يقوم مكتب MKB Juristen بصياغة المستندات القانونية المخصصة
من الأفضل عدم تجميع أو نسخ العقود والشروط والأحكام المهمة، وغيرها من المستندات القانونية بنفسك. نحن نساعد رواد الأعمال ذوي الميزانية المحدودة من خلال حلول قانونية مصممة خصيصًا لهم، وتكاليف واضحة مسبقًا، وشروحات عملية.
- العقود المخصصة، والشروط والأحكام، والوثائق القانونية
- مناسب للميزانية وواضح بشأن التكاليف مقدماً
- اطلب استشارة مجانية أو عرض سعر بدون أي التزام
يُسمح لك بنشر صور الموظفين على موقعك الإلكتروني، ولكن ليس دون مبرر. فالصورة التي يمكن التعرف عليها تُعتبر بيانات شخصية، لذا أنت بحاجة إلى أساس قانوني سليم. عمليًا، يكون هذا الأساس في أغلب الأحيان موافقة صريحة ومستنيرة من الموظف المعني. عليك تسجيل هذه الموافقة بشكل منفصل عن عقد العمل، وتوضيح مكان استخدام الصورة والغرض منها، ويحق للموظف سحب موافقته في أي وقت. إذا لم تُرتّب هذا الأمر بشكل صحيح، فإنك تُعرّض خصوصيتك للخطر، ويحق للموظف المطالبة بإزالة الصورة.
هل يُسمح بوضع صورة أحد الموظفين على الموقع الإلكتروني؟
يرغب العملاء في معرفة هوية من يتعاملون معه. إن ربط الاسم بصورة شخصية يجعل شركتك أكثر قرباً وتواصلاً، ولهذا السبب يضع العديد من رواد الأعمال صوراً لفريقهم على مواقعهم الإلكترونية. هذا أمر مفهوم، ولكنه ليس بالبساطة التي يبدو عليها.
تُعتبر الصورة الشخصية التي يمكن التعرف عليها بيانات شخصية. ونشرها يُعدّ معالجةً للبيانات الشخصية، وبالتالي تخضع لأحكام اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). لذا، يجب أن يكون لديك أساس قانوني سليم لنشر الصورة. بالنسبة لصور الموظفين على موقع إلكتروني عام، يكون هذا الأساس عادةً موافقة الموظف نفسه.
بالإضافة إلى ذلك، حقوق الصورة دورًا هامًا. فالشخص المصوّر له صورة شخصية له مصلحة فيها. عمليًا، يتكامل الحصول على موافقة الموظف على معالجة بياناته وفقًا للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) مع مراعاة حقوق الصورة: إذ يُطلب منه الموافقة بلطف، ولا تُستخدم الصورة إلا للغرض الذي تُمنح له هذه الموافقة.
ما هو الإذن الذي تحتاجه؟
لا يُعدّ الحصول على الموافقة بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات إجراءً شكلياً. ولكي تكون الموافقة صحيحة، يجب أن تستوفي عدداً من الشروط.
صريح ومحدد
يجب أن تكون الموافقة صريحة ومحددة . عبارة عامة مثل "أوافق على استخدام الصورة" غير كافية. يجب تحديد مكان استخدام الصورة والغرض منها بشكل واضح. ثمة فرق بين صورة موجودة فقط على شبكة الإنترانت وصورة تُستخدم علنًا على موقعك الإلكتروني، أو على لينكدإن، أو في إعلان. في أي استخدام، يجب أن يكون الموظف قد وافق عليه بوعي.
أُبلغ
يحتاج الموظف إلى معرفة ما يوافق عليه. لذا، يجب تقديم معلومات واضحة حول: الغرض من استخدام الصورة، ومكان نشرها، ومن يمكنه رؤيتها، ومدة بقائها متاحة على الإنترنت. فقط عندما يعرف الموظف هذه المعلومات، سيتمكن من اتخاذ قرار حقيقي.
مطلق سراحه
هذه هي أصعب نقطة في بيئة العمل. يجب أن يكون الرضا طوعيًا ، لا يُنتزع تحت ضغط أو إكراه. وتكتسب هذه النقطة أهمية خاصة في علاقة العمل، نظرًا لوجود علاقة هرمية بين صاحب العمل والموظف. يراقب المشرف عن كثب ما إذا كان الموظف يجرؤ حقًا على قول "لا" بحرية في مثل هذه الحالة. لذا، يجب توضيح أن الرفض مسموح به ولن يترتب عليه أي عواقب سلبية.
ما مدى حرية الموافقة "الحرة" في علاقة العمل؟
يكمن جوهر المشكلة في أنه نتيجةً لاختلال موازين القوى، قد يشعر الموظف بأنه مُلزمٌ بإعطاء الموافقة، حتى وإن لم يكن راغبًا في ذلك. ولهذا السبب تحديدًا، تُشدد قوانين الخصوصية الأوروبية على أن الموافقة لا تُعتبر صحيحة إلا إذا كانت طوعية تمامًا.
