صياغة اتفاقية الإدارة: هذا ما يجب أن تتضمنه

تتمحور صياغة اتفاقية الإدارة حول أربعة أسئلة رئيسية: ما هي صلاحيات المدير تحديدًا؟ أين تنتهي صلاحياته؟ كيف يقدم التقارير؟ وكيف ينتهي التعاون؟ أما باقي بنود العقد فهي تفاصيل تُملأ حسب الحاجة. ولأن اتفاقية الإدارة تُعدّ قانونًا عقد خدمات (المادة 7:400 من القانون المدني الهولندي)، فإن القانون يوفر إطارًا أساسيًا يشمل: واجب الرعاية، واتباع التعليمات، والإبلاغ، والمحاسبة. مع ذلك، فإن هذا الإطار محدود جدًا للتطبيق العملي، وفي تحديدًا فيما يتعلق بالنقاط التي تُكبّد تكاليف، يترك القانون لك حرية تحديدها بنفسك.

الإجابة المختصرة

1. المهام: سرد الإدارة الفنية والإدارية والتجارية بشكل منفصل، مع قائمة بما لا يندرج تحتها.
2. السلطة: إنشاء التوكيل الرسمي (المادة 3:60 وما يليها من القانون المدني الهولندي) مع تحديد المبالغ الحدية والقرارات المستثناة.
3. الأموال: التعويض، وتمرير التكاليف، وضريبة القيمة المضافة، وحساب منفصل لأموال المالك.
4. المساءلة: الإبلاغ والمحاسبة، المادة 7:403 من القانون المدني الألماني، مع تحديد التكرار والشكل.
5. الإنهاء: المدة، والإنهاء (المادة 7:408 من القانون المدني الألماني) وترتيب نقل محدد.

صياغة اتفاقية الإدارة: ابدأ بشروط المرجعية

لا تنشأ معظم النزاعات مما ورد في العقد، بل مما لم يرد فيه. لذا، يُنصح بتقسيم الإدارة

• الإدارة الفنية: معالجة الشكاوى، والصيانة الدورية، وخدمة الأعطال، والتعاقد، وعمليات التفتيش، وخطة الصيانة متعددة السنوات.
• الإدارة الإدارية: تحصيل الإيجارات، والتصنيف، وتسوية رسوم الخدمات، ومراقبة المدينين، والتذكيرات، وإدارة الملفات.
• الإدارة التجارية: تقليل الشواغر، واختيار المرشحين، والتفاوض على شروط الإيجار وتجديده.

احرص على توضيح ما يقع خارج نطاق المهمة بشكلٍ صريح. ضع في اعتبارك إجراءات التقاضي، وبيع العقار أو رهنه، ومسائل التأمين، والإقرارات الضريبية، وترتيب التمويل. أما في إدارة الأعمال، فالأمر مختلف: إذ يُطرح السؤال حينها: هل يقتصر دور المدير على إدارة العمليات اليومية فقط، أم أنه مخوّل أيضاً باتخاذ القرارات الاستراتيجية، وهل يصبح مديراً قانونياً أم لا؟.

حدود الاختصاص القضائي: المادة الأهم

تُحكم اتفاقية الإدارة العلاقة الداخلية. ويتوقف مدى إلزام المدير للمالك تجاه الأطراف الثالثة على التوكيل الرسمي. لذا، يُنصح بإدراج بند منفصل خاص بالتوكيل الرسمي، مع مراعاة إمكانية إلزام المالك بموجب السلطة الظاهرية (المادة 3:61، الفقرة 2، من القانون المدني الهولندي). التطبيق العملي:

• مبلغ حدي لكل مهمة، على سبيل المثال 2500 يورو، والذي يتطلب الحصول على إذن كتابي عند تجاوزه؛
• ميزانية سنوية للصيانة، مع التزام بتقديم تقرير في حالة حدوث تجاوز وشيك؛
• بند طوارئ للكوارث، مع التزام بالإبلاغ الفوري بعد ذلك؛
• قائمة بالإجراءات المستبعدة: إنهاء عقد الإيجار، والتسويات الودية التي تتجاوز مبلغًا معينًا، وبدء الإجراءات القانونية، والدخول في عقود طويلة الأجل؛
• السلطة في توظيف أشخاص مساعدين ، مع النص على أن المدير مسؤول عن أخطائهم (المادة 6:76 من القانون المدني الألماني)

كما يجب تنظيم تضارب المصالح. إذ يتعين على مدير العقار الذي يُسند أعمال الصيانة إلى شركته الخاصة الإفصاح عن ذلك مسبقًا، ويجب أن يكون للمالك الحق في رفض هذا الإذن. علاوة على ذلك، في حالة الوساطة المتعلقة بالسكن، يوجد قيد قانوني يمنع توكيل جهتين قضائيتين أو تحميل المستأجر التكاليف (المادة 7:417، الفقرة 4 من القانون المدني الهولندي).

