عندما يتكبد الموظفون نفقات متعلقة بالعمل، يحق لهم استردادها. ونتيجة لذلك، يقدمون شهريًا إيصالات مواقف السيارات، وسجلات الأميال المقطوعة، وفواتير الهاتف، وفواتير الإنترنت، وغيرها من المستندات الداعمة. ثم تأتي عملية حسابية معقدة، وبعدها يُمنح بدل النفقات. لذا، من الأفضل لصاحب العمل منح بدل نفقات ثابت لتخفيف العبء الإداري. هذا البدل الثابت مسموح به، ولكن بشروط.
لا تُحبّذ إدارة الضرائب والجمارك بدلات المصاريف الثابتة
يُعتبر بدل المصاريف أجرًا، لأنه ببساطة عبارة عن تعويض عن التكاليف المتكبدة. لذا، لا يُغطي بدل المصاريف إلا التكاليف الفعلية. إذا كان بدل المصاريف الثابت مرتفعًا جدًا، فسيصنفه المفتش كأجر، وبالتالي سيخضع لضريبة الرواتب. بالنسبة للمفتشين، يُعدّ هذا الأمر سهلًا للغاية، إذ لا تزال العديد من الشركات سخية جدًا في منح بدلات المصاريف الثابتة. لهذا السبب، يُنصح بإعداد ملف مفصل يشرح بدلات المصاريف الثابتة الممنوحة بوضوح. فيما يلي، يمكنك الاطلاع على ما يجب الانتباه إليه.
خريطة سلوك المطالبات المصروفات التاريخية
أبسط طريقة هي أن يحتفظ الموظف أولاً بجميع الإيصالات والمستندات الداعمة لفترة محددة، ثم يُمنح بدل مصروفات متغيرة شهرياً. السلوك التاريخي لمطالبات المصروفات ينتج عن قيم متوسطة بناءً على نوع ومبلغ بدل المصروفات الثابتة. لذا، يجب أن يكون مبلغ بدل المصروفات الثابتة قابلاً للتصنيف حسب فئات المصروفات المختلفة. يجب القيام بذلك قبل منح بدل المصروفات الثابتة لأول مرة، ولا يجوز تعديل هذا التحديد بأثر رجعي.
وضع اللوائح وإجراء عينة سنوية
يمكن أن يغطي بدل المصاريف الثابتة عددًا من بنود التكلفة، ولكن قد تظهر أيضًا تكاليف غير متوقعة. لذا، يجب تحديد التكاليف التي يغطيها هذا البدل بوضوح ، والتكاليف التي يمكن استردادها. وينبغي تضمين الاتفاقيات المتعلقة بذلك في اللوائح، بالإضافة إلى الترتيبات العملية اللازمة.
يجب أن يُتيح هذا النظام أيضًا إمكانية عمليات تدقيق عشوائية إجراء العينة كبيرة بما يكفي، على سبيل المثال، بطلب إيصالات شهر كامل.
تعديل مخصصات المصاريف الثابتة
مرة واحدة على الأقل سنويًا . ويمكن الاستعانة بعينة سنوية واحدة في هذا الشأن. ويجب إجراء هذه التعديلات بشكل معقول. فعلى سبيل المثال، يكفي بالنسبة لمعظم بيانات العينة معالجتها مع البيانات السابقة الأخرى متوسط جديد للوصول حذفها. أو قد تحتاج إلى إضافة. سجّل دائمًا سبب تعديل مخصص المصاريف الثابتة ليكون الأمر واضحًا تمامًا للمفتش.
هل ترغب بمعرفة المزيد عن بدلات المصاريف الثابتة؟
إن منح بدل مصاريف ثابت يعني أنك لم تعد مضطرًا لمراجعة جميع الإيصالات وجمعها. من جهة أخرى، يجب عليك توثيق الملف بشكل كافٍ حتى لا يعتبره المفتش أجرًا. لذا، احرص على تتبع سجل مطالبات المصاريف السابقة وإعداد ملف شامل. بعد ذلك، يكفي إجراء فحص عينة سنوي، ومن ثم تعديل بدل المصاريف الثابت.
مع ذلك، لا يكفي أن تكون على علاقة جيدة مع مصلحة الضرائب، بل يُنصح أيضًا بإبرام اتفاقيات محددة بشأن موظفيك. يتم ذلك من خلال مجموعة من اللوائح المُعدّلة. تتولى شركة MKB Juristen صياغة هذه اللوائح نيابةً عنك. كما نساعدك في الحصول على بدل نفقات ثابت. هل ترغب بمعرفة المزيد؟ راسل MKB Juristen عبر البريد الإلكتروني واشرح بوضوح ما تحتاجه من خدماتنا.
