المبادئ التوجيهية القانونية لاستخدام بيانات العملاء من قبل وكالات التسويق

يُسمح بمشاركة بيانات العملاء مع وكالة تسويق، ولكن فقط وفقًا لشروط اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) الصارمة: إذ يتطلب الأمر أساسًا قانونيًا ساريًا (عادةً موافقة العميل على التسويق)، وبيان خصوصية واضحًا، واتفاقية معالجة بيانات مع الوكالة. في هذا السياق، أنت، بصفتك العميل، تُعتبر المتحكم بالبيانات، بينما تُعتبر وكالة التسويق هي المُعالج. فيما يلي، يمكنك الاطلاع على كيفية تنظيم ذلك بشكل صحيح، وبالتالي تجنب الغرامات وفقدان ثقة العملاء.

بيانات العملاء عادة ما تكون بيانات شخصية

تُعتبر معظم بيانات العملاء الحاليين والمحتملين بيانات شخصية محمية بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) . وبشكل عام، هناك ثلاثة أنواع منها:

• البيانات الشخصية المباشرة: البيانات التي تشير مباشرة إلى فرد ما، مثل الاسم والعنوان.
• البيانات الشخصية غير المباشرة: البيانات التي تؤدي إلى شخص ما بشكل غير مباشر، مثل عنوان IP.
• البيانات الشخصية الخاصة: البيانات الحساسة، مثل البيانات الصحية أو المعتقدات الدينية، والتي تخضع لقواعد أكثر صرامة.

بمجرد تبادل هذا النوع من البيانات مع وكالة تسويق، فإن هذه المعالجة تخضع للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).

أنت بحاجة إلى أساس قانوني صالح

لا يجوز لك مشاركة البيانات الشخصية دون أساس قانوني؛ بل يتطلب ذلك وجود أساس قانوني سليم. يُقرّ النظام الأوروبي العام لحماية البيانات (GDPR) بستة أسس قانونية، تشمل الموافقة، والالتزام القانوني، والمصلحة المشروعة، وتنفيذ العقد. في حالة تبادل البيانات لأغراض التسويق، عادةً ما تكون هذه الموافقة هي موافقة العميل أو العميل المحتمل. ويجب أن تتضمن هذه الموافقة ما يلي:

• تُعطى بحرية وبمعرفة؛
• كن محدداً وواضحاً؛
• يمكن سحبها في أي وقت.

تُطبّق متطلبات أكثر صرامة على فئات خاصة من البيانات الشخصية. إذا كنت تعتمد في التسويق على مصلحة مشروعة، فيجب عليك الموازنة بدقة بين هذه المصلحة وخصوصية صاحب البيانات.

بيان الخصوصية أمر لا غنى عنه

يجب عليك إبلاغ أصحاب البيانات عبر بيان الخصوصية . ويشمل ذلك، من بين أمور أخرى :

• من هو المتحكم؟
• ما هي البيانات التي تتم معالجتها ولأي غرض؟
• الجهة التي تتلقى البيانات (مثل وكالة التسويق)؛
• مدة تخزين البيانات ومكان تخزينها؛
• ما هي الحقوق التي يتمتع بها أصحاب البيانات (الوصول، والتصحيح، والحذف).

تشترط هيئة حماية البيانات الهولندية (AP) أن يتم ذلك بلغة واضحة وأن يكون الوصول إليه سهلاً.

وحدة التحكم والمعالج: قم بتوثيقهما

من المهم التمييز بين المتحكم (الذي يحدد الغرض والوسائل) والمعالج ( الذي يعالج البيانات نيابةً عن المتحكم). في هذه الحالة، شركتكم هي المتحكم ووكالة التسويق هي المعالج.

يجب عليك توثيق الاتفاقيات بينك وبين الوكالة في اتفاقية معالجة البيانات. في هذه الاتفاقية، تنظم، من بين أمور أخرى، ما يجوز للوكالة فعله وما لا يجوز لها فعله بالبيانات، والأمن، والسرية، واستخدام معالجات البيانات الفرعية، وما يحدث للبيانات بعد انتهاء التعاون.

الأسئلة الشائعة حول بيانات العملاء ووكالات التسويق

هل اتفاقية معالجة البيانات إلزامية؟

نعم. إذا تعاقدت مع جهة لمعالجة بياناتك الشخصية نيابةً عنك، فإنّ اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) تلزم بوجود اتفاقية لمعالجة البيانات. في حال عدم وجود هذه الاتفاقية، فأنت بذلك تخالف القانون، حتى لو لم يحدث أي خطأ آخر في البيانات.

هل يُسمح لي بالاتصال بالعملاء الحاليين دون إذن؟

فيما يخص التسويق عبر البريد الإلكتروني للعملاء الحاليين، يُستثنى من ذلك بعض الشروط: يُمكنك التواصل معهم بشأن منتجات مماثلة، شريطة أن يكون بإمكانهم إلغاء الاشتراك بسهولة. مع ذلك، يُشترط الحصول على موافقتهم للمشاركة مع وكالة خارجية وللعملاء المحتملين الجدد. كما يُرجى مراعاة قواعد ملفات تعريف الارتباط والتتبع.

من يتحمل المسؤولية في حالة حدوث خرق للبيانات في وكالة التسويق؟

بصفتك مسؤولاً عن معالجة البيانات، تظل مسؤولاً في نهاية المطاف أمام أصحاب البيانات وهيئة حماية البيانات الهولندية. يحدد اتفاق معالجة البيانات التزامات الهيئة وكيفية الإبلاغ عن أي خرق للبيانات، مما يتيح لك استرداد التعويضات منها عند الضرورة. لذا، فإن الاتفاقيات الجيدة تصب في مصلحتك أيضاً.

المساعدة في مشاركة بيانات العملاء

يقوم الخبراء القانونيون في مكتب MKB Juristen بصياغة الوثائق المطلوبة، بدءًا من بيانات الخصوصية وصولًا إلى اتفاقيات معالجة البيانات، ويقدمون المشورة بشأن الأساس القانوني الصحيح والموافقة اللازمة. يتيح لك هذا مشاركة بيانات العملاء مع وكالة التسويق الخاصة بك دون أي مخاطر غير ضرورية. اطلع على خبراتنا في مجال الخصوصية وحماية البيانات أو حدد موعدًا لجلسة استشارية مجانية.