الأجور والتكاليف وأموال الأطراف الثالثة

اختر هيكل تعويض واضحًا: نسبة مئوية من الإيجار المستلم، أو مبلغ ثابت لكل وحدة شهريًا، أو أجر بالساعة عن العمل الإضافي، أو مزيج من هذه الخيارات. بالإضافة إلى ذلك، رتب ما يلي:

• ما هي التكاليف المشمولة في الأجر وما هي التكاليف التي يتم تحصيلها بشكل منفصل (المادة 7:406 من القانون المدني الهولندي تتعلق بالنفقات المرتبطة بالمهمة)؛
• ما إذا كانت هناك رسوم منفصلة تنطبق في حالة التأجير الجديد أو تغيير عقد الإيجار؛
• ربط الأجر وتاريخ المرجعية بمؤشرات أخرى؛
• المعاملة الضريبية، خاصة إذا كان العقار مؤجراً ويخضع لضريبة القيمة المضافة؛
• يُسمح بشروط الدفع و/أو المقاصة مقابل الإيجارات المحصلة.

يجب فصل أموال المالك عن أصول المدير. يمنع إنشاء حساب منفصل أو إنشاء صندوق استثماري تابع لجهة خارجية اختلاط الأموال في حال إفلاس المدير، ويؤكد أن مدفوعات الإيجار تُستحق للمالك. حدد فترة سداد منتظمة، كأن تكون شهرية خلال عشرة أيام عمل، واستبعد المقاصة مع البنود المتنازع عليها.

الإبلاغ والمسؤولية والتأمين

تنص المادة 7:403 من القانون المدني الهولندي على إلزام مدير العقار بتقديم المعلومات وبيان الحساب. ويشمل ذلك: كشف حساب الإيجار الشهري وملخص التغييرات، وتقرير ربع سنوي عن الصيانة والمتأخرات، وبيان سنوي يتضمن تسوية رسوم الخدمات، وحق الاطلاع على المستندات ذات الصلة. كما يُقر بأن إدارة العقار ملكٌ للمالك، وأنها ستكون متاحة عند أول طلب.

تنطبق المادتان 7:401 و6:74 من القانون المدني الهولندي على المسؤولية. ويجوز تحديد حد أقصى للمسؤولية، شريطة أن يكون هذا الحد قابلاً للتبرير: ربط الحد الأقصى بمبلغ التأمين أو برسوم الإدارة على مدى اثني عشر شهرًا، واستثناء القصد والإهمال الجسيم من هذا التحديد، وإلزام المدير بالحصول على تأمين ضد المسؤولية المهنية بحد أدنى من التغطية. كما يجب تضمين فترة تقادم للمطالبات. وفي حال قيام المدير بمعالجة البيانات الشخصية للمستأجرين، يلزم وجود اتفاقية لمعالجة البيانات.

المدة والإنهاء والنقل

وفقًا للمادة 7:408 الفقرة 1 من القانون المدني الهولندي، يجوز للعميل إنهاء العقد في أي وقت. ويُسمح بفترة إشعار تعاقدية، وهي فترة متعارف عليها، كأن تكون ثلاثة أشهر تبدأ في نهاية كل ربع سنة. ولا يجوز للمدير، بصفته المهنية، إنهاء العقد إلا لفترة غير محددة أو لأسباب جدية (المادة 7:408 الفقرة 2 من القانون المدني الهولندي). وفي حالة الإنهاء المبكر، يحق له المطالبة بجزء معقول من الأجر (المادة 7:411 من القانون المدني الهولندي).

نفّذ عملية النقل عمليًا: إعادة المفاتيح والملفات وعقود الإيجار وإمكانية الوصول الرقمي والأرصدة خلال فترة محددة، وتسوية نهائية شاملة، والتعاون في نقل الملكية إلى الجهة الخلف، واستبعاد صريح لتعليق أو الاحتفاظ بالسجلات. يمنع هذا الأخير أي نزاع بشأن الفاتورة النهائية من تعطيل إدارة الإيجار.

توصية صادقة

بالنسبة لعقار واحد يديره مدير يقتصر عمله على المهام التنفيذية فقط، ولا يتقاضى أي رسوم نيابةً عنك، ولا يوقع أي شيء نيابةً عنك، فلا تحتاج إلى محامٍ. يكفي عقد قصير يحدد الواجبات، والتعويضات، ومتطلبات الإبلاغ، وفترة الإشعار، شريطة أن تحدد بنفسك حدود الصلاحيات.

استعن بمحامٍ فورًا عند الحاجة إلى توكيل رسمي، أو عندما يقوم المدير بتحصيل الإيجار، أو عندما يتعلق الأمر بمحفظة عقارية أو جمعية ملاك، أو عندما يدير المدير فعليًا مشروعًا تجاريًا. في هذه الحالة، اطلب أيضًا مراجعة النموذج الذي يقدمه المدير نفسه: فعادةً ما تُصاغ هذه العقود لصالحه، لا سيما فيما يتعلق بالمسؤولية، والمقاصة، وفترة الإشعار.

اقرأ المزيد: ما هي اتفاقية الإدارة وكيفية إعدادها. يمكنك ترتيب ذلك مباشرةً عبر اتفاقية الإدارة.

الأسئلة الشائعة