بالنسبة لك كصاحب عمل، هذا يعني أنه يجب عليك استبعاد احتمال أن يكون قبول الطلب نابعًا من ضغط اجتماعي. إليك بعض النقاط العملية الأساسية:
- لا تُحمّل الرفض أي عواقب سلبية. يحق لأي شخص لا يرغب في التقاط صورة أن يرفض دون إبداء أسباب، ويجب ألا يُذكر ذلك في عمله أو تقييمه. وثّق ذلك كتابيًا أيضًا.
- يجب فصل الموافقة إجرائياً عن الوثائق الأخرى، مثل عقد العمل أو لوائح شؤون الموظفين. فالموافقة "المخفية" في عقدٍ مُلزم بالتوقيع عليه لا تُعتبر عادةً موافقةً حرة.
- لا تمارس أي ضغط اجتماعي. اسأل بطريقة محايدة، وليس في جلسة عامة بحضور الزملاء. بعض أصحاب العمل يمنحون المدير عمداً حرية اختيار الظهور في الصورة من عدمه، لتوضيح أن الرفض مسموح به.
إذا كنت ترغب في إعداد هذا الأمر بعناية لمؤسستك بأكملها، فإن خبرتنا في مجال الخصوصية وحماية البيانات .
خطة خطوة بخطوة: نشر صور الموظفين بما يتوافق مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)
هل تريد أن تنجح من المرة الأولى؟ اتبع هذا الترتيب:
- حدد استخدام كل قناة. حدد مكان ظهور الصورة: موقع الويب، لينكد إن، الطباعة، أو الشبكة الداخلية.
- أبلغ الموظف. حدد الغرض والقنوات ومدى إمكانية الوصول وفترة الاحتفاظ بالبيانات قبل طلب الموافقة.
- اطلب موافقة خطية فردية. استخدم نموذجاً منفصلاً، مستقلاً عن عقد العمل.
- اجعل الرفض خالياً من المخاطر. اشترط أن كلمة "لا" ليس لها أي عواقب.
- احتفظ بنظرة عامة. دوّن مكان وجود كل صورة، حتى تتمكن من سحبها بسرعة.
- احفظها بشكل آمن ومحدد. خزّن النسخ الأصلية بشكل آمن واحذف الصور عند انتهاء الأساس القانوني.
سحب الموافقة: ماذا يجب عليك فعله حينها؟
يحق للموظف سحب موافقته في أي وقت، دون إبداء أسباب. ومن تلك اللحظة، يفقد حقك القانوني في استخدام الصورة، ويتعين عليك إزالتها. تذكر أن سحب الموافقة لا يقتصر تأثيره على موقعك الإلكتروني فقط.
- قم بإزالة الصورة من الموقع الإلكتروني ومن أي ذاكرة تخزين مؤقتة.
- ضع في اعتبارك أيضًا النسخ التالية: النشرات الإخبارية، ووسائل التواصل الاجتماعي، والكتيبات، والعروض التقديمية.
- عند الضرورة، اطلب من جهات خارجية (مثل مطور مواقع الويب أو وكالة التسويق) إزالة المحتوى.
تأكد من معرفة مكان كل صورة داخل النظام، حتى تتمكن من معالجة طلب الإلغاء بسرعة وكفاءة. هذا يمنع بقاء الصورة في مكان ما بعد المغادرة أو الرفض.
أمن وفترة الاحتفاظ بصور الموظفين
بما أن الصورة تُعتبر بيانات شخصية، فإن الالتزامات الأخرى للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) تنطبق عليها أيضاً. يجب عليك تأمين البيانات بشكل كافٍ وعدم الاحتفاظ بها لفترة أطول من اللازم.
عمليًا، يعني هذا، من بين أمور أخرى: تخزين الملفات الأصلية في بيئة آمنة، وحذف صور الموظفين الذين غادروا الشركة (أو الاستفسار عند مغادرتهم عما إذا كان يُسمح ببقائها على الإنترنت)، والنظر في مدى سهولة نسخ الصور عبر الإنترنت. صحيح أن إجراءات منع النسخ التقنية يسهل تجاوزها بلقطة شاشة، إلا أنها تُظهر حرصك على التعامل مع الصور بعناية. والأهم من ذلك، يجب أن يكون سير العمل لديك سليمًا: موافقة واضحة، ونظرة عامة محدّثة، وطريقة سريعة لحذف الصور.
لماذا يلزم نموذج موافقة فردي؟
في السابق، كانت العديد من الشركات تنظم استخدام الصور في جملة واحدة ضمن عقد العمل. أما بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، فلم يعد هذا كافياً بشكل عام، لأن الموافقة حينها تصبح غير محددة وغير حرة بما فيه الكفاية. ، يُعدّ نموذج موافقة منفصل ومستقل الخيار الأمثل.
