اتفاقية معالجة البيانات: ما هي ومتى تحتاج إليها؟

أنت بحاجة إلى اتفاقية معالجة بيانات بمجرد السماح لطرف آخر ("معالج") بمعالجة بياناتك الشخصية نيابةً عنك، على سبيل المثال، مسؤول الرواتب، أو مزود خدمة سحابية (برمجيات كخدمة)، أو مستقل لديه صلاحية الوصول إلى نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بك. بصفتك المتحكم بالبيانات، تظل أنت المسؤول النهائي، لذا عليك تحديد ما يمكن للمعالج فعله بالبيانات، ومدة الاحتفاظ بها، وكيفية تأمينها، وذلك في اتفاقية معالجة البيانات.

يواجه العديد من رواد الأعمال صعوبة في إبرام اتفاقية معالجة البيانات، وغالبًا ما يعتقدون أنهم ليسوا بحاجة إليها. ولكن في الواقع، عادةً ما يكون العكس هو الصحيح: تتم المعالجة بسرعة كبيرة، وبالتالي تصبح اتفاقية معالجة البيانات مطلوبة بنفس السرعة.

غالباً ما تقوم جهات متعددة بمعالجة بياناتك

يتحمل أي شخص يعالج البيانات الشخصية - كالعناوين في نظام إدارة علاقات العملاء مثلاً - مسؤولية كبيرة: يجب عدم تسريب هذه البيانات وعدم الاحتفاظ بها لفترة أطول من اللازم. عادةً، لستَ الشخص الوحيد الذي يتعامل مع هذه البيانات، إذ تستخدم خدمات خارجية (سحابية) وتتبادل البيانات، كاسم الموظف وعنوانه وتفاصيل حسابه البنكي، مع مسؤول الرواتب. وهذا ينطوي على مخاطر، منها اختراق البيانات أو سوء تعامل جهة ما معها.

سيكون من الخطأ تحميل مسؤولية معالجة الرواتب بالكامل على عاتق مسؤول الرواتب. يثق موظفوك بك ولهم الحق في توقع أنك لا تشارك البيانات إلا مع الجهات الملتزمة باللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، وأنك تُبرم اتفاقيات واضحة بهذا الشأن. وتُسجل هذه الاتفاقيات في اتفاقية معالجة البيانات.

وحدة التحكم والمعالج

يُحدد المتحكم ( صاحب العمل في هذا المثال) الغرض والوسائل، ويظل مسؤولاً في جميع الأوقات، حتى في حال إسناد معالجة البيانات إلى جهة خارجية. أما المعالج (مسؤول الرواتب) فيُعالج البيانات بناءً على التعليمات. ولأن المتحكم يبقى مسؤولاً، فعليه تحديد صلاحيات المعالج وما لا يُسمح له بفعله. ويُعدّ اتفاق معالجة البيانات إلزاميًا دائمًا إذا قام المعالج بمعالجة البيانات الشخصية، حتى لو كان شركة تابعة.

متى أحتاج إليه، ومتى لا أحتاجه؟

العامل الحاسم هو ما إذا كان طرف ثالث يقوم بمعالجة البيانات:

• مطلوب: لخدمات SaaS (حيث تنتقل البيانات إلى خادم شخص آخر)، أو إذا تمكن طرف ثالث من الوصول إلى خادمك أو نظامك، مثل عامل مستقل لديه حق الوصول إلى نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بك.
• غير ضروري: بالنسبة للبرامج المثبتة محليًا حيث تبقى جميع البيانات داخلية.

ما الذي يحتويه؟

يختلف محتوى الاتفاقية باختلاف الحالة، وذلك تبعًا لمهام المعالج ونوع البيانات، مما يجعل صياغتها أمرًا صعبًا . ومن أمثلة الاتفاقيات: لا يجوز لمسؤول الرواتب استخدام البيانات إلا لإدارة الرواتب (وليس لأغراض التسويق الخاصة به)، ومدة الاحتفاظ بها، والإجراءات الأمنية التي يتخذها.

يُشترط على كلٍّ من مُعالج البيانات ومراقبها إبرام اتفاقية معالجة بيانات مشتركة. وفي حال عدم قيامهما بذلك، يُعتبر كلاهما مُخالفًا ويُعرّض نفسه لغرامة؛ وفي حال حدوث اختراق للبيانات، قد تكون العواقب والمطالبات بالتعويضات أكبر.

الأسئلة الشائعة

متى أحتاج إلى اتفاقية معالجة البيانات؟

بمجرد أن يقوم طرف ثالث بمعالجة بياناتك الشخصية نيابةً عنك، مثل مسؤول الرواتب أو مزود خدمة سحابية أو عامل مستقل لديه صلاحية الوصول إلى نظامك. لا ينطبق هذا على المعالجة الداخلية بالكامل (في مقر العمل).

من المسؤول عن البيانات؟

يظل المتحكم مسؤولاً في نهاية المطاف، حتى في حالة الاستعانة بمصادر خارجية. ويتصرف المعالج بناءً على التعليمات وفي حدود شروط اتفاقية المعالجة.

ما هي المخاطر التي قد أواجهها في حال عدم وجود اتفاقية لمعالجة البيانات؟

يُعتبر كل من معالج البيانات والمتحكم بها مخالفين للقانون، وقد يتعرضان لغرامات. علاوة على ذلك، في حال حدوث اختراق للبيانات، ثمة خطر من عواقب وخيمة ودعاوى تعويض أكبر.

قم بصياغة اتفاقية معالجة البيانات الخاصة بك

يقوم محامو الخصوصية في مكتب MKB Juristen بصياغة اتفاقية معالجة بيانات مخصصة خبرتنا في مجال الخصوصية وحماية البيانات أو حدد موعدًا لجلسة تعريفية .