Wat zijn buitengerechtelijke incassokosten?
Buitengerechtelijke incassokosten zijn de kosten die u maakt om een openstaande vordering te innen zonder tussenkomst van de rechter. Denk aan het versturen van aanmaningen, het inschakelen van een advocaat of incassobureau en de bijbehorende administratie. U mag deze kosten doorberekenen aan de klant — maar de wet stelt grenzen aan de hoogte.
Die grenzen zijn vastgelegd in de Wet Incassokosten (WIK),
officieel de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten, die in werking trad op 1 juli 2012 en is gebaseerd op artikel 6:96 BW en het Besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten.
De WIK-staffel: hoeveel mag u rekenen?
De incassokosten worden berekend als een aflopend percentage van de hoofdsom, met een minimum van €40,- en een maximum van €6.775,-:
Over de eerste €2.500,-: 15%
Over het meerdere tot €5.000,-: 10%
Over het meerdere tot €10.000,-: 5%
Over het meerdere tot €200.000,-: 1%
Over het meerdere boven €200.000,-: 0,5%
Rekenvoorbeeld bij een vordering van €3.000,-:
15% over €2.500,- = €375,-
10% over €500,- = €50,-
Totaal: €425,- aan incassokosten
Let op: de staffel wordt berekend over de hoofdsom exclusief BTW. U mag de hoofdsom niet verhogen met verschuldigde rente voordat u de incassokosten berekent — met uitzondering van vorderingen ouder dan één jaar.
Consumenten: de 14-dagenbrief is verplicht
Heeft u een consument als klant die niet betaalt? Dan gelden strengere regels. Voordat u incassokosten in rekening mag brengen, bent u verplicht een kosteloze aanmaning te sturen — de zogeheten 14-dagenbrief of WIK-brief.
In deze brief:
– vermeldt u het openstaande bedrag
– geeft u de consument minimaal 14 kalenderdagen de tijd
om alsnog te betalen zonder bijkomende kosten
– vermeldt u de exacte hoogte van de incassokosten die
volgen bij niet-betaling
De 14-dagentermijn begint te lopen de dag ná ontvangst van de brief — niet de dag van verzending. Klopt de termijn niet of ontbreken er verplichte vermeldingen? Dan zijn de incassokosten juridisch niet opeisbaar, ook niet als de rechter de hoofdsom toewijst.
Bij consumenten mag u niet ten nadele van de debiteur afwijken van de WIK-staffel. Hogere incassokosten dan
de wettelijke maxima zijn dus niet geldig, ongeacht wat uw algemene voorwaarden bepalen.
Zakelijke klanten: meer vrijheid, maar bewijs het
Bij zakelijke B2B-transacties gelden andere regels. Als de betalingstermijn is verstreken en de debiteur in verzuim is, kunt u direct incassokosten in rekening brengen — zonder verplichte aanmaning vooraf.
Bovendien mag u bij zakelijke klanten in uw algemene voorwaarden afwijken van de WIK-staffel. U kunt hogere
incassokosten afspreken of een vast bedrag. Dit moet wel redelijk zijn en schriftelijk zijn vastgelegd. Doet u dat niet, dan gelden automatisch de wettelijke maxima uit de WIK.
Praktisch advies: leg in uw algemene voorwaarden altijd expliciet vast dat incassokosten bij niet-tijdige betaling voor rekening van de klant komen. Zo voorkomt u discussie achteraf.
Wettelijke rente naast incassokosten
Naast de incassokosten kunt u ook wettelijke rente vorderen over de periode dat de debiteur in verzuim is. Bij zakelijke transacties geldt de wettelijke handelsrente. Bij consumentenvorderingen geldt de gewone wettelijke rente.
Vermeld de aanspraak op rente in uw aanmaning of factuur, zodat u later aanspraak kunt maken op de volledige schade.
Wat als de rechter de incassokosten afwijst?
Als uw aanmaning niet voldoet aan de wettelijke eisen — de termijn klopt niet, de hoogte is niet vermeld, de brief is niet tijdig verstuurd — dan kan de rechter de gevorderde incassokosten afwijzen. Zelfs als u de hoofdvordering wint. Dit is een veelgemaakte fout die met een correcte aanmaning volledig te voorkomen is.
