاقيات السرية، وقواعد السلوك، وما شابه ذلك.

تُعدّ هذه الاتفاقية مهمة لأنها توفر الوضوح واليقين بشأن ما هو متوقع وكيفية معالجة النزاعات، على سبيل المثال. فهي تساعد على تجنب سوء الفهم، ويمكن الاستناد إليها في حال وجود أي غموض أو مشاكل. يمكنك الاستعانة بمحامٍ لصياغة اتفاقية تطوعية، أو يمكنك صياغتها. في الحالة الأخيرة، يُنصح بمراجعة الاتفاقية وتدقيقها من قِبل خبير. هذا يضمن لك اتباع المسار الصحيح تمامًا، وتجنب أي مخاطر غير ضرورية.

ضمان ظروف عمل آمنة وصحية

إذا كان متطوعوك يقومون بأنشطة تنطوي على مخاطر عالية، مثل العمل مع مواد خطرة أو على ارتفاعات شاهقة، فيجب عليك الالتزام بقانون ظروف العمل. وهذا يعني أنه يجب عليك ضمان ظروف عمل آمنة وصحية. وينطبق هذا أيضاً على المتطوعين الحوامل أو المرضعات أو القاصرين.

دفع بدلات التطوع والمصروفات

بدل التطوع هو مبلغ يُمنح للمتطوعين تقديرًا لجهودهم. هذا البدل معفى من الضرائب بشرط عدم تجاوز حد معين. في عام ٢٠٢٣، كان هذا البدل معفى من الضرائب حتى ١٩٠ يورو شهريًا أو ١٩٠٠ يورو سنويًا. يُساعد دفع بدل التطوع على إظهار التقدير لجهود المتطوعين وتفانيهم، مما يُعزز دافعيتهم ورضاهم.

إضافةً إلى بدل التطوع، يمكنك أيضاً الاتفاق على بدل نفقات. وهو عبارة عن تعويض عن التكاليف التي يتكبدها المتطوع أثناء قيامه بعمله التطوعي. ومن الأمثلة على ذلك نفقات السفر، وتكاليف المكالمات الهاتفية، أو تكاليف المواد.

الامتثال لقواعد اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)

بصفتكم جمعية، يجب عليكم الالتزام باللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). وهذا يعني أنه يجب عليكم طلب موافقة المتطوع قبل تخزين بياناته الشخصية واستخدامها، على سبيل المثال لإنشاء قاعدة بيانات للمتطوعين. إضافةً إلى ذلك، لا يجوز لكم تخزين هذه البيانات واستخدامها لفترة أطول من اللازم.

استشر محامياً

يتطلب العمل مع المتطوعين عدداً من المسؤوليات. من خلال إعداد اتفاقية تطوع، وضمان ظروف عمل آمنة، وتقديم تعويضات معفاة من الضرائب، والامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، يمكنك ضمان مساهمة متطوعيك بطريقة آمنة وممتعة. تواصل معنا للحصول على مزيد من المعلومات القانونية والنصائح حول استقطاب المتطوعين وإشراكهم في جمعيتك.