ما الذي أحتاج إلى ترتيبه عند قدوم متطوع؟

إذا كنت ترحب بمتطوع جديد، فاحرص على ترتيب أربعة أمور: اتفاقية تطوع، وظروف عمل آمنة، وبدل معيشة (معفى من الضرائب)، والامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). يُعدّ المتطوعون ركيزة أساسية للعديد من الجمعيات، ولكن إشراكهم يُحمّلهم مسؤوليات. فيما يلي، يمكنك الاطلاع على ما تحتاج إلى ترتيبه.

صياغة اتفاقية تطوعية

اتفاقية التطوع (أو عقد التطوع) حقوق والتزامات كل من المتطوع والجمعية. فكّر في:

• طبيعة العمل والوقت المتوقع الالتزام به؛
• أي تعويضات وتأمين؛
• اتفاقيات تتعلق بالسرية وقواعد السلوك.

تُوفّر الاتفاقية الوضوح، وتمنع سوء الفهم، وتُستخدم كمرجع في حال حدوث مشاكل أو نزاعات. يمكنك الاستعانة بشركة متخصصة لصياغة اتفاقية تطوعية أو صياغتها بنفسك؛ وفي كلتا الحالتين، يُنصح بمراجعة نسختك من قِبل خبير.

ضمان ظروف عمل آمنة وصحية

إذا كان متطوعوك يقومون بأنشطة خطرة، مثل العمل بمواد خطرة أو على ارتفاعات شاهقة، فيجب عليك الالتزام بقانون ظروف العمل وضمان توفير بيئة عمل آمنة وصحية. وينطبق هذا أيضاً على المتطوعين الحوامل أو المرضعات أو القاصرين.

بدل التطوع والمصروفات

يُعدّ بدل التطوع مكافأةً تقديريةً للجهود المبذولة، وهو معفى من الضرائب طالما لم يتجاوز حدًا معينًا. ملاحظة: يتم تعديل الحد الأقصى للإعفاء الضريبي سنويًا - ذكر المقال الأصلي 190 يورو شهريًا / 1900 يورو سنويًا لعام 2023؛ يُرجى مراجعة المبالغ الحالية لدى إدارة الضرائب والجمارك.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الاتفاق على بدل نفقات لتغطية التكاليف الفعلية التي يتكبدها المتطوع، مثل تكاليف السفر أو الهاتف أو المواد.

الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)

بصفتكم جمعية، يجب عليكم الالتزام باللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). وهذا يعني، من بين أمور أخرى:

• أساس قانوني صالح لتخزين واستخدام البيانات الشخصية للمتطوعين (على سبيل المثال، لقاعدة بيانات المتطوعين)؛
• لا تحتفظ بالبيانات لفترة أطول من اللازم؛
• أبلغ المتطوعين بما ستفعله ببياناتهم.

الأسئلة الشائعة

هل اتفاقية التطوع إلزامية؟

ليس مطلوباً قانونياً، ولكنه موصى به بشدة. فهو يمنع سوء الفهم ويحدد الحقوق والالتزامات والاتفاقيات (مثل السرية والتعويض).

كم يمكنني تعويض متطوع معفى من الضرائب؟

بحد أقصى سنوي محدد شهرياً وسنوياً. يرجى مراجعة المبالغ الحالية لدى إدارة الضرائب والجمارك، حيث إنها قابلة للتغيير.

هل ينطبق قانون ظروف العمل أيضاً على المتطوعين؟

تنطبق التزامات الصحة والسلامة المهنية على أنشطة العمل عالية الخطورة وعلى الفئات الضعيفة (النساء الحوامل، والقاصرين). لذا، يجب عليك ضمان توفير ظروف عمل آمنة وصحية.

هل يُسمح لي بتخزين بيانات المتطوعين؟

نعم، شريطة أن يكون لديك أساس قانوني سليم، وألا تحتفظ بالبيانات لفترة أطول من اللازم، وأن تُبلغ المتطوع. وينطبق نظام حماية البيانات العامة (GDPR) أيضاً على الجمعيات.

هل تحتاج إلى مساعدة في تجنيد المتطوعين؟

من خلال اتفاقية تطوع جيدة، وظروف عمل آمنة، وتعويضات مناسبة، والامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، تضمنون للمتطوعين المساهمة بأمان وراحة. نقدم لكم الاستشارات ونقوم بصياغة الوثائق اللازمة.

اطلع على خبرتنا في قانون العمل والخصوصية ،أو حدد موعدًا لجلسة استشارة أولية غير ملزمة.