أتمتة العقود للشركات الصغيرة والكبيرة

تتيح أتمتة العقود للموظفين صياغة عقود صحيحة بأنفسهم بسرعة، بالاعتماد على نماذج وبنود معتمدة مسبقًا، بدلًا من نسخ المستندات الفردية والرجوع المستمر إلى القسم القانوني. يوفر هذا الوقت، ويقلل من مخاطر الأخطاء، ويضمن عقودًا متسقة ومتوافقة مع القوانين. ولا تقتصر فوائد هذه الأتمتة على الشركات الكبرى التي لديها عشرات الآلاف من العقود، بل تشمل أيضًا الشركات الصغيرة والمتوسطة التي لديها مئات الاتفاقيات. فيما يلي، يمكنك الاطلاع على آلية عملها ومزاياها.

لماذا تُعدّ إدارة العقود تحدياً كبيراً؟

تشير الأبحاث إلى أن متوسط ​​عدد العقود النشطة لدى شركات الوساطة الكبيرة يتراوح بين 20,000 و40,000 عقد. مع ذلك، تستطيع الشركات الصغيرة والمتوسطة إدارة مئات أو حتى آلاف الاتفاقيات بسهولة. ونظرًا لمحدودية الموارد والميزانية، يصعب إنجاز ذلك بكفاءة، بل وتظهر المشاكل حتى مع عدد أقل من العقود. لذا، فإن تحسين عملية إدارة العقود وأتمتتها يجنّب الكثير من المشاكل لاحقًا.

مشكلة صياغة العقود يدوياً

لنفترض أن زميلًا في قسم المبيعات يرغب في صياغة عقد. السيناريو الشائع هو أنه ينسخ النص من عقد مشابه ويُعدّل بعض التفاصيل. تكمن المخاطرة في أن العقد الجديد غير متوافق مع الشروط، أو يحتوي على أخطاء، أو يفتقر إلى بنود أساسية، خاصةً إذا كان العقد الأصلي مُعدًا لحالة مختلفة تمامًا.

في أفضل الأحوال، تُحال المسودة إلى الإدارة القانونية للمراجعة. وهذا يتطلب وقتًا ومالًا، خاصةً إذا تطلّب الأمر تدقيق أو تقييمه من قِبل متخصصين خارجيين. مع أتمتة العقود، تتغير هذه العملية جذريًا.

ما هو أتمتة العقود؟

أتمتة العقود هي عملية يتم من خلالها إنشاء العقود تلقائيًا بناءً على معلومات مسجلة مسبقًا (معلومات العميل). يعمل برنامج متخصص مع مكتبة من القوالب والبنود المعتمدة. يقوم الموظفون بعد ذلك بصياغة المفاهيم بناءً على تلك المكتبة وإضافة، على سبيل المثال، بند التعويض أو بند الإنهاء .

من خلال أتمتة هذه المهام الروتينية، يتم إنشاء العقود بشكل أسرع وأكثر دقة، باستخدام لغة موحدة ومستوى جودة ثابت.

ما هي فوائد أتمتة العقود؟

• توفير الوقت: يقوم الموظفون بصياغة العقود بأنفسهم دون الحاجة إلى إشراك القسم القانوني في كل مرة.
• أخطاء أقل: لا تظهر في العقد إلا البنود المعتمدة والمتوافقة.
• الاتساق: استخدام لغة موحدة في جميع الاتفاقيات.
• قابلية التوسع: حتى الأعداد الكبيرة من العقود تظل قابلة للإدارة.
• التركيز للمحامين: لدى الإدارة القانونية وقت متبقٍ للمسائل المعقدة والهامة حقاً.

ما الذي يجب الانتباه إليه أثناء التنفيذ؟

• جودة المكتبة: يجب أن تكون القوالب والبنود سليمة قانونيًا وأن تظل محدثة - وإلا فإن الأتمتة تضاعف الأخطاء أيضًا.
• الصيانة: هل ستعينون شخصاً ما لصيانة مكتبة البنود في حالة صدور تشريعات جديدة؟
• حدود الخدمة الذاتية: تحديد العقود (المخالفة) التي لا يزال يتعين مراجعتها من قبل محامٍ.
• سير العمل والموافقة: تحديد من هو المخول بصياغة ماذا ومن يوافق عليه.

الأسئلة الشائعة حول أتمتة العقود

هل أتمتة العقود مخصصة فقط للشركات الكبيرة؟

لا، غالبًا ما تدير الشركات الصغيرة والمتوسطة مئات العقود وتستفيد من السرعة والاتساق وتقليل الأخطاء. يمكنك تخصيص نطاق الحل ليناسب حجم مؤسستك.

هل تجعل الأتمتة المحامي فائضاً عن الحاجة؟

بل على العكس تماماً. ينتقل الخبير القانوني من مراجعة العقود النموذجية إلى بناء مكتبة البنود القانونية وصيانتها، وتقييم القضايا المعقدة. وتعتمد جودة النظام بشكل أساسي على جودة المدخلات القانونية.

كيف أضمن امتثال العقود الآلية للقوانين واللوائح؟

من خلال إجراء فحص دوري للمكتبة وتحديثها بما يتماشى مع القوانين واللوائح الجديدة، يمنع جدول الصيانة الثابت انتشار البنود القديمة دون أن يلاحظها أحد في جميع عقودك.

المساعدة في أتمتة العقود

يقدم الخبراء القانونيون في مكتب MKB Juristen المساعدة في صياغة نماذج وبنود قياسية لمكتبة بنودك، ويضمنون توافقها مع القوانين واللوائح السارية، ويقدمون المشورة بشأن إجراءات العمل التعاقدية. اطلع على خبراتنا في قانون العقود أو حدد موعدًا لجلسة استشارية مجانية.