نموذج جيد:
- يحدد على وجه التحديد الصور المعنية والقنوات المستخدمة ( موقع الويب، الشبكة الداخلية، وسائل التواصل الاجتماعي، الطباعة).
- يوضح أن الموافقة طوعية ويمكن رفضها دون عواقب.
- يوضح حق سحب الموافقة ، وكيفية القيام بذلك.
- منفصل عن عقد العمل والوثائق الإلزامية الأخرى.
- الحالي ،اطلب الموافقة مرة أخرى.
إنّ هذا المزيج تحديداً من التحديد والاختيارية وقابلية الإلغاء هو ما يجعل صياغته أكثر صعوبة مما يبدو. فالنموذج غير الصحيح قانونياً يُعطي شعوراً زائفاً بالأمان: إذ تعتقد أنك قد رتبت كل شيء، لكن الموافقة باطلة.
الأسئلة الشائعة حول صور الموظفين على الموقع الإلكتروني
هل يُسمح لي بوضع صورة أحد الموظفين على الموقع الإلكتروني دون إذن؟
كقاعدة عامة، لا. أنت بحاجة عمومًا إلى إذن لنشر صورة موظف يمكن التعرف عليه على موقع إلكتروني عام. وبدون أساس قانوني صحيح، يُعدّ النشر انتهاكًا للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، ويحق للموظف المطالبة بإزالتها.
هل يكفي وجود اتفاق في عقد العمل؟
في الغالب لا. فغالباً ما يكون بند الموافقة المضمن في عقد العمل غير واضح بما فيه الكفاية وغير مرن بما يكفي، لأن الموظف مُلزم بتوقيع ذلك العقد على أي حال. لذا يُفضّل استخدام نموذج موافقة منفصل.
ماذا لو سحب الموظف موافقته؟
في هذه الحالة، يسقط حقك القانوني، ويتعين عليك إزالة الصورة، بما في ذلك من قنوات أخرى مثل وسائل التواصل الاجتماعي والمطبوعات. يمكنك سحب موافقتك في أي وقت ودون إبداء أي سبب.
هل يجب عليّ دفع مبلغ مالي للموظف مقابل استخدام صورته؟
لا يشترط قانون حماية البيانات العامة ذلك. قد يكون التعويض جزءًا من الاتفاقيات، لكن الدفع لا يجعل الموافقة المفقودة أو غير الصالحة سارية قانونًا.
هل ينطبق هذا أيضاً على الصور الموجودة على الشبكة الداخلية أو في منطقة خاصة؟
يتطلب الاستخدام الداخلي أيضاً أساساً قانونياً، ولكن قد يختلف التقييم مقارنةً بموقع إلكتروني عام. يُنصح بطلب إذن منفصل لكل استخدام (داخلي أو عام) وتوثيق ذلك بوضوح.
هل يُسمح لي بالاحتفاظ بصورة الفريق القديمة بعد مغادرة أحد أعضائه؟
ليس تلقائيًا. عند المغادرة، يزول سبب النشر عادةً. لذا، يجب إزالة الصورة أو إبرام اتفاقية واضحة مسبقًا بشأن مصيرها بعد مغادرة الشركة.
ما هي المخاطر إذا لم أرتب هذا الأمر بشكل صحيح؟
بدون موافقة صريحة، يحق للموظف الاعتراض والمطالبة بالإزالة، وفي الحالات القصوى، تقديم شكوى إلى السلطة الإشرافية. إضافةً إلى المخاطر القانونية، هناك خطر على الثقة: فالموظفون الذين يشعرون بأنهم مُستهدفون يقلّ استعدادهم للتعاون فيما يتعلق بالمواد المرئية.
هل تحتاج إلى مساعدة بخصوص الموافقة والخصوصية؟
تُعدّ صور فريقك على الموقع الإلكتروني ذات قيمة كبيرة لتسويقك، شريطة أن تُرتّب عملية الحصول على الموافقة بطريقة قانونية سليمة. يقوم خبراؤنا القانونيون بصياغة نموذج موافقة مُصمّم خصيصًا لمؤسستك، ويساعدونك في التفكير في سياسة الخصوصية الشاملة الخاصة بك.
- المزيد حول الخصوصية واللائحة العامة لحماية البيانات: الخصوصية وحماية البيانات.
- أسئلة حول اتفاقيات العمل مع موظفيك: قانون العمل.
- صياغة أو مراجعة نموذج أو عقد: مساعدة قانونية من MKB Juristen.
هل ترغب في الحصول على الحل الصحيح فوراً؟ حدد موعداً لجلسة استشارية مجانية وسنشرح لك بالضبط ما هو مطلوب لحالتك.
