إنها تمطر صلاحيات بموجب قوانين التوكيل الرسمي!

تحدد اتفاقية التوكيل الرسمي من هو المخوّل بالتوقيع نيابةً عن الشركة ذات المسؤولية المحدودة، من عقود ومدفوعات وقرارات متعلقة بالموظفين. توجد ثلاثة أشكال رئيسية: التوكيل الرسمي (المنصوص عليه في النظام الأساسي)، والتوكيل بالوكالة (عبر وثيقة توكيل رسمي)، والتوكيل المسجل لدى غرفة التجارة (المتاح للغير). يمنع التوكيل الرسمي المنظم جيدًا النزاعات ("هل أنت مخوّل بالتوقيع على ذلك؟") ويحمي الشركة من المعاملات غير المصرح بها. فيما يلي هيكل التوكيل الرسمي، وتسجيله لدى غرفة التجارة، وكيفية تعامل مجلس إدارة شركة تيسا مع التوكيل الرسمي لاثني عشر موظفًا.

الإجابة المختصرة

• ما هو: لائحة تتعلق بمن هو مخول بالتصرف/التوقيع نيابة عن شركة ذات مسؤولية محدودة.
• النماذج: قانونية، توكيل رسمي، مسجلة لدى غرفة التجارة.
• النطاق: المبالغ، نوع القرارات، مشتركة أو مستقلة.
• الرؤية الخارجية: التسجيل في غرفة التجارة يحمي الأطراف الثالثة بحسن نية.
• التعديل: عن طريق قرار المساهمين أو قرار مجلس الإدارة، بالإضافة إلى تحديث غرفة التجارة.

ثلاثة أشكال رئيسية

1. السلطة القانونية للتمثيل

ينص النظام الأساسي على تحديد من يملك السلطة المستقلة أو المشتركة. الوضع القياسي: يتصرف مجلس الإدارة (أو أعضاء مجلس الإدارة) نيابةً عن الشركة. في حالة وجود أكثر من عضو مجلس إدارة: إما بشكل مشترك أو بشكل مستقل - ويُحدد النظام الأساسي ذلك.

2. توكيل رسمي

بموجب توكيل رسمي (موثق أو خاص)، يُخوّل غير أعضاء مجلس الإدارة بالتصرف نيابةً عن الشركة ذات المسؤولية المحدودة، مثل عضو مجلس الإدارة أو رئيس القسم أو مدير المبيعات. ويختلف ذلك باختلاف نوع القرارات والمبالغ والفترة الزمنية.

3. توكيل رسمي من غرفة التجارة

مسجلة في السجل التجاري - يمكن للأطراف الثالثة معرفة من هو المخوّل للقيام بأي عمل. تحمي هذه الآلية الأطراف الثالثة التي تتصرف بحسن نية: فإذا كان لديهم عقد مع وكيل مسجل، يكون العقد ساري المفعول حتى في حالة وجود تضارب مصالح داخلي.

نِطَاق

لكل شخص: قيود محتملة على:

• المبلغ: بحد أقصى 5000 يورو، أو 50000 يورو، أو غير محدود.
• نوع القرار: العقود، المدفوعات، شؤون الموظفين.
• المجال: قسم أو فرع أو نشاط محدد.
• الفترة: مؤقتة أو غير محددة.
• التوقيع المشترك: مستقل أو يتطلب توقيعاً ثانياً.

توكيل رسمي لتيسّا

تيسا تُنشئ هياكل لـ 12 موظفًا:

• تيسا نفسها (المخرجة): غير محدودة، ومرخصة بشكل مستقل.
• مديران مشاركان: مستقلان حتى 250 ألف يورو، بالاشتراك مع تيسا فيما يزيد عن ذلك.
• مدير مبيعات: مستقل، يصل دخله إلى 50,000 يورو لعقود العملاء.
• مدير المشتريات: عمل مستقل يصل إلى 25000 يورو للموردين.
• موظف الموارد البشرية: عقود العمل لحسابهم الخاص تصل إلى أجر اتفاقية العمل المشتركة؛ وما يزيد عن ذلك مع الإدارة.

تسجيل في غرفة التجارة للتوكيل الرسمي الظاهر للمديرين. توكيل داخلي للمبيعات/المشتريات/الموارد البشرية (غير مسجل لدى غرفة التجارة).

الظهور الخارجي من خلال غرفة التجارة

مزايا التسجيل في غرفة التجارة: يمكن للأطراف الثالثة التحقق من هوية الشخص المخوّل بالتوقيع قبل إبرام العقد. الحماية القانونية: يكون العقد المبرم مع وكيل مسجل ساري المفعول حتى في حالة وجود نزاع داخلي (المادتان 25 و26 من قانون العلامات التجارية).

لا يلزم تسجيل جميع التوكيلات لدى غرفة التجارة، وإنما فقط للمعاملات الخارجية التي تتطلب شفافية. أما الترتيبات الداخلية فتتم عبر وثيقة توكيل.

في حالة انتهاك التوكيل الرسمي

الموظف يوقع بما يتجاوز صلاحياته:

• داخلياً: عواقب قانون العمل (إنذار، فصل).
• خارج نطاق طرف ثالث يتصرف بحسن نية: غالباً ما يظل العقد ساري المفعول - يوفر تسجيل غرفة التجارة الحماية.
• ضد طرف ثالث يتصرف بسوء نية: العقد قابل للإبطال.
• الأضرار التي تلحق بالشركة: قابلة للاسترداد من الموظف.

توصية صادقة

بالنسبة للشركات ذات المسؤولية المحدودة التي تضم أكثر من 5 موظفين و/أو عدة مديرين: يُعدّ وجود توكيل رسمي واضح أمرًا ضروريًا. يجب تحديد من يمارس الإدارة بشكل مستقل أو مشترك في النظام الأساسي للشركة. كما يجب توفير وثيقة توكيل رسمي للموظفين الرئيسيين، وتسجيل التوكيل الرسمي لدى غرفة التجارة ليكون ظاهرًا للعيان. يُنصح بمراجعة التوكيل دوريًا في حال حدوث أي تغييرات في الموظفين. يمكن لموثق أو متخصص في القانون الإداري إنشاء هيكل الشركة (بتكلفة تتراوح بين 500 و2500 يورو).

أما بالنسبة للمواضيع الأخرى: قرار المساهمين، ومحضر اجتماع الجمعية العامة للمساهمين ، وإعلان المستفيد النهائي.

الأسئلة الشائعة